Cuando todos cambiaron al trabajo remoto por primera vez durante la pandemia, fue como si el mundo se volviera al revés. Pero no pasó mucho tiempo para que la mayoría de los equipos se unieran. Los ejecutivos se dieron cuenta rápidamente de que había menos inconvenientes de los esperados, y los empleados se dieron cuenta de cuánto les encantaba trabajar desde casa (y odiaban los viajes diarios).
En algún momento, sin embargo, las cosas cambiaron. Las organizaciones comenzaron a preocuparse de que sus equipos no estuvieran realmente trabajando, los empleados comenzaron a pasar más tiempo en reuniones y el resultado fue que muchos equipos trabajaban más tiempo y más agotados que nunca en la oficina. De repente, trabajar de forma remota no era tan atractivo como solía ser.
Habiendo manejado un negocio remoto durante más de siete años, hemos pasado por los mismos altibajos por los que todos los demás han estado pasando últimamente. Y si me preguntas, el factor clave para hacer que el trabajo remoto “funcione” es alinearse como equipo sobre cuándo usar la comunicación sincrónica o asincrónica.
La regla
La regla es sencilla: síncrono (ahora) para tomar decisiones, asíncrono (luego) para compartir información.
Porque la comunicación sincrónica (en el sentido de “simultánea”) no iniciada suele quedar relegada a llamadas telefónicas y reuniones virtuales o presenciales. Mientras que la comunicación asincrónica (que significa “no al mismo tiempo”) consiste en correos electrónicos, mensajes de texto, grabaciones de video o audio y mensajes en Slack o MicrosoHeaven32 Teams.
Saber cuándo usar cuál es una habilidad crucial para los equipos remotos que puede llevar años dominar. Demasiada comunicación asíncrona y las personas se sienten aisladas y desconectadas. Demasiada comunicación sincrónica y todos pierden el tiempo en largas reuniones. Mi equipo y yo hemos pasado por ambos extremos, y son igualmente terribles.
Esta regla es una buena manera de crear algunas barreras protectoras para su equipo, pero hay algunos matices. La clave es comprender los beneficios de cada uno y aprender a usarlos juntos.
Encuentra el equilibrio adecuado
Como ex comerciante de alta frecuencia, me gusta pensar en los beneficios de las comunicaciones asincrónicas como similares a las “opciones” en finanzas. Una opción es un derivado financiero que le otorga el derecho, pero no la obligación, de comprar o vender algo en una fecha futura a un precio futuro. Una opción tiene un valor intrínseco porque te da una opción.
La comunicación asíncrona tiene el mismo valor intrínseco porque usted tiene la opción de cuándo y cómo responder, y puede tomarse todo el tiempo que necesite. Esto generalmente conduce a una comunicación mejor, más reflexiva y concisa. También reduce las reuniones y brinda a los empleados más control sobre su tiempo, lo que les permite concentrarse en el trabajo importante y responder a los mensajes cuando les convenga.
Por estos motivos, la comunicación asíncrona debería ser normalmente el método de comunicación predeterminado para los equipos remotos.
Pero tiene algunas desventajas críticas. En mi propia empresa, confiamos demasiado en la comunicación asíncrona hasta que comenzó a causar problemas desde una perspectiva cultural y de eficiencia. Esto se debe a que puede malinterpretarse fácilmente, lo que lleva a errores o problemas interpersonales. También perderá la conexión cara a cara que proporciona la comunicación sincrónica, una parte clave de la cultura corporativa mientras se trabaja de forma remota.
Descubrí que vale la pena sincronizar (en una reunión) situaciones que implican una lluvia de ideas, comentarios prolongados o muchas conversaciones de ida y vuelta. Y cada vez que realmente necesite asegurarse de que todos estén en la misma página, lo mejor es hacer una llamada.
Como puede imaginar, los dos están en cualquier extremo de un espectro. Cuanto más complicada sea la comunicación, antes se debe hacer sincrónico. Y cuanto más fácil sea, antes se debe hacer asincrónico.
Úsalos en tándem
Si realmente desea mejorar su comunicación, busque formas de combinar estas dos formas.
Por ejemplo, si utiliza los primeros quince minutos de una llamada de marketing semanal para informar las métricas, podría hacerlo de forma asíncrona con antelación. Cada persona usa Loom para grabar un video corto que analiza sus métricas y presenta sus pensamientos, luego lo envía al equipo con anticipación.
Ahora todos pueden ver las grabaciones (a una velocidad de 1.5x o 2x para que sean realmente eficientes) antes de la reunión para informarse. La reunión en sí se puede acortar en 15 minutos o este tiempo se puede utilizar para discusiones más significativas.
Descubrí que hay innumerables situaciones como esta tanto en negocios remotos como presenciales, donde la mayoría de las reuniones están plagadas de temas que podrían manejarse fácilmente de forma asíncrona.
Aquí hay una regla de bonificación. Si alguna vez hay una situación en una reunión en la que alguien proporciona información y todos los demás solo escuchan (o no escuchan), la próxima vez debe hacerse de forma asíncrona con anticipación.