La compra de los productos y servicios que una empresa necesita para respaldar sus operaciones diarias suma miles de decisiones individuales, desde un trabajador remoto que selecciona un teclado de computadora hasta un experto en materiales que contrata proveedores. Mantener el negocio en funcionamiento requiere políticas y procesos de adquisiciones establecidos por un director de adquisiciones (CPO) y un equipo que “alinee sus decisiones con los objetivos de la empresa, reaccione a los cambios con rapidez y sea lo suficientemente ágil como para garantizar que una empresa tenga los productos adecuados en el momento adecuado”. tiempo”, dice Rajiv Bhatnagar, director de producto y tecnología de negocio amazónico.
Al mismo tiempo, dice, la digitalización de la cadena de suministro ha creado “una jungla de datos”, lo que desafía a las adquisiciones a “recopilar conocimientos, identificar tendencias y detectar anomalías” con una velocidad récord. La buena noticia es que las herramientas de análisis avanzado pueden abordar estos obstáculos y establecer un enfoque de adquisiciones simplificado y basado en datos. Agregar la gran cantidad de datos producidos por las adquisiciones empresariales (y capacitar a los equipos de adquisiciones para que reconozcan y actúen sobre patrones en esos datos) permite velocidad, agilidad y una toma de decisiones más inteligente.
Los ejecutivos de hoy recurren cada vez más a los datos y el análisis para permitir una mejor toma de decisiones en un clima empresarial desafiante y que cambia rápidamente. Los equipos de adquisiciones no son una excepción. De hecho, el 65% de los profesionales de adquisiciones informan tener una iniciativa destinada a mejorar los datos y el análisis, según Informe de la Agenda CPO 2023 del Grupo Hackett .
Y por una buena razón: los análisis pueden mejorar significativamente la visibilidad de la cadena de suministro, mejorar el comportamiento de compra, fortalecer las asociaciones de la cadena de suministro e impulsar la productividad y la sostenibilidad. Así es cómo.
Obtener visibilidad total de la actividad de compras
Obtener una visión completa de las adquisiciones de una gran organización es un desafío. “Las personas involucradas en el proceso de adquisiciones en diferentes niveles y con diferentes objetivos necesitan conocer todo el proceso”, dice Bhatnagar. Pero eso no es fácil dadas las capas y capas de datos que administran los equipos de adquisiciones, desde detalles de facturas individuales hasta precios fluctuantes de proveedores. Lo que complica aún más las cosas es el hecho de que estos datos existen tanto dentro como fuera de la organización de adquisiciones.
Afortunadamente, las herramientas de análisis brindan una mayor visibilidad de las adquisiciones al consolidar datos de innumerables fuentes. Esto permite a los equipos de adquisiciones extraer el conjunto más completo de información de adquisiciones en busca de “oportunidades de optimización”, dice Bhatnagar. Por ejemplo, los equipos de adquisiciones con una visión clara de los datos de su organización pueden descubrir una oportunidad para reducir la complejidad consolidando proveedores o pasando de realizar pedidos pequeños repetidos a compras al por mayor más rentables.
Identificar patrones y responder rápidamente
Cuando se integran y analizan cuidadosamente a lo largo del tiempo, los datos de adquisiciones pueden revelar patrones significativos: indicaciones de comportamientos de compra en evolución y tendencias emergentes. Estos patrones pueden ayudar a identificar categorías de productos con gastos superiores a lo normal, objetivos incumplidos para cumplir con los compromisos de los proveedores o un patrón de retrasos en un suministro comercial esencial. El resultado, dice Bhatnagar, es información que puede mejorar la gestión presupuestaria al permitir a los profesionales de adquisiciones “controlar el gasto deshonesto” y modificar el comportamiento de compra de una empresa.
Además de resaltar los gastos difíciles de manejar, los datos sobre adquisiciones pueden ofrecer una visión del futuro. Hoy en día, el mundo se mueve a un ritmo vertiginoso, lo que exige que las organizaciones reaccionen rápidamente a las circunstancias comerciales cambiantes. Sin embargo, sólo el 25% de las empresas dicen que son capaces de identificar y predecir las interrupciones del suministro de manera oportuna “en gran medida”, según Encuesta global de CPO 2023 de Deloitte.