La pandemia de Covid-19 fue el golpe de gracia para muchas empresas de diversas industrias.
Según el regulador corporativo y contable, los abandonos minoristas alcanzaron un máximo de 10 meses en septiembre de 2020. 457 empresas cerraron el negocio.
Para muchas de estas empresas, la imposibilidad de mantener operaciones debido a la falta de fondos fue la principal razón de su declive.
La pandemia de Covid-19 ha puesto de relieve la importancia del flujo de caja para la supervivencia de las empresas.
La importancia de un flujo de caja fuerte
El flujo de caja se refiere al dinero que ingresa (sale) de una empresa en un mes. El efectivo ingresa a una tienda a través de clientes o clientes que compran productos y sale de la tienda en forma de gastos.
Cuando entra más dinero del que sale, la empresa se encuentra en una “situación de flujo de caja positivo”. Sin embargo, si ocurre lo contrario, existe el riesgo de que la empresa fracase si no puede recaudar nuevos fondos.
Mantener un flujo de caja positivo es beneficioso para una empresa. Permite a la administración de alto nivel hacer mejores planes y decisiones, comprender a dónde va el dinero, proteger las relaciones comerciales y determinar cuándo expandirse.
Por el contrario, la falta de efectivo es una de las principales razones por las que fracasan las pequeñas empresas.
Ricardo Sentosa, cofundador y CEO de Venuerific, dijo a Vulcan Post que aprendió desde el principio de su viaje de negocios que la gestión del flujo de caja “no solo es un linaje para la supervivencia de la empresa, sino también un importante contribuyente al crecimiento de la empresa”.
También dijo que después de solo seis meses de actividad, la empresa tenía una deuda de 70.000 dólares y estaba a punto de cerrar.
“Si hubiéramos entendido la gestión de riesgo y flujo de caja desde el principio, no nos hubiéramos expandido al negocio tan pronto en múltiples mercados”, dijo.
Thomas Po, cofundador de Zairyo, agregó que un flujo de caja fuerte es especialmente importante para la industria de bienes de consumo de rápido movimiento (FCMG).
Zairyo es una especialidad gourmet japonesa en línea que brinda a los clientes acceso a productos transportados por aire del mercado Toyosu, así como a una variedad de alimentos gourmet seleccionados.
Thomas explicó que su empresa debe estar preparada para el próximo producto “exitoso” en todo momento y puede permitirse importar el artículo a granel para lograr economías de escala.
Cuando el flujo de caja es reducido, las empresas de FCMG no pueden asegurar productos a gran escala, especialmente porque la mayoría de los fabricantes normalmente requieren un pago inicial primero.
Cuando llegó Covid-19, no muchas empresas esperaban que demorara tanto. Sin un flujo de caja fuerte, las empresas no podrían soportar muchos meses de ventas muy reducidas y capear la pandemia.
Cómo los emprendedores pueden mantener un flujo de caja sólido
Ricardo cree que los dueños de negocios deben tratar de mantener al menos seis meses de flujo de efectivo operativo en sus cuentas. Esto actúa como un colchón para las recesiones o sorpresas repentinas como la pandemia Covid-19.
Añadió que también deberían centrarse en la creación de fuentes de ingresos recurrentes.
Por otro lado, Thomas recomienda llevar a cabo la debida diligencia en los proyectos en los que participa una startup y asegurarse siempre de que la presupuestación se lleve a cabo al inicio del ejercicio.
Sus pensamientos son corroborados por Grace Sai, fundadora y directora ejecutiva de Ravel Innovation, quien dijo que la gestión del flujo de caja es uno de sus roles clave como directora ejecutiva de una startup.
Analiza las proyecciones de la empresa y las compara con el desempeño al menos una o dos veces por semana.
Ella tiene en cuenta todas las diferencias en dólares que ve para que el equipo pueda mejorar aún más su visión comercial, su visión del mercado y su cartera de proyectos.
Mejore la gestión del flujo de caja con Xero
Las empresas utilizan tradicionalmente hojas de cálculo de Excel para administrar conciliaciones y finanzas. Este es un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores humanos.
Todo eso ha cambiado desde entonces con la llegada de Xero, un software de contabilidad basado en la nube.
Fundada en 2006, Xero es una de las empresas de software como servicio de más rápido crecimiento en el mundo. Ha ayudado a más de dos millones de suscriptores a simplificar los procesos comerciales en todo el mundo.
Xero está diseñado para nuevas empresas, empresas privadas y pymes porque es fácil de navegar e intuitivo para principiantes. También es lo suficientemente robusto como para procesar transacciones incluso a medida que la empresa escala.
La propia Grace ha utilizado el software Xero desde el comienzo de su viaje de negocios y dijo que las funciones del tablero eran simples y fáciles de usar.
“Si continuamos usando Excel o un software de contabilidad más antiguo, probablemente tendría que contratar dos veces más personal para administrar ese rol de la empresa”, dijo Ricardo, quien comenzó a usar el software Xero en 2016.
La función más común del equipo de Venuerific es la facturación, que permite a la gerencia visualizar claramente cuántos ingresos pueden esperar y en qué pueden gastar.
Además, la función Business Insights proporciona al equipo un análisis inteligente del progreso de la empresa.
Los datos que recopila Xero ayudan a los ejecutivos a aprender más sobre sus clientes y tipos de clientes mientras obtienen una visión general de la economía.
De manera similar, el equipo de Zairyo se encontró con Xero hace cuatro años y descubrió que era la solución para problemas como cotizaciones, facturación y una base de datos central basada en la nube de precios de costos de productos a la que pueden acceder desde cualquier lugar.
En Zairyo, Thomas utiliza regularmente las funciones de flujo de efectivo a corto plazo e instantánea comercial para administrar el flujo de efectivo, lo que le permite asignar recursos de manera eficiente.
Como controlador financiero, puede realizar un seguimiento integral de la salud financiera de la empresa haciendo que la contabilidad sea más clara, rastreando fácilmente los pagos y enviando facturas. Ahora usa Xero a diario para obtener una visión general del flujo de caja diario de la empresa.
Además de su plataforma de comercio electrónico, la empresa también cuenta con varios canales de venta. Al capturar todos los datos de ventas en un sistema de contabilidad central con el etiquetado adecuado, obtiene una visión integral del potencial de cada canal.
“Así como las empresas gastan dinero en embellecer las despensas y el espacio de las oficinas para aumentar la productividad, una buena contabilidad es lo mismo. Esto hace que sea menos doloroso para aquellos que no pueden manejar hojas de cálculo de Excel ”, dijo Thomas.
A todas las empresas les interesa mantener lo más bajo posible el tiempo y el esfuerzo que requieren sus empleados. El uso de software como Xero es una inversión que vale la pena tanto para las empresas emergentes como para las pymes, especialmente porque el flujo de caja es uno de los aspectos clave de una empresa.
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Este artículo fue escrito en colaboración con Xero.
Fuente de imagen seleccionada: Xero