Si desea ser más productivo, eficaz y hacer las cosas realmente importantes, deténgase en los puntos de decisión durante unos cinco minutos varias veces al día y piense realmente en la mejor manera de gastar su energía mental y su tiempo.
Ese consejo viene de Josh Davis, científico senior en Instituto Mentora y autor de Dos grandes horas. ¿Por qué es tan importante detenerse y pensar durante cinco minutos? Como explica Davis, nuestros cerebros son realmente buenos para conservar su propia energía. Esto no es algo malo: ahorrar energía mental nos da más fuerza para resolver problemas difíciles cuando es necesario y sin duda nos ha ayudado a sobrevivir durante milenios. Pero sí significa que la gran mayoría de nuestras actividades diarias son tan rutinarias que realmente no pensamos en ellas.
Toma el cepillado de los dientes. No sé ustedes, pero me pasa algo como esto: pongo pasta de dientes en mi cepillo de dientes y lo enciendo, siempre comenzando mi rutina de limpieza en la esquina superior derecha de mi boca. Tres minutos más tarde, el cepillo de dientes se apaga solo y mis dientes están limpios, pero realmente no puedo recordar cómo sucedió eso. Es un proceso completamente automático que ocurre casi inconscientemente mientras mi conciencia vaga hacia mi proyecto o planes de fin de semana.
No todo lo que hacemos es completamente automático, pero casi todo, desde revisar nuestros correos electrónicos hasta almorzar y escribir una sugerencia o un artículo como este, sucede por costumbre y por un camino nervioso muy transitado. Tu cerebro usa estas vías para repetir tareas que hiciste anteriormente sin pensar demasiado o sin tomar decisiones. Esto significa que una vez que comience algo, es probable que continúe hasta que termine la rutina o se vea obligado a dejar de fumar, tal vez porque tiene una cita o alguien lo interrumpió. Si nada lo detiene, tal vez tres horas después, de repente, mira su reloj y descubre que ha estado pasando todo ese tiempo respondiendo correos electrónicos en lugar de escribir el discurso que podría convertirlo en un gran cliente y que prometió enviarlo hoy.
Por qué los puntos de decisión son importantes.
Si esto le suena familiar, Davis tiene una sugerencia para usted. Identifica tu punto de decisión y aprovéchaloS.– esos pocos momentos en un día en los que no puede hacer un trabajo de rutina y tomar decisiones inteligentes sobre la mejor manera de pasar su próxima vez. ¿Cuándo suceden estos momentos? Uno de esos momentos es antes del trabajo al comienzo del día. Cuando haya completado una tarea y antes de comenzar una nueva. Cuando regrese a su escritorio después de un descanso. Y cada vez que te interrumpen, lo que puede que no te guste, pero que Davis describe como un “regalo”.
Desafortunadamente, es un regalo que quizás quieras devolver. Cuando alguien interrumpe nuestro flujo de trabajo, la mayoría de nosotros no dice “gracias”. En cambio, nos ponemos de mal humor. Nos apresuramos a volver a lo que hicimos e intentamos retomar donde lo dejamos, también porque la sensación de ser arrancados de nuestra rutina y la sensación de no lograr nada es muy incómoda. Lo mismo suele ocurrir cuando terminamos una tarea.
Es durante esos momentos en los que estás fuera de la rutina cuando te vuelves más consciente, dice Davis. Por lo general, esto significa que conoce todas las tareas que aún no ha completado. Puede ser una sensación incómoda. “La mayoría de las personas que conozco se ponen ansiosas o se sienten culpables cuando tienen muchas cosas en su plato cuando descubren que el tiempo pasa sin hacer ningún progreso”, escribe Davis. “Precisamente porque nuestros puntos de toma de decisiones pueden ser incómodos, tendemos a superarlos rápidamente”. Es una lástima, dice, porque si te apresuras directamente a la siguiente tarea sin pensar realmente en ello, aumentas la probabilidad de perder tiempo y esfuerzo en algo que no es realmente importante o no hacer el mejor uso de tu tiempo.
“Ajá. Este es un punto de decisión.”
Entonces, ahora mismo, haga algunos planes sobre cómo manejará su próximo punto de decisión. El primer paso importante es reconocer el momento en que sucede. Algo te interrumpió, o acabas de terminar una reunión y de repente estás inactivo. Lo más probable es que usted también esté completamente alerta. Detente y di para ti mismo: “Ajá. Este es un punto de decisión”.
Ahora planifique pasar algún tiempo en este punto de decisión, en este estado de alerta, tal vez hasta cinco minutos. Esto puede parecerle mucho, pero como dice Davis, incluso un día realmente bueno tiene como máximo diez puntos de decisión. Si se tomara cinco minutos para cada uno, solo dedicaría 50 minutos a cada uno de ellos. Esta es una inversión muy valiosa para recuperar el control consciente sobre su propio tiempo.
¿Qué debes hacer durante esos cinco minutos? Empiece por alejarse un poco más de su trabajo, literalmente. Levántese y aléjese de su escritorio y tal vez de su oficina. Sal al aire libre por un minuto o dos si puedes y respira un poco de aire fresco. Compruebe cómo se siente físicamente y aborde estas necesidades, por ejemplo, tome un vaso de agua o estire los hombros.
Ahora pregúntese: “¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento?” Y realmente piensa en la respuesta. Quizás sea el momento adecuado para abordar este gran proyecto nuevo que sigues posponiendo. O tal vez no porque tiene una reunión en 30 minutos que no le deja suficiente tiempo para hacer un progreso significativo. Si es tarde en el día y se siente cansado, este podría ser un buen momento para comenzar a realizar las tareas cotidianas, como responder correos electrónicos o completar el papeleo. O tal vez aún es temprano, se siente fresco y tiene aproximadamente dos horas sin otras obligaciones por delante. Este es el momento perfecto para sumergirse en algo importante y desafiante que requiere su mejor creatividad.
Solo usted puede saber cuál de estas respuestas es la correcta y qué tarea aprovecha al máximo su tiempo y energía mental que tiene en este momento. Pero al tomarse unos momentos para sentarse con la incomodidad de no hacer nada y pensar realmente en qué hacer a continuación, se está dando la oportunidad de ser lo más productivo y eficaz posible en ese momento. Vale la pena cinco minutos de tu tiempo.