Por lo general, los directores ejecutivos pasan alrededor de dos tercios de su tiempo en reuniones de más de una hora.
Calendario – calendario
Según un estudio de Harvard, el tiempo es el recurso más valioso para los directores ejecutivos; sin embargo, en un día normal ellos (o usted) dedican el 72 % del tiempo total disponible a las reuniones.
¿Cómo puede reducir significativamente los tiempos de reunión?
Un estudio de Harvard encontró que antes de COVID, el vicepresidente de una empresa pasaba 44 horas a la semana yendo a reuniones. COVID ha cambiado significativamente ese hecho, y las razones por las que no son precisas. En el estudio de Harvard, el gerente de TI pasó 35 horas con el CEO y envió correos electrónicos al 85 por ciento de la empresa. La mayoría de los ejecutivos del estudio tenían el mismo problema. En otras palabras, ¿Cómo puedes traer alegría a tus reuniones programadas?
Es aún más probable que las personas en la suite C asistan a reuniones en la nueva normalidad para mantener viva la conexión humana. A la mayoría de los empleados no les gusta cuánto tiempo tienen que reservar antes, durante y después de las reuniones.
El “tiempo de cambio” es el período de tiempo que se requiere para poder concentrarse nuevamente en el trabajo después de un descanso. Por ejemplo, tarda al menos 15 minutos después de una interrupción
Cuando piensa en distracciones, contesta el teléfono o lee un correo electrónico, hay muchas distracciones en el trabajo diario. Cuando los empleados dedican su tiempo a cambiar de tarea, es posible que solo trabajen una hora cada dos horas.
La forma en que un líder pasa su tiempo muestra cómo lidera, prioriza y se comunica. Evaluar la calidad de las reuniones, decidir quién debe asistir y asegurarse de que todos estén enfocados en la tarea en cuestión conducirá al éxito.
Mejora de productividad de la reunion
Los fabricantes a menudo tienen reuniones diarias cortas de no más de 15 minutos, a la misma hora todos los días, por lo que los empleados no tienen que trasladarse a una sala separada para estas reuniones. Son lo primero que llega por la mañana cuando llegan. Hablan de lo que pasó ayer, de los problemas y de lo que pasará hoy.
Las reuniones cortas pero breves ayudan a mantener el enfoque en las tareas necesarias, lo que ayuda a que las cosas avancen. Si hay un problema, simplemente háblelo con las personas involucradas en una reunión separada, y la mayoría de las oficinas han visto los beneficios de usar comunicaciones entre oficinas como Slack o Outlook.
Preparar el horario de la reunión con antelación. Si se trata de una reunión ordinaria, siga siempre el mismo orden. ¿Cómo va el proyecto? ¿Hay algún problema y necesito ayuda? Todo el mundo debería prepararse para ello. Pero elimine estos temas de la agenda rápidamente y no se desvíe.
Clasifique quién debe ir primero a la reunión
Un estudio de HBR encontró que cuanto más tiempo pasan las personas en grupos extensos, es menos probable que participen. Cuando las personas pasan menos tiempo en las reuniones y pueden prepararse más para ellas, serán más productivas y estarán más entusiasmadas con lo que van a hacer con la información.
Mantenga el número de personas bajo. Quitar todo lo demás y sigue la regla de las 2 pizzas de Jeff Bezos. Seis a ocho personas son el tamaño adecuado para una reunión. Cuanta más gente asiste a una reunión, menos productiva es.
Reunirse con menos personas no hace perder el tiempo de los empleados que no deberían estar allí. Solo invite a personas que puedan ayudar con el proyecto que se está discutiendo, y se debe alentar a cada uno de ellos a que brinde comentarios honestos.
Una reunión rápida y una retroalimentación honesta es el secreto de las reuniones de Brain Trust de Pixar. Estas reuniones mantienen a la empresa enfocada en el trabajo que tienen entre manos y la ayudan a ser mejor y más innovadora.
