28 de diciembre de 2020
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Opiniones expresadas por Empresario Los colaboradores son los suyos.
“Organizar” suele ocupar un lugar destacado en la lista de resoluciones de Año Nuevo. Pero al igual que el ejercicio y la dieta, los sistemas organizativos pueden quedar en el camino fácilmente hasta febrero. Para la mayoría de la gente de todos modos. En algún momento de las décadas de mi carrera empresarial, me di cuenta de que mi Trastorno Obsesivo Compulsivo de toda la vida no solo me estaba ayudando a organizar mi negocio. De hecho, hicieron que mi negocio fuera más rentable. Esto es lo que aprendí en el camino.
Durante más de una década, dirigí una empresa de fabricación que empleaba a decenas de empleados y contratistas a tiempo completo. Insistí en categorizar cuidadosamente todas nuestras existencias de medios digitales usando hojas de cálculo. Las imágenes se almacenaron en nuestro servidor principal antes de descargarlas en discos duros externos; teníamos cientos de ellas.
Un día recibí un correo electrónico de un cliente anterior preguntándome sobre las imágenes que habíamos tomado hace algún tiempo. Casualmente, mi equipo sabía exactamente dónde estaba e inmediatamente se lo entregó al cliente, abriendo una nueva oportunidad de trabajo y haciendo negocios nuevamente. La organización literalmente hizo dinero para mi empresa.
Es difícil precisar un número exacto del ROI de la organización. Depende del tamaño de su empresa, su flujo de trabajo y sus estrategias. Sin embargo, los beneficios reales son más que económicos, y el costo de ignorar a la organización es significativo.
El costo de la desorganización
Las excusas para la desorganización son innumerables. El viejo chiste sobre «un sistema que sólo yo puedo entender» es una mala filosofía empresarial. En el mundo corporativo, los ejecutivos a menudo se enfocan en el resultado final: esta es la línea que escucho con más frecuencia cuando me comunico con agencias más grandes para convencer a los ejecutivos de que migren sus datos a un sistema de administración de contenido confiable. Consideraron que el costo inicial era demasiado alto y descartaron una organización más estricta que opcional.
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Eso es un gran error. La organización debería ser obligatoria. La razón de esto es simple: cuando los flujos de trabajo están organizados, los empleados y contratistas dedican menos tiempo a buscar archivos y más tiempo a realizar sus tareas reales.
Este principio está detrás de uno de los pocos estudios sobre el duro y frío ROI de la organización. Express Employment Professionals, una agencia de contratación, encuestó a 18.000 ejecutivos y descubrió que la desorganización en toda la empresa costaba el 57% de los encuestados. seis horas de trabajo a la semana. Los empleados desorganizados pueden costarle a su empresa más de una quinta parte de su salario real: $ 11,000 al año de sus ingresos anuales de $ 50,000. Según un informe de la empresa SaaS MediaValet, los empleados pasan el ocho por ciento de sus días laborales buscar archivosy terminan perdiendo el tiempo recuperando entre un cinco y un 15 por ciento de los activos digitales de su empresa después de abandonar la caza.
Los beneficios reales son insignificantes
Además de las finanzas, la desorganización cuesta a las empresas de una forma que no se puede cuantificar, pero que no se debe subestimar. Mala salud mental y la desorganización van de la mano, lo que genera estrés y ansiedad innecesarios. Si un empleado busca un documento antiguo durante una hora y termina dedicando otra hora a crearlo desde cero, no solo es una pérdida de tiempo y dinero, sino también una mala moral.
En la era del trabajo desde casa, una organización sólida también puede acercar a los colegas. Las herramientas colaborativas facilitan que los trabajadores remotos y autónomos sientan que comparten el mismo espacio. En la industria creativa, esto es crucial para la colaboración creativa que muchos temen debilitará en una fuerza laboral distante. Después de todo, trabajar de forma remota elimina esos momentos aleatorios que ocurren cuando entras en la oficina de otra persona y escuchas una idea. Organizar significa menos trabajo administrativo, por lo que su equipo puede concentrarse más en el trabajo que disfruta.
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Una cultura virtual sólida también ayuda cuando se trabaja con nuevos miembros del equipo. Esto significa que existe un lenguaje común establecido en el que pueden integrarse sin problemas. Nuestro cerebro es naturalmente impulsado a obedecer las reglas. Trabajar juntos de manera más fluida significa menos tiempo de inactividad, ahorra dinero y hace que los gastos de su empresa sean más eficientes.
Un futuro inevitable
Cuando se habla de sistemas organizacionales en 2021 y más allá, es imposible ignorar la creciente popularidad de los sistemas basados en la nube y SoHeaven32ware controlado por IA. Mencioné anteriormente que mi empresa de fabricación solía usar hojas de cálculo para rastrear manualmente los discos duros externos en los que se encontraba nuestro almacenamiento de archivos. Dos décadas después, la IA puede catalogar automáticamente toda esta información en la nube y agregar campos de metadatos personalizados y transcripciones de audio.
La trayectoria es obvia para los observadores de la industria. De acuerdo a una Puede informar del gasto en la nube del primer trimestre de 2020 de Data Center Dynamics aumentó un 37 por ciento a $ 29 mil millones durante el mismo período en 2019. En el mismo mes, el analista de la industria Gartner pronosticó un aumento del 19 por ciento en el gasto en la nube para fines de 2020. En general, el gasto en TI cayó un ocho por ciento debido a la pandemia. A pesar de la preocupante cantidad de pequeñas empresas que están cerrando, el gasto global en infraestructura en la nube es alto ascendente.
Espero que se produzca otro pico a mediados de 2021, cuando las empresas se abran y los emprendedores se sientan cómodos nuevamente asumiendo riesgos con nuevos negocios. Los emprendedores con visión de futuro comenzarán sus nuevos proyectos con una base sólida basada en la nube.
Las razones de esto son obvias: tiene sentido económico. No es ningún secreto que la nube es el futuro de la organización digital. Nadie se mueve en la otra dirección, aunque muchas empresas utilizan soluciones híbridas, especialmente para trabajar con entidades independientes que se separan de las más grandes. Sin embargo, si la adopción de la nube no está en su radar, es mejor simplemente crear un sistema manual más eficiente que no hacer nada en absoluto.
Sin embargo, me gustaría instar a todos los empresarios a que examinen el soHeaven32ware disponible para ellos en su industria. Es probable que alguien haya encontrado una manera de ahorrarle tiempo, lo que en última instancia le permitirá ahorrar dinero, acelerar su flujo de trabajo y mejorar la salud mental de su fuerza laboral. Si eso no es lo suficientemente fuerte, no hay nada.
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