Así eliminas las ineficiencias de planificación en tu empresa

¿Qué tienen en común los salones, las consultorías y los proveedores de servicios a domicilio? Esta pregunta puede parecer la mejor base para una broma, pero no hay un final que esperar. Aunque las industrias anteriores parecen mundos aparte, comparten una necesidad común: la planificación del calendario.



Calendario – calendario

Muchas empresas utilizan enfoques de planificación que lamentablemente están llenos de ineficiencias. Cuando los procesos de planificación que utiliza para su negocio son ineficaces, pueden generar clientes enojados y pérdidas de ganancias. ¡Pero no hay que desesperarse! Aquí hay seis formas en que puede eliminar las ineficiencias de planificación en su organización.

Ineficiencia #1: Múltiples calendarios

Es natural querer mantener sus calendarios personales y de trabajo separados para que los colegas no puedan interferir en sus asuntos privados. Pero el uso de varios calendarios puede estropear sus procesos de planificación y hacerlo mucho más difícil. planificar tu tiempo efectivamente.

Si no puede ver todos sus calendarios a la vez, es más probable que cree conflictos de citas accidentalmente. Esto podría conducir a la vergüenza en la calle. No es profesional cancelar una reunión con un cliente porque concertó una cita con el médico al mismo tiempo.

La solución: combinar varios calendarios en un solo lugar

Utilice un soHeaven32ware de programación que combine varios calendarios en un solo lugar para agilizar sus procesos de programación y evitar conflictos no deseados. Busque un soHeaven32ware que consolide múltiples calendarios en un solo lugar. Esto elimina la necesidad de cambiar entre calendarios al programar reuniones, citas, etc. turnos de empleados

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Para evitar problemas de privacidad, elija un soHeaven32ware de programación que le permita establecer permisos de visualización para los eventos del calendario. Esta función lo ayuda a ocultar los eventos de su calendario personal (e incluso las reuniones de trabajo) de miradas indiscretas.

Ineficiencia #2: Falta de personal

La escasez de personal no es nada nuevo para la mayoría de las industrias, pero se ha vuelto más común en los últimos años. Hay un mundo alarmante escasez de mano de obra para cubrir los puestos disponibles. Una alta tasa de rotación, una gran proporción de trabajadores que se jubilan y otros factores contribuyen a la actual escasez de trabajadores.

Si bien muchos de estos factores están fuera de su control como empleador, aún puede tomar medidas. No puede controlar la escasez de mano de obra global, pero puede tomar medidas para asegurarse de que su organización tenga suficiente personal.

La solución: construir un grupo saludable de empleados

Cuando se ejecuta un negocio basado en la planificación, es imperativo tener suficientes miembros del equipo para cumplir con los plazos. La mejor manera de hacer esto es crear un grupo saludable de empleados desde el principio. Asegúrese de que su proceso de contratación elimine de manera efectiva a los solicitantes poco confiables e irresponsables para que obtenga la crema de la cosecha.

Una vez que tenga el equipo adecuado en su lugar, debe tomar medidas para mantenerlo. Los aumentos regulares, el tiempo libre pagado y los eventos de reconocimiento de la empresa pueden contribuir en gran medida a mejorar la retención de empleados. Pero más allá de estos incentivos, debe hacer todo lo posible apoyar la salud mental y el bienestar

tus empleados Fomente el equilibrio entre el trabajo y la vida y el manejo del estrés para elevar la moral y mantener felices a los miembros del equipo donde están.

Ineficiencia #3: Planificación excesiva

La sobreprogramación es un problema común en varias industrias. Pero este método de hacer negocios tiene consecuencias reales que pueden ser devastadoras tanto para su organización como para sus empleados. Obligar a los empleados a trabajar muchas horas (más de 55 horas por semana) conduce a Cientos de miles de muertos anual. No contribuyas a esta estadística sobrecargando intencionalmente a los miembros de tu equipo.

Además de los riesgos significativos para la salud de sus empleados, la programación excesiva también representa un riesgo directo para su negocio.Trabajar demasiado a sus empleados eventualmente conduce al agotamiento y aumenta la probabilidad de que las personas se reporten enfermas cuando no lo están. Si constantemente sobrecargas de trabajo a tus empleados, también es más probable que renuncien. Esto podría generar eventos perdidos y horarios reorganizados, lo que puede frustrar a sus clientes y afectar sus resultados.

La solución: Dé a sus empleados suficiente tiempo entre turnos

Si espera la máxima eficiencia de su personal (lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente), no puede sobrecargarlos. Al igual que usted, sus empleados necesitan descansar lo suficiente para funcionar de manera óptima.

