Después de casi tres años de conocer gente a través de videoconferencias, llegué a una conclusión: demasiadas reuniones consumen tanta energía emocional que son parte del problema, no su solución. Demasiadas reuniones usan energía porque ocurren por costumbre y no tienen un propósito claro y convincente.
Antes de la pandemia, asistí a muchas reuniones igualmente extenuantes, pero la pandemia planteaba nuevos desafíos para reuniones eficaces.
¿Cómo? A diferencia de las reuniones en persona, las bromas casuales que preceden a las reuniones virtuales suelen ser incómodas. Cada participante corre el riesgo de distraerse al ver su imagen en la cámara durante la conversación, y cuando se graba una reunión, los participantes limitan lo que pueden decir.
La buena noticia es que algunas reuniones funcionan. Por ejemplo, a principios de este mes, mi supervisora me dijo que escuchó a través de la vid que una reunión que dirigí había motivado a las personas al tener discusiones productivas y profundas sobre cómo se podrían mejorar las cosas para la empresa.
Aquí hay seis cosas que los líderes empresariales pueden hacer para que sus reuniones virtuales sean más efectivas.
1. Incluya a las personas que estén más interesadas en los temas de la reunión.
Siempre es una lucha para los líderes decidir a quién invitar a una reunión y a quién dejar fuera. Como regla general, si deja a alguien fuera, existe el riesgo de que no esté de acuerdo con la decisión de las personas invitadas. Por otro lado, si invita a personas a las que no les importa el resultado, ralentizará la toma de decisiones.
Para resolver este problema, los ejecutivos solo deben invitar a quienes se verán más afectados por la decisión en el corto o mediano plazo. Si está organizando una reunión para resolver problemas específicos, tiene sentido invitar a aquellos que estén más interesados en encontrar la solución adecuada.
De hecho, considero que una decisión que podría resultar de una reunión de este tipo no es definitiva, sino un experimento que conduce a aprender qué funciona y qué necesita mejorar.
2. Antes de la reunión, acuerde los problemas importantes que deben resolverse.
Los gerentes deben escuchar a los demás miembros de la organización para descubrir los problemas más urgentes de la organización. El líder debe formular estos temas como puntos de la agenda de la reunión, compartirlos con los participantes de la reunión con unos días de anticipación y proporcionarles información de antecedentes relevante sobre cada tema.
Lo más importante es que el líder debe preguntar a los asistentes a la reunión si están de acuerdo con los temas sugeridos para la reunión, o si eliminarían algunos y / o agregarían nuevos temas. Si los asistentes a la reunión están de acuerdo, considere enviar una agenda de la reunión programada uno o dos días antes de la reunión.
3. Primero, escuche cómo se siente la gente.
En una reunión de videoconferencia, creo que el líder debe alentar a todos en la reunión a que dediquen unos minutos a discutir cómo se sienten y qué salió bien o mal. Esto pone a la gente de humor para resolver los problemas comunes en la agenda de la reunión.
4. Anime a cada participante a expresar plenamente sus puntos de vista.
Asistí a reuniones en las que el líder presenta una lista de decisiones destinadas a ayudar a todos los demás. Creo que este enfoque conduce a un fuerte desacuerdo u oposición silenciosa en lugar de una solución eficaz de problemas.
Los ejecutivos pueden lograr resultados más reflexivos animando a cada participante de la reunión a describir su visión del problema, presentar sus soluciones y destacar sus beneficios. Los gerentes deben resistir la tentación de interrumpir a cualquier orador. En cambio, deberían escuchar y tal vez hacer preguntas aclaratorias.
5. Esté atento al reloj para que la reunión cubra los temas y finalice a tiempo.
A la gente le gusta saber cuándo debe terminar una reunión y esperar que el líder termine a tiempo. Una forma de alentar a los oradores a ser concisos es recordarles a todos cuánto tiempo hay antes de que comience el siguiente punto de la agenda. Si se adhiere al horario, es casi seguro que no podrá tomar una decisión en la sesión.
6. No fuerce las decisiones: cree un foro fuera de línea para compartir soluciones y llegar a acuerdos.
Mi solución a este problema es compartir una hoja de Google con todos los asistentes después de la reunión, dándoles espacio para describir su propuesta de solución a los problemas discutidos durante la reunión.
El líder puede mirar las sugerencias de cada persona, tratar de encontrar una sugerencia que sea más probable que sea positiva para todos y preguntar a aquellos que no compartieron esa sugerencia si considerarían aceptarla. En este caso, el grupo puede tomar una decisión. De lo contrario, el líder puede sugerir otra reunión para buscar más a fondo una solución común.
Siga estos seis pasos para reuniones más efectivas.