4 consejos para lograr una oficina eficiente y sin papeles


Con cada año que pasa, más compañías eligen utilizar la tecnología y operar negocios ecológicos. Las razones para volverse ecológicas varían, desde el deseo de hacer su parte en la reducción de las emisiones de carbono hasta la demanda de responsabilidad social de los consumidores.

Una de las formas más fáciles de reducir la huella de carbono de su empresa y unirse a las filas de esta tendencia creciente, que no muestra signos de desaceleración, es reducir la producción de papel de su negocio. El primer lugar lógico para comenzar sería con la oficina. No solo está contribu yendo a un entorno más limpio, sino que también está mejorando la productividad y la eficiencia. Aquí hay 4 consejos para mostrarle cómo una oficina más eficiente y sin papeles puede beneficiar a su empresa.

1. Acabar con los talones de cheques

Si su empresa es como la mayoría, usted escribe entre diez y cientos de cheques por mes. Con el paso de los años, eso suma mucho papel, especialmente si tiene varios empleados. Si bien las vías para transferir efectivo entre las empresas más grandes a los empleados se realizan en gran medida a través de ACH o borradores automáticos, todavía tiene los detalles en el talón de pago para entregar. Afortunadamente, esto también se puede superar mediante la combinación de correo electrónico y software. Se puede acceder fácilmente al software en línea y sus empleados no tendrán que temer perder sus talones en sus automóviles o contratiempos accidentales cuando surja la necesidad de demostrar su empleo.

2. Cambiar al almacenamiento de documentos digitales

Tomará algunos ajustes, pero comience a compartir documentos entre compañeros de trabajo digitalmente, a través de correo electrónico o carpetas compartidas, y organice los archivos en tu ordenador donde esos documentos son fácilmente accesibles. Antes de una reunión, envíe una copia de cualquier presentación y acta por correo electrónico antes de la reunión, y cualquier nota de seguimiento cuando la reunión haya concluido. Cree carpetas dedicadas a reuniones periódicas y guarde las reuniones por fecha. Existen numerosas formas de organizar los archivos en su disco duro, e incluso puede crear accesos directos a los archivos que usa con más frecuencia. ¡Imagine el tiempo que ahorra al no tener que cavar a través de grandes y viejos archivadores de metal!

3. Enviar boletines digitales

Ya sea que envíe boletines de la compañía o boletines a sus clientes, la digitalización tiene numerosos beneficios, el primero es que el boletín tiene una vida útil más larga. Sus empleados tendrán acceso para leer el boletín informativo en su hora de almuerzo y sus clientes pueden leerlos en la oficina o en casa. Debido a que un boletín digital no contribuye al desorden del escritorio, es menos probable que llegue a la basura. Además, si tiene algo que necesita compartir de inmediato, a diferencia del franqueo que puede llevar días, ¡la noticia es instantánea!

4. Utilice la facturación electrónica y el pago de facturas

De nuevo, deshazte de los cheques. La mayoría de las compañías de servicios públicos ofrecen pago de facturas en línea, al igual que la mayoría de los bancos a través de herramientas en línea. A través de la utilidad en línea del banco, puede pagar su hipoteca o la de su vecino. Incluso puede configurar pagos recurrentes. Simplemente no hay excusa para escribir un cheque en papel en el mundo digital de hoy. El registro de las transacciones también se encuentra en los extractos en línea de su banco.

No solo debe pagar sus facturas digitalmente, sino que también debe enviar sus facturas digitalmente. Como la mayoría de las empresas se comunican por correo electrónico, ya tiene una dirección para enviar la factura. Si su contacto no está en las cuentas por cobrar, pregunte quién está. No solo se facturará a sus clientes más rápido, sino que también es probable que paguen más rápido. Ese correo electrónico es un recordatorio de una deuda adeudada y no van a eliminar ese correo electrónico hasta que sea pagado.

Conclusión

Crear una cultura de oficina sin papel requiere dedicación, pero no lleva tiempo. Ahorra tiempo. Es un hábito que vale la pena desarrollar, no solo para el medio ambiente sino también para la eficiencia. Use estos consejos para comenzar y solicite a sus compañeros de trabajo cualquier otra idea que puedan tener para contribuir no solo a la oficina sin papeles, sino también en cualquier otra vía para llevar a la empresa a un futuro más verde.



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