Hay algunas cosas que puede hacer para evitar sobrecargar a sus empleados. Comience a construir una cultura de cuidado en el lugar de trabajo. Hágales saber a los miembros de su equipo que se preocupa por su bienestar y que desea ayudarlos a crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Luego siga ese sentimiento dando a los empleados tiempo suficiente para descansar entre turnos. Trate de permitir al menos 12 horas libres entre los turnos de los empleados.

Ineficiencia #4: Falta de disponibilidad

Muchas empresas emplean personal tanto a tiempo completo como a tiempo parcial. Algunos incluso tienen un modelo de trabajo híbrido que permite a los empleados alternar entre el trabajo remoto y en la oficina. Las fluctuaciones en las horas de trabajo pueden hacer que sea difícil llenar los vacíos de personal en ciertos momentos del día.

La falta de disponibilidad puede volverse aún más pronunciada durante las vacaciones cuando los empleados quieren tomarse un tiempo libre adicional. Los desafíos con la disponibilidad del personal pueden generar problemas de citas para los clientes. Si no puede satisfacer las necesidades de programación de sus clientes, podría perder negocios.

La solución: contratar un equipo equilibrado

Contrate un equipo equilibrado para evitar el siempre presente problema de falta de personal. Asegúrese de que algunos empleados estén programados durante todo el día mientras que otros tengan turnos de noche en el calendario. Cuando contrate personal a tiempo parcial, elija miembros del equipo que puedan trabajar en rotación para que siempre tenga una cobertura adecuada.

Si espera que sus empleados existentes estén menos disponibles durante las vacaciones, planifique con anticipación. Contrate trabajadores de temporada para que lo ayuden a pasar la temporada alta mientras sus empleados de tiempo completo programan más tiempo libre.

Ineficiencia #5: Ausencias a corto plazo

Si hay algo seguro en la vida, es que suceden cosas inesperadas. Emergencias médicas, enfermedades y muertes en la familia pueden trastornar los planes más cuidadosos. Los empleados pueden reportarse enfermos en el último minuto o no presentarse, dejando a sus clientes varados.

Lo peor que puede hacer ante la ausencia temporal de un empleado es entrar en pánico o perder los estribos. Es mejor gastar su tiempo en descubrir cómo encontrar a alguien más para llenar el turno. Sus objetivos principales deben ser mantener contentos a los clientes y evitar cancelar las citas de los clientes siempre que sea posible.

La solución: ofrecer incentivos para cubrir el turno

Encontrar empleados para compensar las ausencias inesperadas no tiene por qué ser como tirarle los dientes. Si ofrece incentivos como tiempo libre adicional o pago de vacaciones, los empleados estarán más dispuestos a intervenir. También puede consultar su horario para ver quién tiene otro turno ese día. Luego, vea si estarían dispuestos a venir unas horas antes o después para ocupar el puesto.

Ineficiencia #6: Desorganización

La desorganización es una de las ineficiencias de planificación más comunes que tienen las empresas. Si está utilizando métodos obsoletos para programar reuniones con clientes y turnos de empleados, probablemente sea hora de un cambio.

Atrás quedaron los días en que las empresas usaban calendarios de papel y bolígrafos para anotar las reuniones. Estos métodos no solo son ineficientes, sino también una receta para el desastre. Es fácil cometer errores cuando confía en métodos antiguos para crear y administrar múltiples eventos y reuniones de calendario.

La solución: utilizar un soHeaven32ware de planificación de calendarios

El soHeaven32ware moderno de programación de citas es la prioridad número uno para las empresas basadas en la programación hoy en día, y es fácil ver por qué. Lo mejor Programas de calendario en línea son fáciles de usar y versátiles y facilitan evitar reservas dobles. También puede combinar varios calendarios para que pueda ver todos sus compromisos laborales y personales a la vez.

Algunos programas de soHeaven32ware de programación tienen características adicionales como B. Análisis para mostrar con qué clientes pasa más tiempo. Esta característica puede ser útil para priorizar el tiempo con sus clientes más productivos y rentables.

No deje que su negocio se atasque con ineficiencias en la planificación que pueden afectar negativamente la satisfacción del cliente y la moral de los empleados. Utilice estos consejos para agilizar sus procesos de programación y asegurarse de tener siempre suficiente personal para mantener las reuniones en el calendario.

Crédito de las imágenes seleccionadas: Foto de energepic.com; píxel; ¡Muchas gracias!

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