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5 de abril de 2021
4 min de lectura
Opiniones expresadas por Empresario Los colaboradores son los suyos.
Debido a la pandemia actual, los viajes de negocios han disminuido drásticamente. No más grandes conferencias, ferias comerciales o retiros de empresa. Si bien los viajes han disminuido, no se han detenido y algunas industrias como el transporte y el envío incluso han visto un aumento en la demanda debido al aumento masivo de las compras en línea.
Zoe regresó recientemente de un viaje de negocios y, para estar lo más sin contacto posible, los proveedores deben enviar los recibos por correo electrónico. Los correos electrónicos nunca llegaron y Zoe tuvo problemas para completar sus informes de gastos. Al discutir su complicación con un colega de otra empresa, se sorprendió de que ella estuviera usando un informe de gastos. Recibe una tarifa diaria y no tiene que presentar recibos.
Los informes de gastos de viajes de negocios no solo son una pesadilla, sino que tampoco son un incentivo para que los empleados sean económicos con el dinero de la empresa. Además, los informes de gastos pueden distraer a los empleados de su trabajo al centrarse en la documentación de cada gasto. Y cuando los empleados no envían informes de gastos, son responsables de pagar impuestos sobre el dinero.
Existe un sistema alternativo del que todas las partes pueden beneficiarse si se implementa correctamente. Cuando los empleados están de viaje, las empresas tienen la opción de pagarles una tarifa diaria o una tarifa diaria. Este enfoque elimina la necesidad de informes de gastos y el seguimiento de los gastos de viaje. A continuación, se incluyen algunos consejos y estrategias para implementar los pagos de viajes diarios en su empresa:
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Tarifa diaria máxima
El GSA establece las tarifas federales. Estas son las tarifas máximas que su empresa deducirá del IRS. Si su viaje de negocios habitual supera este límite, la asignación diaria no beneficiará a su empresa. Una empresa no está obligada a pagar esta tarifa. Si su viaje es menos extravagante, su empresa puede establecer tarifas diarias más bajas.
Pagos libres de impuestos
Si una empresa le paga a un empleado una tarifa fija por el viaje, el monto total es deducible de impuestos para la empresa y no está sujeto a impuestos para el empleado, siempre que no exceda las tasas de GSA. Esta es una excelente manera libre de impuestos de compensar a los empleados y darles un pago adicional libre de impuestos si son económicos con los gastos de viaje.
Salarios libres de impuestos
Para los empleados que viajan con frecuencia o durante un período prolongado, esta es una excelente manera de obtener ingresos libres de impuestos. Las enfermeras de viaje y los conductores de camiones, en particular, pueden ganar una cantidad significativa de salarios libres de impuestos si reciben una tarifa diaria junto con su salario regular.
Sin informes de gastos
A diferencia del reembolso de los gastos de viaje, no se requieren informes de gastos para el pago de las tarifas diarias. Esto simplifica el proceso de facturación para todos. La empresa paga una tarifa plana por día y el empleado recibe una cantidad fija que quiere gastar él mismo. Sin papeleo tedioso para completar y facturar.
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Después del último viaje, Zoe recurrió a su contador para obtener una tarifa diaria. Por supuesto, esto se discutió anteriormente, pero nunca se implementó. Zoe pudo llegar a un acuerdo sobre una tarifa plana. Está encantada, ya que normalmente gasta menos de su presupuesto y esto le permite ganar dinero extra libre de impuestos mientras viaja por negocios.
La caída actual de los viajes es un buen momento para reevaluar sus políticas de viajes de negocios y decidir cómo incorporar la tarifa diaria en su estrategia de gastos / asignaciones de viajes. Hay muchos factores a considerar, incluida la forma en que los empleados reaccionan a los cambios de política. La tarifa diaria es otra herramienta que las empresas pueden utilizar para optimizar su sistema contable y maximizar las ganancias.
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