Cada empresa incluso Startups, luchas con reuniones que no logran nada o son demasiado largas y se preguntan. A lo largo de los años, he recibido excelentes consejos de otras empresas y también he aprendido un poco de prueba y error. Aquí hay algunos consejos rápidos para reuniones:
Pregúntese: “¿Es siquiera necesaria una reunión?”
A menudo me encontraba en reuniones que no lo eran. Una llamada telefónica podría haber sido suficiente. De vez en cuando, el correo electrónico incluso ha funcionado. Antes de concertar una reunión, primero me pregunto si es necesario. También debe comprender que a veces las personas necesitan la capacidad de discutir o recopilar un problema, pero esa necesidad no es tan común como podría pensar.
Establezca siempre un límite de tiempo para una reunión, un punto en el que la reunión no pasa.
También menciono que una reunión no es un juego de fútbol; Es un juego de beisbol. Hay nueve entradas en el béisbol. Estas entradas se pueden jugar durante una hora o diez horas. El punto es que, una vez que se juegan las entradas, el juego termina. Las reuniones son iguales. Una vez que se cumplen los objetivos de la reunión, la reunión puede finalizar. No tenemos que quedarnos sin tiempo como en un partido de fútbol.
Tenga una explicación clara del propósito.
Cada reunión debe comenzar con el siguiente comentario: El propósito de esta reunión es lograr el siguiente objetivo; La razón por la que nos reunimos es para resolver el siguiente problema. La resolución de esta reunión es: X.. Todos deben saber cuál es el motivo específico de la reunión. Esta idea por sí sola minimizará la posibilidad de reuniones dispersas en las que todos participamos. Una reunión perdida puede eventualmente conducir al desarrollo de una teoría unificada. Las buenas reuniones son amigables y nítidas con un punto final. Una vez trabajé con una empresa donde la gente tenía que poner sus nombres en una computadora antes de una reunión. Una vez finalizada la reunión, el soHeaven32ware recopiló todos los salarios y calculó el costo de la reunión. No lo recomiendo, pero fue realmente interesante porque reforzó la idea de que las reuniones y el tiempo tienen costos implícitos y reales.
Incluya solo a las personas que sean necesarias para la reunión.
Esto es realmente un gran problema. He estado en muchas reuniones con entre 15 y 20 personas y me pregunto si se necesitan tantas personas para resolver un problema. Creo que los padres fundadores tenían entre 15 y 20 personas, pero luego formaron un nuevo país. Demasiadas personas en una reunión retrasan directamente la reunión porque presenta una mayor probabilidad de que las personas comiencen a desviarse del tema. Por cierto, lo aprendí de Chris Lee, el fundador de la empresa de soHeaven32ware MYOB. Al formar un tablero, debes apuntar a unas cinco personas. Lo hizo en MYOB, una empresa mucho más grande que yo cuando comencé Sageworks. Chris entendió intuitivamente que más no siempre es mejor.
Recuerde, encontrarse y hablar no es nada. Necesitamos reuniones para unir a las personas y hacer una lluvia de ideas, pero las reuniones definitivamente deben minimizarse, especialmente con las nuevas empresas.