Organizar un evento puede ser una tarea estresante. Habrá muchas decisiones que tomar y un pequeño error podría desequilibrarlo todo. El lugar es una de las decisiones más importantes que debes tomar como organizador. El proceso de planificación puede resultar intimidante si nunca lo ha hecho antes. No tiene por qué ser así. En esta publicación, vamos a resaltar algunos de los factores que debes considerar al momento de alquilar un lugar para tu evento.
sitio
Esta es la consideración más importante al buscar un lugar para su evento. Cuando mucha gente está fuera de la ciudad, desea que el lugar esté convenientemente ubicado. Puede estar cerca del hotel donde se aloja la mayoría de las personas o cerca del aeropuerto para que los asistentes no tengan que viajar largas distancias. Asegúrese de tener un contrato, ya que no desea una escasez de última hora cuando se hayan hecho todos los arreglos. Consigue un local de alquiler polivalente en una buena ubicación para que dejes abiertas tus opciones, aunque signifique una decisión de última hora.
Parque
¿El lugar tiene suficiente espacio de estacionamiento para todos los visitantes que asistirán al evento? Los mejores lugares son aquellos con espacios de estacionamiento amplios. Al organizar un evento, debe preocuparse menos por dónde aparcar los coches. Cuando los espacios de estacionamiento no son suficientes para los asistentes, hay algunas opciones que vale la pena explorar. Puede reservar las plazas de aparcamiento, pero pague las entradas. Uber y Lyft tienen descuentos en eventos que puede utilizar para minimizar la necesidad de estacionamiento.
capacidad
Necesita averiguar la capacidad del lugar por varias razones. No hay forma de que puedan caber 300 personas en una sala diseñada para 100 personas. También hay códigos de seguridad que deben seguirse al organizar eventos. Tener un mínimo para los requisitos de alimentos y bebidas. Se recomienda que planifique invitados adicionales para estar seguros.
Servicios y equipamiento
Debe buscar un lugar con cocina y poder proporcionar instalaciones de catering. Es posible que esto no sea posible para todos los lugares, pero puede ayudar a mantener bajos los costos. Incluso si el lugar no tiene cocina, al menos pueden brindar acceso a proveedores de catering a precios competitivos. La comida debe retirarse con antelación para que no haya sorpresas. También puede ahorrar mucho dinero si el lugar tiene mesas y sillas, ya que no tiene que llevarlas afuera. Se pueden incluir en el coste total del alquiler del local.
diseño
Incluso si reservó el lugar con suficiente anticipación, es posible que no se conozcan las actividades. Debe haber versatilidad en lo que puede hacer con el espacio. Una de las cosas que debería ser una prioridad es el flujo de tráfico. Habrá áreas donde estará la mayor parte del tráfico. Las mesas y sillas deben disponerse de modo que favorezcan la libre circulación del tráfico.
Ambiente
Hay algunas cosas que se suman al ambiente del lugar. Podría ser la ubicación, la decoración e incluso toda la configuración. Toda la configuración debe proporcionar el ambiente adecuado según el tipo de evento planificado.
Accesibilidad
El lugar también debe ser adecuado para personas con necesidades especiales. Primero debe averiguar quiénes estarán allí y qué necesidades podrían tener. Para obtener una imagen clara de todo el escenario, puede consultar algunos de los eventos recientes que sucedieron en el lugar.
Encuentra el lugar correcto
Encontrar el lugar adecuado puede llevar algún tiempo. Por esta razón, generalmente se recomienda comenzar temprano. Internet será útil a medida que reduzca sus opciones. Hay un lugar para cada evento, siempre que busque con suficiente cuidado. Una vez que haya encontrado el lugar adecuado, es importante que reserve con anticipación. Solo así podrás enviar invitaciones y crear agendas. La planificación es mucho más fácil cuando ya ha asegurado el lugar.