Una empresa francesa de 500 empleados llamada FAVI hace públicas sus reuniones. Cualquiera que necesite verlos puede hacerlo. Puede reemplazarlo con un video a pedido o una herramienta en línea como Kahoo si desea probar este proceso. Los ejecutivos pueden usar sus reuniones públicas y cualquier persona de la empresa puede ver los videos de las reuniones y recopilar datos o hacer preguntas.
Deben fortalecer la confianza en sí mismos, la autodisciplina y la seguridad psicológica de los empleados. Facilite que sus empleados decidan a qué reunión unirse y cómo actuar si deciden unirse a una clase.
Haz que tus empleados se hagan las mismas preguntas que tú deberías hacerte. ¿Cómo he estado esta semana? ¿Es necesaria esta fusión mental? ¿Cuál es el objetivo? ¿Ese es tu trabajo? ¿Estás asistiendo a la reunión o puedes mirar las actas y ver si puedes unirte? Si está trabajando desde casa, es posible que desee pasar más tiempo en reuniones individuales que en las grandes. Estas reuniones son más importantes porque hacen que los empleados sientan que pertenecen y se conectan.
Mejora tu enfoque
La gente tiende a ir en lo esencial o fuera de línea largas reuniones y concentracion en correos electrónicos o mensajes en lugar de estar presente en la reunión. Esta es la peor manera de perder el tiempo. No puedes prestar atención a los correos electrónicos o las reuniones todo el tiempo. En tales situaciones, los empleados repentinamente “entienden” y quieren que alguien repita lo que acaban de decir porque estaban ocupados con otra cosa. Este fenómeno funciona de manera similar al conductor ebrio o que envía mensajes de texto.
Concéntrese en mantener su reunión corta y dulce para que pueda concentrar su tiempo y energía en lo que es importante y darse prisa para volver a su trabajo. Considere usarlo soluciones basadas en web como ASANA o Mural.co para hacer la reunión más interesante, difundir los resultados, solicitar comentarios o asignar compromisos después de la hora programada. Establece una hora fija del día para las reuniones y prográmalas todas a la vez para asegurarte de no perder el tiempo.
Es un reto de 30 minutos.
Agendas y actas son esenciales. Sin embargo, hoy en día la gente no los usa mucho. ¿Recuerdas la última reunión aburrida a la que fuiste? Es posible que haya notado que los líderes no tenían una agenda o agregaron algunos elementos a la agenda en el último minuto.
Hay indicios de que una reunión fue prácticamente inútil y definitivamente aburrida. Todos hablaban demasiado, algunos ni siquiera podían hablar. Cuando un tema desafiante tomó más tiempo de lo esperado, probablemente se debió a que los oradores no estaban listos o preparados y la información esencial que necesitaban no estaba al alcance de la mano.
Una vez más, la verdad es que las reuniones no deberían durar más de 30 minutos. Comienza ahora a preparar a tu empresa y a tus empleados para que el tiempo de 30 minutos sea obligatorio en tu empresa para el 2023.
¿Por qué las reuniones de 1 hora son la norma? Dado que las reuniones de Zoom son gratuitas por hasta 40 minutos, tiene sentido que lo sean. Impulse a su equipo para que lo haga mejor y proponga nuevas ideas más rápido, y observe cómo se dispara su productividad.
Los mismos objetivos deben existir en su C-suite: establezca un nuevo estándar para una conferencia: 30 minutos o menos. Esto ayuda a sus equipos a elegir temas con más cuidado, elegir a los participantes con más cuidado y prepararse mejor para la próxima reunión. Puede recuperar al menos la mitad de su tiempo.
Recuerda que tu bien más importante es el tiempo y date cuenta que en el 2023 dejarás de malgastarlo en tonterías.
Créditos fotográficos seleccionados: Foto de Christina Morillo; píxel; ¡Muchas gracias!
El cargo Asumir el desafío de los 30 minutos: cómo acortar los tiempos de reunión apareció primero calendario.