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La guía definitiva para la planificación de eventos corporativos

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La guía definitiva para la planificación de eventos corporativos 1


Planificación de eventos corporativos

Cualquier negocio que desee crear relaciones duraderas debe ser capaz de proporcionar eventos profesionales. Ya sea que esté organizando un lanzamiento de producto para 500 personas o una capacitación de empleados para 30, es clave abordar cada reunión con una comprensión de los cinco elementos de la gestión de eventos: planificación, investigación, diseño, coordinación y evaluación. Una vez que una ocasión se entrecorta en estas etapas manejables, es mucho más fácil conceptualizarla y reunir las diversas piezas móviles necesarias para darle vida.

En un mundo cada vez más digital, los eventos corporativos permiten a las personas relacionarse de manera personal y desarrollar conexiones genuinas. Como resultado, organizando un evento para una corporación se ha vuelto más crítico que nunca. De hecho, de acuerdo con los especialistas en marketing encuestados como parte de un informe de tendencias y de referencia de marketing de eventos recientes, los eventos en vivo son el primer canal activo para alcanzar los objetivos comerciales.

Organizar un asunto de empresa le permite fortalecer los lazos con los clientes y socios actuales y atraer a los futuros. Aquí hay 10 recomendaciones sobre cómo planificar una ocasión que sus asistentes no olvidarán pronto.

1. Comprenda el objetivo de su evento.

Una vez que opte, le gustaría organizar una ocasión, su iniciativa es definir lo que espera lograr.

Comience preguntándose por qué está organizando el evento y qué espera de él. Una vez que haya identificado sus objetivos y expectativas, determinará qué gran evento resonará junto con su audiencia prevista.

2. Introdujo un presupuesto razonable.

Debe comprender con qué proporción de dinero debe calcular para determinar qué tipo de evento producirá. De acuerdo con Worley, debe saber con anticipación qué proporción le gustaría gastar, luego planear gastar un mínimo de 10% más.

Una vez que tenga un presupuesto, es esencial saber dónde asignar la mayoría de sus recursos. Por ejemplo, si gasta dinero extra en decoraciones sofisticadas de lo que está haciendo en un equipo técnico talentoso o un orador agradable, su evento podría carecer de sustancia.

3. Construya una línea de tiempo del proyecto.

Diseñar el evento requiere que mantengas un registro de una amplia gama de tareas. Esto se facilitará mediante la creación de una lista de verificación maestra detallada. Hay nuevas herramientas con conocimientos tecnológicos que simplifican y simplifican la gestión de docenas, si no cientos, de pequeños detalles.


4. Elige tu audiencia.

Una parte esencial del proceso de diseño es definir su audiencia. ¿Son los ejecutivos, gerentes, clientes de toda la vida, socios comerciales, miembros de la comunidad o una mezcla de un par de esos u otros grupos? Una vez que nombre a su audiencia, atenderá el programa según sus necesidades e intereses.

5. Elija un tema y formato.

Una vez que haya establecido sus objetivos y definido la audiencia, es hora de decidirse por un tema o tema para el evento y determinar el formato más sencillo para presentarlo a sus invitados.

Por ejemplo, coordinar un evento del cliente con un experto de la industria, como un orador invitado, puede posicionar a su empresa como un asesor de confianza en lugar de solo un proveedor. El aprendizaje entre pares con paneles de clientes, notas clave, mesas redondas y oradores de sesiones grupales son otras opciones populares.

6. Seleccione una ubicación adecuada.

Una vez que opta por el tipo de evento que desea realizar, es hora de buscar un lugar que le permita hacer realidad su visión. Es tentador, a veces, adelantarse y reservar un lugar del que haya escuchado golosinas o que simplemente sepa que hay un punto caliente prometedor, aunque no se haya perfeccionado en la misión de su evento. Esto es a menudo un error, consistente con Worley.

7. Resuma la logística del día.

Para tener un evento exitoso, necesitará identificar, examinar y contratar a todos los especialistas en eventos requeridos. Esto podría incluir servicios de catering, técnicos audiovisuales, impresoras, decoradores, fotógrafos, floristas y personal de seguridad, por llamar solo a un par de. Por supuesto, también desea reservar oradores y presentadores, incluidas figuras prominentes, expertos o personas influyentes, que puedan comunicar mejor las ideas que desea distribuir durante la reunión.

Para asegurarse de que todo sea coherente con su plan, determine un cronograma para el evento y confirme que todos en su equipo sepan qué aspectos del día son responsables de administrar.

Tienes que pensar muy intencionalmente para hacer un balance entre mantener a los asistentes comprometidos y darles algo de libertad en su agenda.

8. Promocione su evento.

Si la gente no sabe acerca de su evento, nadie aparecerá, por lo que es imperativo buscar formas creativas para hacer correr la voz. Para un pequeño evento con una lista limitada de invitados, simplemente enviará invitaciones, pero le gustaría ser más audaz para eventos más importantes.

A partir de ahí, promocionará en las redes sociales y hará que su equipo corra la voz. Cree un sitio web para ocasiones o, como mínimo, una página de destino de reemplazo en su sitio actual. Su marketing en redes sociales también puede incluir videos promocionales, publicaciones de blog de invitados y actualizaciones de Facebook, Instagram o Twitter. Mantenga la uniformidad mediante el uso de un identificador y un hashtag equivalentes en todas las plataformas y mensajes consistentes, por lo que a menudo queda claro que la emoción se trata de un evento en particular.

9. Hacer uso de la tecnología.

Atrás quedaron los tiempos de las engorrosas listas de una milla de largo para rastrear todas las partes móviles de una ocasión. Hoy en día, hay muchas plataformas y aplicaciones de software de gestión de eventos (algunas de las cuales ofrecen un producto base gratuito) que hacen todo, desde proporcionar un registro in situ ininterrumpido de los asistentes hasta mejorar el atractivo de los talleres y presentaciones con simulaciones y juegos de juegos de computadora.

10. Celebra y evalúa el éxito de tu planificación de eventos.

Si su evento se desarrolló sin problemas, ¡felicidades! Aún no has terminado. Ahora es el momento de concluir los cabos sueltos, como enviar pagos finales a los proveedores, conciliar sus finanzas y realizar un informe posterior al evento junto con su equipo.

Lo que es más importante, le gustaría recopilar comentarios de los invitados. Si usó una aplicación de planificación de eventos con una opción de comentarios, la usaría para hacer preguntas a los asistentes. Esta información lo ayudará a determinar si el evento cumplió con sus objetivos originales y qué impacto, si hubo alguno, tuvo en los asistentes. Luego compartirá esta información con todas las partes interesadas relevantes, por lo que a menudo se planifica un seguimiento adecuado. Las enseñanzas que aprenda lo ayudarán a refinar su planificación para un evento posterior.

Lo que es más importante, le gustaría recopilar comentarios de los invitados. Si usó una aplicación de planificación de eventos con una opción de comentarios, la usaría para hacer preguntas a los asistentes. Esta información lo ayudará a determinar si el evento cumplió con sus objetivos originales y qué impacto, si hubo alguno, tuvo en los asistentes. Luego compartirá esta información con todas las partes interesadas relevantes, por lo que a menudo se planifica un seguimiento adecuado. Las enseñanzas que aprenda le ayudarán a refinar su planificación para eventos posteriores.



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