Escucho muchos podcasts de productividad y una de las cosas que surgen con frecuencia es el seguimiento del tiempo. La idea es que las personas usen aplicaciones y servicios que les permitan realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedican a diferentes tareas a lo largo del día. Mucha gente que he escuchado defender jura que los hará más productivos.
Lo extraño es que el seguimiento del tiempo suele ser algo que hace un empleador para realizar un seguimiento de cómo sus empleados gastan su tiempo. Con eso en mente, se parece mucho a la microgestión, por lo que era francamente confuso que todos quisieran imponerse esto a sí mismos.
Por supuesto, creo que muchas de estas personas son muy inteligentes, por lo que parecía algo que valía la pena probar antes de juzgar. Así que lo hice.
Durante tres meses seguí todo lo que hacía. Configuré una cuenta con un servicio llamado Toggl e instalé una aplicación llamada Timery en mi iPhone. Por cierto, Timery es una pequeña aplicación genial de un desarrollador independiente que, si tuviera la tendencia a realizar un seguimiento de mi tiempo todo el tiempo, sería una buena opción. Mi problema no es con la aplicación, sino con la idea de registrar el tiempo.
Por cierto, hay dos excepciones. La primera es cuando realmente necesita realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes proyectos para los clientes. Por ejemplo, si es abogado. O si eres una agencia creativa que cobra tu tiempo. En este caso, no está haciendo esto para evaluar su tiempo para ser más productivo, sino para que le paguen. Como regla general, siempre debe hacer lo necesario para que le paguen.
La otra excepción es cuando descubre que simplemente no puede organizarse o hacer todo lo que necesita hacer en su flujo de trabajo normal. Si es así, probablemente valga la pena llevar un registro de su tiempo durante una semana para que pueda ver cómo lo está gastando realmente. Esto le dará una métrica base que puede usar para averiguar dónde realizar cambios.
Si no encaja en ninguno de estos grupos, el seguimiento del tiempo está creando demasiados gastos generales digitales en comparación con lo que obtiene de él. Para mí, simplemente no está haciendo lo suficiente para compensar la carga administrativa adicional que agrega a mi vida.
Esto realmente tiene tres problemas:
Problema 1: ¿Qué nivel de detalle desea alcanzar?
Uno de los primeros problemas que enfrenté fue decidir qué nivel de detalle perseguir. ¿Debo realizar un seguimiento en función de categorías generales como “Redacción”, “Investigación”, “Ponerse al día con el correo electrónico”? ¿O tengo que ser más específico sobre lo que escribo o investigo o lo que sea? Además, ¿qué pasa si envío un correo electrónico a una fuente sobre una historia que estoy investigando?
Averiguar qué nivel de detalle seguir fue lo más frustrante, especialmente porque es casi impo sible volver más tarde y desglosar las cosas con más detalle. Al mismo tiempo, es igualmente difícil intentar anticipar todas las formas posibles de realizar un seguimiento de lo que está haciendo.
Problema 2: Solo es valioso si realmente lo haces para todo.
Si desea obtener algo útil de los datos que genera mediante el seguimiento de su tiempo, debe realizar un seguimiento de todo. Esto incluye el momento en el que realmente no está haciendo mucho. De lo contrario, los datos recibidos no le darán una imagen real de cómo está gastando su tiempo.
Nuevamente, esto vuelve al nivel de detalle que desea rastrear. La cuestión es que la posibilidad muy pequeña de que recuerde hacerlo por cualquier cosa, lo que hace que todo sea un ejercicio bastante frustrante, tratando de recordar una cosa más que tiene que hacer cada vez que hace algo.
Problema 3: Nadie quiere ser microgestionado, incluso cuando está solo.
Ese podría ser el mayor problema de todos: que simplemente no es sostenible para cualquiera que no necesariamente tenga que hacer un seguimiento de su tiempo. Para todos los demás, simplemente se siente como microgestionar su día. No sé ustedes, pero tengo bastante que hacer sin molestarme en ver si he pensado en llevar un diario de todas estas cosas.
Ese era realmente el problema. Se necesitan semanas para desarrollar realmente un hábito de seguimiento del tiempo. Incluso después de tres meses, todavía tenía que retroceder y calcular cuánto tiempo había pasado en algo desde que olvidé poner en marcha un temporizador.
Creo que el argumento es que al final de una semana tiene un valor existencial poder ver un informe sobre lo que realmente hizo. Eso es cierto hasta cierto punto, pero creo que hay una mejor manera.
Hay un sistema mejor.
En cambio, estoy usando un sistema bastante simple. Mantengo una lista de las cosas que debo hacer. Luego les doy plazos.
Esto es diferente del seguimiento del tiempo, que se siente reactivo. Simplemente no quiero trabajar ni vivir así. Este sistema se siente intencional. En lugar de esperar un informe para ver cómo he gastado mi tiempo, simplemente decido cómo quiero gastar mi tiempo y luego lo pongo en el calendario.
En lugar de decir: “Me pregunto cuánto tiempo dediqué a realizar todas estas tareas diferentes”, esencialmente estoy diciendo: “Tengo tanto tiempo para ello.
He sido un gran tipo de “escribir una lista en una hoja de papel” durante mucho tiempo. Y todavía lo hago. Mantengo una lista de tareas importantes y agrego todas las cosas que surgen durante el día. Luego los agrego a mi calendario usando algún tipo de horario de bloque. Me encanta la aplicación Things porque puedo organizar fácilmente las cosas por proyecto y establecer fechas límite que me recuerden cuándo es el momento de trabajar en las cosas.
Para pequeñas tareas aleatorias, hay un bloque de tiempo en el programa para todas estas. Aún mejor, si quiero agregar algo a mi lista que demore menos de dos minutos en completarse, simplemente lo hago. Honestamente, es sorprendente lo mucho que puede lograr cuando se fija una fecha límite.