Cómo evaluar una herramienta de productividad para su negocio

Una herramienta de productividad puede ser un recurso práctico y útil para cualquier emprendedor.

Pero con tal elección, ¿cómo elige una herramienta de productividad adecuada para sus necesidades?

Elegir una herramienta al azar puede estar plagado de trampas potenciales, mientras que pasar una cantidad excesiva de tiempo reflexionando sobre hechos y cifras puede ser una tontería.

En muchos casos, el mejor curso de acción es adoptar un enfoque intermedio.

Aquí hay cinco pautas a seguir al evaluar una herramienta de productividad para su negocio.

Identifica el problema que quieres resolver

Las herramientas de productividad están diseñadas para resolver problemas. Es importante recordar que no todas las herramientas pueden resolver todos los problemas y no todos los problemas pueden resolverse con todas las herramientas.

Por eso es crucial que articules claramente el problema que quieres resolver en tu negocio. Tendrá más éxito cuando encuentre una herramienta que se adapte a sus necesidades.

Exprese su problema claramente en una declaración como, “No tengo una manera confiable de crear, organizar y almacenar listas de tareas pendientes.” Su solución, por supuesto, será lo opuesto a su problema.

Una vez que haya identificado su problema y solución, puede comenzar a pensar en las características que le gustaría tener en la herramienta. Si se siente realmente creativo, puede desglosar las funciones favoritas en listas imprescindibles, agradables y adicionales.

El siguiente paso es buscar herramientas que resuelvan su problema y tengan las funciones que desea.

Considere espacio para el crecimiento

Una buena herramienta no solo satisface sus necesidades actuales sino también sus necesidades futuras. Una herramienta no debería ser tan restrictiva como para necesitar actualizarla o reemplazarla en unos meses.

Busque una herramienta que permita positivamente el crecimiento y la expansión en su espacio de trabajo. Los puntos comunes a considerar incluyen almacenamiento de datos, informes, clasificación de información, uso compartido de dispositivos y número de usuarios.

También debe verificar si la herramienta tiene actualizaciones de funciones planificadas, parches de soHeaven32ware, actualizaciones de servicio al cliente y soporte técnico en las próximas semanas y meses.

Investigar integraciones con herramientas existentes

Verifique que una herramienta se integre correctamente o funcione con herramientas, programas y aplicaciones existentes en su organización.

Averigüe si las integraciones son internas, requieren una aplicación de terceros o si se tienen muy en cuenta para futuras actualizaciones y lanzamientos.

Si está utilizando una versión de prueba o gratuita de una herramienta, debe realizar sus propias pruebas de integración. La experiencia práctica es una excelente manera de verificar la funcionalidad y las limitaciones de las características.

A veces, una tarea aparentemente simple puede ser más complicada de implementar y viceversa.

Revelar detalles de la interfaz de usuario

No importa cuán llamativa o bien diseñada pueda ser una herramienta, es menos probable que la use si la interfaz le distrae, le resulta incómoda o le resulta confusa. ¡Una herramienta que no te gusta será una herramienta que no usarás!

Asegúrese de calificar la interfaz de su herramienta. El diseño, la legibilidad en pantalla, los colores, el tamaño y el tipo de fuente son buenos puntos de partida. Verifique la entrada de datos simple con teclado, mouse y dictado. Preste atención a la capacidad de la herramienta para sincronizar datos y realizar copias de seguridad en la nube y/o almacenamiento local.

Del mismo modo, determine la capacidad de la herramienta para ordenar, actualizar, buscar, recuperar, ejecutar informes y archivar información en versiones de escritorio, tableta y teléfono inteligente.

Esté atento a las herramientas potenciales

Es una buena idea mantener un registro escrito de su investigación de herramientas de productividad. Esto le permite revisar objetivamente sus notas ahora y en el futuro a medida que crece su negocio.

Cualquier método de seguimiento funcionará. Puede ingresar detalles en una hoja de cálculo o escribir notas a mano en un cuaderno. Realice un seguimiento de las herramientas potenciales y sus características únicas, hechos, cifras y consideraciones.

Si está utilizando una versión de prueba o gratuita de una herramienta, anote todos los aspectos de sus interacciones, desde las características de la herramienta que ama u odia, hasta la interfaz de usuario y su experiencia de servicio al cliente.

A continuación, puede utilizar esta información para finalizar su decisión sobre la elección de una herramienta de productividad.

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Heaven32 son propias y no de Heaven32.

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