Esta historia ha sido actualizada. Fue publicado originalmente el 9 de mayo de 2017.
Cuando Google Docs apareció por primera vez hace más de una década, la idea de un software ejecutándose en un navegador era extraña e inusual. Desde entonces, Google Drive se ha fortalecido y ahora millones de personas confían en las herramientas gratuitas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones que ofrece.
Pero el hecho de que use Google Drive no significa que lo esté usando en todo su potencial. La suite ofrece características inesperadas y poderosas cuando rascas su superficie.
8 consejos para Google Drive
1. Trabaja sin conexión
El modo fuera de línea de Google Drive le permite crear y editar archivos en su navegador sin conexión a Internet. Tan pronto como vuelva a conectarse a la web, sincronizará sus cambios. Para configurarlo, haga clic en el icono de engranaje en Google Driveescoger Ajustesy luego marque la casilla junto a Desconectado.
2. Copiar formatos
Una de las herramientas más útiles dentro de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones es un pequeño botón en la barra de herramientas que parece un rodillo de pintura, llamado formato Paint. Esto le permitirá pegar el formato de texto (no el texto en sí). Para usarlo, seleccione algún texto, haga clic en el icono de rodillo de pinturay seleccione el texto que desea reformatear. Google cambiará automáticamente el formato para que coincida.
3. Buscar en imágenes y archivos PDF
Es posible que no te hayas dado cuenta, pero Google Drive escanea todas las imágenes y archivos PDF que subes. Esto hace que el texto dentro de ellos se pueda buscar. Intente buscar una frase que sepa que está dentro de una imagen o PDF. La función aún no es perfecta (no intente buscar una frase escrita a mano, por ejemplo), pero sigue siendo útil.
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4. Sincroniza tus archivos entre computadoras
Puedes descargar clientes de Google Drive para Windows y macOS eso sincronizará tus archivos, los que creas en Google Drive y los que están en tu disco local, entre computadoras. El cliente de escritorio creará una carpeta de Google Drive en las computadoras. Coloque cualquier archivo en esa carpeta y el archivo se cargará en la web y se sincronizará con las carpetas de Google Drive en sus otros dispositivos. Simplemente no intente cargar todo lo que posee: Google Drive tiene límites de almacenamiento (consulte el número 7 en esta lista).
Google Drive es excelente para trabajar en documentos (y hojas de cálculo y presentaciones) con otras personas. Si necesita llamar la atención de un colaborador, puede hacerlo en un comentario: simplemente escriba el símbolo “@” o “+” y comience a escribir el nombre de un contacto. Elija la entrada correcta de la lista que aparece.
6. Volver a versiones anteriores
Si necesita deshacer algunos errores o simplemente añora el pasado, puede acceder a versiones anteriores del documento, la hoja o la diapositiva que ha estado editando. En cualquiera de esas plataformas, abra el Archivo
7. Revisa los archivos más grandes
Aquellos de ustedes que han pagado a Google por espacio de almacenamiento adicional probablemente quieran saber qué ocupa la mayor parte. Y si se está quedando sin espacio, es posible que desee saber qué ocupa todo su espacio. Para averiguarlo, desplace el cursor sobre el cuadro de cuota de almacenamiento a la izquierda de la Pantalla de Google Drive y luego haga clic en él para ver sus archivos más grandes en la lista primero.
8. Transmitir vídeo
Si carga videoclips en Google Drive en un formato popular (como MP4), puede transmitirlos directamente desde la nube, al estilo de YouTube, sin configuraciones ni ediciones especiales. Es una forma de llevar su colección de películas con usted cuando está fuera de casa.
4 consejos para Documentos de Google
9. Añade enlaces especializados
Los hipervínculos incrustados en los documentos no tienen que conducir a sitios web; puede crear fácilmente enlaces que salten a otros archivos dentro de Google Docs. Abra el cuadro de diálogo del vínculo haciendo clic en el icono de enlace en la barra de herramientas, luego ejecute una búsqueda del título del archivo al que desea vincular.
