El procesador de texto de Google puede parecer una herramienta simple, pero Docs en realidad está lleno de funciones útiles que harán que su experiencia de escritura sea mejor y más eficiente. La compañía generalmente hace anuncios cuando hay grandes actualizaciones en el horizonte, pero algunas funcionalidades inevitablemente pasan desapercibidas para muchos usuarios.
Por suerte para ti, encontramos algunos que podrías haberte perdido.
Mantenga un registro de todo con el panel de actividad
En el centro del diagrama de Venn que compara Google Analytics y Google Docs se encuentra el panel de actividad de este último. Puede encontrar esta función en la parte inferior de la Herramientas menú, y una vez que lo abra obtendrá un montón de datos sobre el uso de ese documento.
En la barra lateral izquierda del tablero, haga clic en Espectadores para ver las personas que pueden acceder al archivo. si vas a la Todos los espectadores
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Comprobar el Tendencia del espectador pestaña para ver cuántas visitas ha tenido el documento en un período de tiempo determinado. Use el menú desplegable en la esquina superior derecha para cambiar la vista predeterminada de 14 días a una visualización de todos los tiempos, o reduzca el período de tiempo a los últimos siete días. También puede deslizar las líneas azules punteadas en el gráfico para crear un rango personalizado. los Tendencia de comentarios pestaña muestra un gráfico similar, esta vez mostrando la frecuencia diaria de comentarios y respuestas, y cuántos de ellos quedaron sin resolver.
Tenga en cuenta que estas dos pestañas de tend encia muestran solo números, no nombres, por lo que si estaba pensando en usar esta función para llamar a sus compañeros de trabajo sobre algo, eso no funcionará.
Cómo comparar documentos en Google Docs
La ventaja de trabajar con documentos en la nube es que solo hay un archivo al que todos los usuarios pueden acceder, independientemente del dispositivo en el que se encuentren.
Pero todavía hay personas que insisten en usar archivos guardados localmente, lo que finalmente da como resultado un puñado de versiones ligeramente diferentes de lo mismo, con nombres como “Final_report_my_edits” o “Final-report-FINAL”. Y si usted es el encargado de consolidar esos documentos, pues, buena suerte para usted.
Afortunadamente, Google Docs ahora tiene la Comparar documentos característica, que puede encontrar bajo el Herramientas menú. Esta funcionalidad le permite fusionar dos archivos y Google resaltará las diferencias entre los dos.
Para usarlo, abra un documento en Google Docs; puede ser un archivo nativo o un archivo Word o PDF convertido. Luego ve a Herramientas, Comparar documentosy use la ventana emergente del explorador para sumergirse en su Google Drive y encontrar el archivo con el que desea comparar el actual. Luego, Docs abrirá un documento fusionado en una nueva pestaña y subrayará los cambios como si fueran sugerencias agregadas.
Si necesita consolidar más de dos documentos, puede hacerlo desde el nuevo archivo combinado y repetir el proceso hasta que termine. Es la herramienta perfecta para una tarea absolutamente tediosa. Ahora intente convencer a sus colegas para que comiencen a trabajar en la nube.
Usar @ como atajo maestro
En el pasado, escribir un @ en el cuerpo de un documento de Google solo le permitiría mencionar a alguien y enviarle una notificación. Esto le permitiría decirle a un colega que revise algo específico o asignar tareas a un grupo de personas.
Todavía puedes hacer eso, pero el “El carácter @” se ha vuelto mucho más útil, e incluso puede usarlo como una especie de acceso directo maestro para muchas acciones populares dentro de Google Docs. En el momento en que lo escribas, verás un menú emergente con una lista de posibilidades que comienzan con las clásicas menciones. La plataforma le mostrará dos nombres en los que puede hacer clic e insertarlos en el cuerpo del texto, pero puede hacer clic en la flecha junto a Gente para obtener seis recomendaciones más, generalmente personas con las que ha estado en contacto recientemente.
El menú continúa con otros elementos como Notas de la reunión. Esta función muestra la integración de Google Docs con Google Calendar y te permitirá elegir de una lista de eventos en tu calendario personal. Una vez en su documento, este bloque de contenido incluirá enlaces al evento que eligió, la fecha en su agenda y los nombres de todos los asistentes. Finalmente, verá un espacio para las notas y elementos de acción que puede completar con lo que discutió en la reunión elegida.
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También puede insertar accesos directos a documentos recientes o importantes en su unidad. Esto es útil si envía un informe con enlaces a otros archivos, por ejemplo.
Si continúa desplazándose hacia abajo en el menú @, encontrará más elementos para personalizar su documento, como un enlace que siempre se actualiza con la fecha de hoy, eventos del calendario, líneas horizontales, casillas de verificación, encabezados de varios tamaños, dibujos, tablas y más.
Este menú es especialmente útil si le gustan los documentos con diseños intrincados y usa acciones que no tienen un atajo de teclado (como agregar imágenes). También es útil si simplemente no eres el tipo de persona que usa atajos de teclado.
Ahora que sabe cuán silenciosamente se encuentran algunas funciones útiles en Google Docs, acostúmbrese a revisar los menús principales en la barra de navegación. Esté atento a una etiqueta azul que dice Nuevo. Así es como Google etiqueta las nuevas herramientas, y quién sabe, quizás la próxima que encuentres cambie para siempre tu forma de trabajar en la plataforma.