Si su equipo no se reúne en persona, la posibilidad de malentendidos o comunicación inadecuada aumenta significativamente. Los gerentes pueden encontrar que no se están llevando a cabo conversaciones importantes porque las personas temen plantear temas controvertidos o difíciles por teléfono, correo electrónico o reuniones en línea. Las conversaciones asincrónicas hacen que la colaboración sea más difícil y menos creativa. Perdemos el subtexto y los beneficios del lenguaje corporal cuando trabajamos a través de videoconferencias, correo electrónico y Slack. Como resultado, se incumplen los plazos, su equipo se siente desconectado y los errores son más difíciles de detectar temprano.
A medida que más empresas adoptan un enfoque híbrido y se adaptan a una fuerza laboral que trabaja tanto en la oficina como de forma remota, las habilidades de comunicación sólidas son vitales.
Encuesta de trabajo remoto de EE. UU., publicado por PwC en enero de 2021, encontró que más de la mitad de todos los trabajadores de oficina preferirían trabajar de forma remota al menos tres días a la semana. La mayoría sigue viendo el beneficio de ir a la oficina para colaborar con los miembros del equipo y entablar relaciones. Si bien las empresas han mejorado a la hora de ayudar a los trabajadores remotos, los empleados aún ven margen de mejora. Hay tres pasos específicos que su empresa puede tomar para mejorar la efectividad y satisfacción de sus trabajadores remotos:
1. Establezca expectativas claras sobre cuándo los empleados deben estar disponibles para trabajar.
Para muchos empleados, una de las mayores ventajas de trabajar de forma remota es la flexibilidad que tienen para administrar sus horas de trabajo. Pero los gerentes también necesitan saber que su equipo está disponible y asistiendo a reuniones importantes. La comunicación clara sobre si su equipo necesita estar en la oficina en ciertos días o disponible en ciertos momentos del día les da la libertad de crear sus horarios mientras le asegura que están disponibles cuando más los necesita.
2. Discuta la carga de trabajo con su equipo para asegurarse de que sea manejable.
Cuando todo su equipo está en la oficina, es un poco más fácil realizar un seguimiento de la carga de trabajo de todos. Puedes ver quién está confundido e intervenir, incluso si no te lo mencionan. Pero cuando parte de su equipo trabaja de forma remota, es mucho más difícil medir la carga de trabajo. Es fácil asumir que están gestionando todo bien, por lo que les asignas más tareas. El problema es que no todo el mundo se pone en contacto cuando se siente abrumado por el trabajo. Muchos de nosotros pensamos que deberíamos poder manejar la carga de trabajo, sin importar cuán abrumadora sea, y no queremos parecer incapaces. Por lo tanto, programe una cita cada semana para una reunión cara a cara con cada miembro de su equipo (especialmente aquellos que trabajan de forma remota) para comprender su carga de trabajo actual y ayudarlos a sobrellevar la situación. Debe estar atento a sus conversaciones con empleados remotos, ya que no se benefician de las discusiones espontáneas y los registros en la oficina.
3. Informe a su equipo y cree oportunidades para conectarse.
Los trabajadores remotos pueden sentirse aislados. En un entorno de oficina, las relaciones se crean cuando compartimos lo que hemos hecho durante el fin de semana o reunimos nuestros programas de televisión favoritos. Las amistades en el lugar de trabajo se consolidan cuando celebramos cumpleaños, almorzamos juntos o vamos a la hora feliz en grupo. Pero cuando su equipo es remoto, las formas típicas de conectarse no están disponibles. Esta falta de conexión puede crear distancia entre las personas. También puede ser más difícil saber cuándo uno de sus compañeros de trabajo tiene problemas. Comuníquese con su equipo al menos una vez al mes para ver cómo les está yendo. Además, haga un plan para fomentar la camaradería entre sus compañeros de trabajo. Puede organizar un evento social en línea como una pausa para el café o una cena grupal cuando su equipo esté en el lugar.
Todo el mundo quiere ser importante y formar parte de la conversación. Si las políticas, los procedimientos o las expectativas cambian, asegúrese de comunicar claramente esos cambios. La transparencia es una parte importante para apoyar a su equipo y generar confianza. Y cuando le preguntas a alguien cómo te va, no tomas “bueno” por respuesta. Haga una pregunta de seguimiento: ¿Se enfrenta a desafíos? ¿Cómo puedo apoyarte? ¿Necesitas ayuda con algo hoy? La persona al otro lado de estas conversaciones se sentirá atendida por usted y la organización. Sentirse escuchado y escuchado puede tener un gran impacto. Nadie está motivado para trabajar para una empresa que no parece preocuparse por ellos como persona o incluirlos en la conversación.
Pero la buena comunicación no es una calle de un solo sentido.
A menudo, los empleados no plantean preocupaciones a su gerente porque no saben cómo hablar sobre temas difíciles. Saber cómo tener conversaciones difíciles sobre cargas de trabajo estresantes, fechas límite incumplidas o clientes insatisfechos conduce a un entorno de trabajo positivo y atractivo. Es una herramienta comercial importante que no se puede subestimar ya que las implicaciones son de gran alcance. La comunicación limitada conduce a una fuerza laboral desconectada, lo que en última instancia afecta los resultados del negocio. Si bien tiene fuertes habilidades de comunicación, como las de El protocolo de comunicaciónMejorar el trabajo en equipo, la productividad y la rentabilidad.
Ya sea que su empresa sea completamente virtual o una de las muchas que presentan una política de oficina en el hogar más flexible, es importante comunicar claramente las políticas y expectativas de los empleados que trabajan en la oficina y en ubicaciones remotas. Conectarse con cada empleado y ofrecer transparencia incluso cuando se enfrenta a la incertidumbre le asegurará a su equipo que son importantes. Es un modelo a seguir que promueve la comunicación abierta y crea un entorno de confianza. Y la confianza es fundamental para que una empresa prospere en el entorno empresarial actual.