El fraude está en todas partes y afecta no solo a las personas comunes sino también a las empresas. Un tipo de estafa que continúa criando su cabeza fea son las estafas de facturas. Estos vuelan por debajo del radar a menudo, y creemos que eso debería detenerse. Las siguientes son seis cosas que podrían hacerse para no solo detectar este tipo de fraude pero también cómo podría abordarse.
1. Educación contra el fraude
Es importante que las empresas capaciten a sus empleados lo suficientemente bien como para detectar este tipo de fraudes. Lo creas o no, la razón por la cual estos tipos de fraudes tienen éxito es porque se pasan por alto.
Ahora, la mayoría de estas estafas cambian continuamente, por lo que lo mejor que pueden hacer los empleados es estudiar cada nueva estafa que se descubre utilizando la Comisión Federal de Comercio. Una de las razones de este departamento es para ayudar a resaltar algunos de los tipos de fraudes que existen.
2. Truco a juego de tres vías
La coincidencia triple es una regla que muchas organizaciones han implementado para ayudar a lidiar con las estafas de facturas. Ahora, es importante que cualquier organización que intente este truco tenga una buena estructura de mantenimiento de registros.
Lo que dicta la regla es que antes de pagar la factura, el monto debe ser verificado por tres documentos diferentes. El primero es la factura en sí, que a veces es todo lo que se necesita para pagar la factura, pero no con este procedimiento.
La factura debe coincidir con la orden de compra y el recibo. Si los números no coinciden, puede haber fraude.
3. Automatización de cuentas por pagar
Una de las formas más efectivas para prevenir fraude de facturas es la automatización AP. En esencia, el software de IA está instalado para tratar todo lo relacionado con las cuentas por pagar. El proceso mencionado anteriormente donde la factura, los recibos y la orden de compra se facilitarán a través de la automatización.
El sistema podrá verificar toda esta información mucho más rápido, lo que no solo ayuda a reducir las horas dedicadas a verificar las facturas, sino que también reduce los errores. Acéptelo, no importa cuán diligente sea un ser humano, van a cometer un error en algún momento, por lo que tener a AI respaldando a una fuerza laboral es simplemente inteligente.
4. Los métodos de pago deben ser confirmados
A algunos estafadores les gusta engañar a las empresas solicitando un cambio en el método de pago. Esto no es raro, por lo que existe la posibilidad de que una empresa solicite un cambio en el método de pago, pero esto debe confirmarse.
Muchos estafadores creen que una compañía no verificará antes de cambiar el método de pago. Esperan que sea más difícil rastrear estos pagos, lo que podría ayudar a ejecutar la estafa un poco más.
Los empleados tendrán que llamar al proveedor para verificar la solicitud de cambio de pago y verificar los detalles de la cuenta.
5. Pagos a través de dominios personalizados
Todos los proveedores no toman precauciones adicionales para mantener seguros a todos los que hacen negocios. Como propietario de un negocio, es importante tratar de hacer negocios con proveedores que hacen un esfuerzo adicional para reducir las posibilidades de fraude en las facturas. Uno de los métodos más efectivos para hacerlo es que el proveedor cree dominios personalizados que sean bastante únicos y que usualmente tengan el nombre del proveedor dentro del dominio.
Una señal de alerta de que algo puede estar mal o que una factura puede ser falsa es si el pago debe hacerse a través de cualquier otro método que no sea el dominio hecho específicamente para los pagos del proveedor.
Estas son solo algunas de las formas en que los empleados pueden detectar falsificaciones y lo que las empresas pueden hacer para tratar de reducir las posibilidades de convertirse en víctimas de estafas de facturas.
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