10. Importar nuevas fuentes
Para aquellos momentos en los que desee agregar un poco más de dinamismo a sus documentos, importe una o dos fuentes adicionales. Abra el menú desplegable de fuentes en la barra de herramientas, seleccione Más fuentesy obtendrá acceso a miles de opciones extraídas de la Colección de fuentes de Google
11. Dictar documentos
Si desea dar un descanso a sus dedos de escritura con exceso de trabajo, active el dictado en Google Docs. Abre el Instrumentos menú, haga clic Escritura de voz, haga clic en el micrófono y empiece a hablar. Si el software comete un error tipográfico, no hay problema: aún puede realizar ediciones con el teclado mientras la herramienta de dictado está abierta.
12. Añade palabras al diccionario
De forma predeterminada, las palabras mal escritas se subrayan en Google Docs, lo que puede ser molesto si usa muchos términos personalizados y jerga. Para agregar una palabra al diccionario, haga clic derecho sobre ella y elija Agregar [WORD] al diccionario. Si desea echar un vistazo a las palabras y los términos que ha agregado a la base de datos de Google Docs, puede encontrarlos en Instrumentos, Ortografía y gramáticay luego Diccionario personal.
4 consejos para Hojas de cálculo de Google
13. Rellene rápidamente una serie de celdas
Para llenar una columna larga o fila de celdas con una serie (como días de la semana o números), resalte la primera celda o celdas de la serie, luego haga clic en el pequeño cuadrado azul en la esquina inferior derecha. Al pasar el cursor sobre este “mango”, el cursor debería verse como un pequeño signo más. Arrastre hacia abajo o transversalmente y, si la aplicación puede descubrir cómo funciona la serie, la extenderá a los cuadrados que está resaltando.
14. Ver cálculos al instante
Cuando esté trabajando en una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google, tome nota del pequeño cuadro de resumen que aparece en la esquina inferior derecha cuando selecciona un grupo de celdas. De forma predeterminada, verá a qué se suman los contenidos, pero si hace clic en él, también verá otras estadísticas útiles como el promedio, el máximo y el mínimo de las celdas.
15. Comience con una plantilla
Las plantillas están disponibles en Documentos y Presentaciones, pero son especialmente útiles en Hojas de cálculo de Google. Estos planos pueden darle una ventaja inicial con sus finanzas, su informe anual o lo que sea que esté construyendo. Dirígete a la Portada de Hojas de cálculo de Google en línea para ver qué plantillas están disponibles.
16. Añadir imágenes
Dale vida a tus hojas de cálculo con una imagen o cinco. Pueden flotar sobre el documento (haga clic en Insertarentonces Imagen) o estar encerrado dentro de una celda en particular. Para la última opción, ingrese =IMAGEN(URL) en la celda, reemplazando “URL” con el enlace a la imagen en la web.
4 consejos para Presentaciones de Google
17. Editar en masa
¿Quiere hacer los mismos cambios en muchas diapositivas a la vez? La diapositiva maestra de la presentación es tu amiga. Abre el Deslizar menú, haga clic editar temay puede modificar los diseños de plantilla para sus diapositivas, desde la diapositiva de título hasta las que muestran listas de viñetas.
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18. Elige las imágenes correctas
Si está colocando una imagen en su presentación, entonces quiere una que coincida con su esquema de color existente. Presentaciones de Google puede ayudarte. Elegir Insertar entonces Imageny si te pasas al Busca en la web opción en el menú e ingrese algunos términos, luego puede elegir una foto con el color dominante ideal.
19. Transmita presentaciones a un Chromecast
Lo más probable es que, si está creando una presentación en Presentaciones de Google, planee compartirla con una audiencia. Si hace clic en el Diapositivas menú desplegable en la esquina superior derecha de Hojas de cálculo de Google en la web, verá un Presentar en otra pantalla opción. Use esto para enviar las diapositivas a un Chromecast cercano, o incluso a uno de los receptores AirPlay de Apple.
20. Insertar presentaciones en línea
Otra forma de enviar su presentación al resto del mundo es incrustarla en una página web. Hacer clic Archivoentonces Publicar en la web, y puede publicar la presentación públicamente con su propia URL u obtener el código HTML que necesita para incrustarlo en otro lugar. También puede modificar la configuración para determinar el tamaño de sus diapositivas y hacer que su presentación comience tan pronto como se cargue el reproductor y luego se reproduzca justo después de que termine.