A veces, la preparación de impuestos puede ser un desafío para algunos dueños de negocios. Un error costoso que muchos propietarios de empresas cometen es esperar hasta el último minuto y comenzar a buscar archivos para encontrar la información necesaria. Idealmente, el proceso debería ser un ejercicio durante todo el año para evitar inconvenientes como costos adicionales de preparación de impuestos o plazos vencidos. Por lo tanto, para reducir estas cargas impositivas, asegúrese de mantener documentación precisa durante todo el año. Aquí hay algunos pasos cruciales para ayudarlo a organizarse y prepararse para la temporada de impuestos.
Mejore el cumplimiento comercial con toda la documentación fiscal
Cumplir con la presentación de impuestos necesaria, como la nómina, puede garantizar un proceso de preparación de impuestos sin problemas. Debe presentar correctamente los formularios 941 y 940 necesarios y luego asegurarse de que se emita el W – 2. Además, si trabaja con contratistas independientes, crear un formulario 1099
Además, al presentar impuestos, es posible que deba presentar estados financieros tales como ganancias y pérdidas, balance general y flujo de efectivo al preparador. Otra información adicional que puede ser requerida incluye retiros, contribución del propietario y declaraciones de activos fijos. Y si hay un cambio significativo en las cifras en comparación con años anteriores, el preparador también puede necesitar una explicación para el cambio repentino. Proporcionar información tributaria oportuna minimiza su carga de presentación de impuestos y también lo ayuda a evitar costos adicionales de preparación de impuestos.
Organiza tu documentación
Con tantas responsabilidades como mejorando la experiencia del clienteAl racionalizar las operaciones comerciales y cumplir con la competencia del mercado, los dueños de negocios pueden pasar por alto el proceso de preparación de impuestos. Además, las dificultades de mantener una documentación contable y fiscal precisa. Pero recuerde que garantizar la documentación adecuada de todas las deducciones y gastos comerciales puede ayudarlo a minimizar la carga de trabajo de presentación de impuestos. Recuerde que cuanto antes haga que su información sea precisa, más sencillo será el proceso. Puede comenzar escaneando recibos y otros documentos necesarios. Asegúrese de recopilar todos los recibos y facturas por los servicios ofrecidos a su negocio, como alojamiento web, compras en línea, nombre de dominio y otros servicios basados en la nube como Dropbox.
Además, revisar la declaración de impuestos del año anterior puede ayudar a determinar si hubo algunos gastos olvidados. Además, es posible que deba verificar varias cuentas comerciales, como extractos bancarios y tarjetas de crédito. Reúna cualquier otro recibo de gastos que se haya utilizado exclusivamente para fines comerciales, como membresía paga, seminarios y conferencias o para servicios profesionales que recibió el negocio.
Mantenga un seguimiento regular de las transacciones comerciales
Una forma de mantener la documentación adecuada es realizar un seguimiento del sistema de contabilidad. Los dueños de negocios deben verificar y monitorear las transacciones comerciales como gastos e ingresos durante todo el año. Puede hacerlo ejecutando una conciliación bancaria todos los meses. Y si la conciliación de cuentas coincide, entonces sabrá de antemano que cada transacción ha sido contabilizada. Pero si no se concilian, entonces debería encontrar las transacciones tergiversadas antes de fin de año.
Otra excelente forma de supervisa tus transacciones es permitiendo que su preparador realice una verificación trimestral de las cuentas financieras de la empresa. Los controles regulares pueden garantizar que las transacciones comerciales estén en orden y, si surge un problema, podrá solucionarlo en una etapa anterior. Y en caso de que ocurra alguna preocupación sobre la categorización de transacciones específicas, debe registrarla y compartirla con su preparador de presentación de impuestos. Este proceso puede ayudarlo a anotar cualquier transacción crucial que se haya categorizado de manera inapropiada. Además, los controles regulares pueden ayudar a elegir cualquier transacción inusual y establecer cómo sucedió. Por lo tanto, el seguimiento de las transacciones comerciales es beneficioso para mantener una documentación precisa durante todo el año.
Prepararse para la temporada de impuestos puede ser un proceso fácil, pero solo si realiza los preparativos necesarios. Pero si espera hasta que termine el año, es posible que no le guste el proceso en absoluto. Por lo tanto, debe establecer un sistema de archivo efectivo que pueda ayudarlo a realizar un seguimiento de su negocio durante todo el año. Los pasos mencionados anteriormente pueden ayudarlo a prepararse mejor para la temporada de impuestos.