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Las operaciones administrativas son fundamentales para que su negocio funcione sin problemas, y la gestión adecuada de sus contratos comerciales mantiene sus esfuerzos encaminados, lo que ayuda a su equipo a cumplir con los plazos y mejorar la productividad al tiempo que reduce los problemas de responsabilidad.
En una aplicación a gran escala, mejorar la gestión de contratos puede transformar por completo las operaciones en todos los niveles de la organización. He aquí cómo hacer precisamente eso.
1. Evalúe qué funciona (y qué no) con su sistema actual.
Sin un plan de acción claro, tendrá dificultades para implementar un cambio significativo. Comience con una evaluación completa de su actual proceso de gestión de contratos. Se sorprenderá de dónde surgen los cuellos de botella y las ineficiencias, e incluso posibles problemas de responsabilidad.
Una vez que haya identificado claramente los problemas en su sistema de gestión de contratos actual, puede desarrollar un plan de acción significativo para abordarlos. Al desarrollar su estrategia, considere las necesidades reales y el presupuesto de su negocio para que su estrategia se pueda adaptar a sus circunstancias únicas. Establecer objetivos cuantificables en relación con los cambios necesarios también puede ayudar a encarrilar las cosas.
2. Usa plantillas de contrato
Uno de los problemas más comunes que se encuentran durante la gestión de contratos es cuando una empresa diseña un nuevo contrato para cada proveedor o cliente. Esto no solo es ineficiente, sino que también puede generar inconsistencias que aumentan su posible responsabilidad.
Las plantillas de contrato deben usar un lenguaje estandarizado y sin jerga. Si bien necesita desarrollar diferentes plantillas para diferentes propósitos (por ejemplo, contratar a un empleado o incorporar a un nuevo cliente), esencialmente puede crear un conjunto de contratos de “completar los espacios en blanco” para cada necesidad.
En lugar de tener que crear un nuevo contrato desde cero, simplemente cambie los nombres, las fechas y las fechas relevantes para los nuevos contratos.
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3. Descartar contratos obsoletos
En una publicación de blog, el proveedor de soHeaven32ware de gobierno corporativo ContractZen explicado
Esto también podría alargar innecesariamente el período de negociación al elaborar los detalles del contrato. Enviar constantemente la versión incorrecta de un contrato también se reflejará negativamente en su negocio, lo que puede resultar en la pérdida total de un cliente potencial.
4. Automatice siempre que sea posible
Cuanto más grande se vuelve una empresa, más difícil se vuelve hacer un seguimiento de los documentos legales. Con acuerdos de servicio, acuerdos de no divulgación, declaraciones de contratistas, contratos de proveedores y más, la gran cantidad de papeleo que la empresa promedio tiene que administrar puede volverse abrumadora rápidamente.
Como en tantas otras áreas de hacer negocios, la automatización es clave para administrar estos y otros contratos. Se están utilizando herramientas automatizadas para digitalizar muchas de las tareas de gestión de contratos que solían realizarse en persona. En lugar de realizar una reunión para revisar y firmar el contrato, la versión actual del contrato se puede transmitir digitalmente. Una vez que se firma el contrato, se envía automáticamente a su equipo para su revisión y aprobación final.
Estas herramientas reducen los errores administrativos (por ejemplo, las firmas dobles) y permiten un procesamiento mucho más rápido de todos los aspectos de la gestión de contratos. Muchas de estas herramientas de automatización también ofrecen funciones como almacenamiento en la nube y colaboración en tiempo real para optimizar aún más la gestión de contratos.
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5. Sigue revisando tu plan en el futuro
A medida que los requisitos tecnológicos y legales sigan cambiando, sus necesidades de gestión de contratos también cambiarán. Las regulaciones actualizadas podrían requerir una revisión completa de sus contratos existentes. Para evitar posibles responsabilidades y mantener su sistema preparado para el futuro, es recomendable revisar sus contratos y el proceso de gestión trimestral o anualmente.
También puede ser útil subcontratar estas revisiones periódicas de su proceso de gestión de contratos a un consultor experimentado que pueda identificar problemas que su propio equipo interno podría pasar por alto.
Como Julia Fournier explicado en una publicación de blog para la herramienta de contratación de personal temporal de HCMWorks: “Un consultor puede brindarle la orientación, el apoyo, el asesoramiento y las recomendaciones que necesita para optimizar su proceso de gestión de contratos, reducir costos, mejorar el cumplimiento, reducir el riesgo y mejorar la eficiencia para aumentar”.
Uso óptimo de la gestión de contratos
Al implementar estas prácticas recomendadas, puede asegurarse de que la gestión de contratos no se convierta en un problema que ralentice sus operaciones comerciales. En cambio, puede convertirse en una parte perfectamente integrada de sus actividades normales, una que aumente la productividad de su equipo y, lo que es más importante, sus resultados.
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