Cuando organizas un evento, te enfrentas a muchas decisiones importantes. Elegir un lugar perfecto es una de esas decisiones que tendrán el mayor impacto en su evento. Todos los demás factores, como las opciones de catering, la fecha, el número de asistentes y más, se ven afectados por el lugar.
Suena un poco intimidante, pero no tiene que sentirse así. Hemos creado algunas pautas sobre cómo hacerlo mejor y qué considerar cuando busca un lugar.
Cuándo comenzar a buscar un lugar
Cuanto antes mejor. Una vez que comprenda bien los siguientes 3 puntos, puede comenzar su búsqueda: presupuesto, tamaño y espacio.
Intente reservar un lugar al menos 5 meses antes del evento para que tenga tiempo suficiente para plantar otras cosas como folletos de eventos, catering, reserva de música y más.
Qué considerar al buscar un lugar
1. Ubicación
Busque un lugar de acuerdo a su evento. Si se trata de un evento local, puede buscar un lugar a una distancia razonable de las casas o lugares de trabajo de la mayoría de los asistentes. Si los asistentes vienen de fuera de la ciudad, entonces debe buscar un lugar que esté cerca de los hoteles y aeropuertos.
Además, busque qué opciones de transporte local están disponibles para llegar al lugar. Trate de encontrar un lugar de fácil acceso utilizando medios de transporte locales, como autobuses y metro.
Echa un vistazo a Salón Taj ll y eventos espaciales como ejemplo.
2. Estacionamiento
Busque un lugar que tenga un estacionamiento. Si ese no es el caso, busque un lugar que estacione cerca para que los asistentes puedan estacionar sus vehículos fácilmente. Puede reservar estacionamientos cercanos e incluir el precio en los boletos para que los asistentes no tengan que pagar extra cuando estacionen.
3. Capacidad y mínimos
La capacidad es el segundo factor más importante en la selección del lugar que debes considerar cuando buscas un lugar. Si está organizando un gran evento, entonces debe buscar un lugar con capacidad para 500 a 700 personas. Para el evento de tamaño mediano, puede reservar un lugar con una capacidad máxima de 400. Y para eventos pequeños, un lugar con una capacidad de 200 personas sería suficiente.
Depende totalmente del tipo y tamaño del evento y del número de asistentes que invitará a su evento.
4. Servicios y comodidades
Busque servicios como cocina, barman, camareros, área de festivales de música y más. Si el lugar tiene su propia cocina, entonces hace su trabajo un poco más fácil porque no tiene que buscar un servicio de catering. Pero asegúrese de probar todos los artículos para garantizar la calidad de la comida.
Además, busque un lugar que pueda proporcionar servicios como mesas, sillas, instalación en el escenario y más. Algunos lugares tienen una etapa de preconstrucción para eventos musicales y capacidades audiovisuales, si está organizando un festival de música, entonces un lugar como este son las mejores opciones. Puede configurar su equipo y hacer algunos cambios según sus necesidades.
5. Diseño
A pesar de que encontrará un lugar temprano en el proceso de planificación, aún desea tener una idea aproximada de las actividades que incluirá en su evento, las comodidades que necesita y las necesidades de su equipo y asistentes.
Obtenga un plano ilustrado del lugar y camine por el lugar al menos una vez. Tome nota de cosas importantes como las tomas de corriente, la ubicación de los baños, las salidas de emergencia y más. El diseño del plano de planta afectará en gran medida muchos aspectos de su evento, tales como:
El flujo del tráfico
- El tipo de flujo que desea en cada actividad.
- ¿Cómo va a configurar sus mesas y decoración?
- Planifica tus actividades.
- Colocación del bar.
6. Ambiente
Presta mucha atención a la decoración existente del lugar. Si está celebrando un festival de música, entonces necesita un lugar que tenga la insonorización adecuada, un escenario lo suficientemente grande como para acomodar la configuración y un área lo suficientemente grande para que los asistentes disfruten.
7. Costo y flexibilidad en la fecha del evento
Ser flexible en la fecha del evento puede ser una excelente manera de negociar con los lugares. Los propietarios de los lugares quieren completar sus fechas de calendario lo antes posible. Al probar las opciones de 2-3 fechas, es más probable que obtenga un precio con descuento.
Encontrar el evento es la parte más importante de la planificación del evento, pero también es uno de los trabajos difíciles. Siguiendo estas pautas, puede facilitar su tarea. Por lo tanto, asegúrese de invertir su tiempo en la búsqueda de un lugar que se adapte al tema de su evento.