¿Comprar gasolina para los empleados? Se inteligente

El precio vertiginoso de la gasolina es una mala noticia para los empleadores que intentan que los trabajadores regresen a la oficina. La gasolina regular ahora tiene un promedio de $5 por galón en todo el país, y los expertos en energía estiman que cada centavo que aumenta el precio de la gasolina le está costando a los estadounidenses $ 4 millones adicionales por día. Con la inflación aumentando el costo de los alimentos y la vivienda, los estadounidenses ya se sienten faltos de dinero.

Aquí es donde las empresas pueden convertir la costosa gasolina en un activo: cubrir los gastos de traslado no solo ayudará a que los trabajadores regresen a la oficina, sino que también puede ser un incentivo para ayudarlos a permanecer cerca durante un mercado laboral ajustado. Dr. Lior Lewensztain, fundador y director ejecutivo de la empresa de bocadillos saludables That’s it., se enteró cuando instó a todos los empleados a regresar a la oficina a principios de 2021. La empresa está ubicada en el centro de Los Ángeles, una ciudad conocida por sus largos viajes al trabajo y los altos precios de la gasolina. Es por eso que la compañía ofrece tarjetas de regalo de gasolina de $100 cada mes este verano: junio, julio y agosto de 2022. Los empleados que no conduzcan recibirán un crédito de transporte mensual de $100 para cubrir viajes compartidos o transporte público.

“Si bien todos estamos sintiendo el dolor de los precios de la gasolina en este momento, somos un equipo colaborativo que valora estar juntos en persona y atribuye gran parte de nuestro crecimiento reci ente a esta colaboración en persona”, dice. “Nuestro personal se presenta en la oficina de lunes a viernes y no podemos ignorar el hecho de que está llegando a un ritmo más alto que antes”.

Cuando se trata de pagar la factura, las opciones van desde efectivo y tarjetas de regalo hasta aumentos y reembolsos. La elección de la remuneración adecuada depende en gran medida del número de empleados y de la distancia de viaje. Aquí están sus mejores opciones:

efectivo y tarjetas de regalo

Para empresas como Eso es todo. Ofrecer cupones de combustible o crédito como bonificación por registro o productividad es una solución poco convencional, dice Jill Chapman, consultora sénior de desempeño de Insperity, una PEO. Cuando parte del costo de la gasolina corre a cargo de los empleadores, los trabajadores son menos reacios a viajar. Las tarjetas de regalo para gasolina también pueden ser una gran ventaja para quienes buscan trabajo, ya que esta práctica inusual puede respaldar su presupuesto mensual. Según el IRS, las tarjetas de regalo para empleados se consideran equivalentes de efectivo. Al igual que el efectivo, debe incluir las tarjetas de regalo en los ingresos imponibles de un empleado, sin importar cuán pequeño sea el valor de la tarjeta de regalo.

Los empleadores también pueden alentar a los empleados a inscribirse en programas de ahorro de gasolina o programas de recompensas en las estaciones de servicio, que generalmente ahorran a las personas de 5¢ a 10¢ por galón de gasolina. También hay docenas de aplicaciones para ayudar a las personas a encontrar los mejores precios. Por ejemplo, GasBuddy usa GPS para encontrar la gasolina más barata cerca.

Formación de un programa de viajes compartidos

La creación de programas de viajes compartidos y el uso compartido de vehículos también pueden ahorrar tiempo, dinero y estrés a los trabajadores. Los empleadores pueden brindar el servicio utilizando camionetas emitidas por la empresa o contratar empresas que brinden los servicios, agrega Chapman. Los paquetes de beneficios para viajeros también son útiles para que las empresas ofrezcan ofertas a los empleados en ciudades con buenos sistemas de transporte público donde los costos de los pasajeros han aumentado con los precios del combustible.

reembolso de gastos de viaje

Quizás la forma más rentable de reembolsar a los empleados los gastos de gasolina es a través de informes de gastos de viaje. Al calcular las millas que conducen sus empleados al trabajo todos los días y reembolsarlas como un gasto comercial, elimina tanto un obstáculo financiero para ellos como su propio ingreso sujeto a impuestos, dice Anthony Martin, fundador y director ejecutivo de Choice Mutual, una agencia de seguros. A partir del 1 de julio, el IRS aumentará su tarifa comercial por milla a 62.5¢ por milla, 4¢ más que cuando comenzó el año, para combatir el aumento de los precios de la gasolina.

Esto incluye completar el papeleo necesario, ya que los empleados deben mantener registros precisos de todos los viajes de negocios y enviar regularmente un informe de kilometraje que incluya el kilometraje inicial y final y una descripción del destino y destino, dice Jake Hill, director ejecutivo de DebtHammer, una empresa de finanzas personales. publicación. Crear un cronograma regular para el reembolso, generalmente mensual, evita cualquier incomodidad o confusión entre sus empleados, agrega.

“Requieren recibos de todos los gastos y al personal le toma tiempo acostumbrarse al proceso, pero una vez que el sistema está configurado, funciona como una máquina bien engrasada”, dice Hill.

Horarios alternos y horario flexible

Si aún no ha comenzado a ofrecer horarios de trabajo flexibles a sus empleados, tal vez ahora sea el momento adecuado para hacerlo. Los horarios de trabajo alternativos, como los horarios escalonados y los horarios flexibles, pueden ayudar a los trabajadores a reducir los tiempos de viaje, señala Chapman.

Eso es exactamente lo que hizo Amanda Royle, cofundadora de Imgkits, la empresa de imágenes de IA con sede en Clover City, California. Con algunos de sus empleados trabajando en el sitio y otros de forma remota, ha implementado horarios de trabajo flexibles para permitir horarios de trabajo amigables para los viajes diarios. Los empleados pueden comenzar su jornada laboral a las 7 a. m. y salir de la oficina a las 3 p. m. para ayudar a los viajeros a evitar demoras y reducir los costos de gasolina.

“Como empresario, siento que es mi responsabilidad ayudar a mis empleados con sus problemas financieros”, dice Royle.

Al anunciar estas políticas, es importante que la información se comunique claramente a través de múltiples canales, dice Chapman. Esto puede hacerlo en persona el director ejecutivo y la gerencia, pero también a través de correos electrónicos de empleados, reuniones de equipo y la intranet de la empresa. Agrega que quizás lo más importante, todas las comunicaciones deben enfatizar la conexión entre las necesidades financieras reales y las acciones sensatas que está tomando para enfrentarlas.

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