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Los informes de gastos han existido desde 1775 (si haces los cálculos, son 246 años) y, para ser honesto, no ha cambiado mucho desde entonces. Por ejemplo, todavía son abismales de hacer, requieren una cantidad excesiva de tiempo y recursos, y la mayoría de las veces, están plagados de errores y desperdicios. Solo las palabras “informe de gastos” te hacen temblar.
Hay 31 millones de pequeñas empresas en los Estados Unidos. Eso significa que hay 31 millones de formas de brindar a los propietarios de pequeñas empresas, sus empleados y sus contadores una experiencia mejor y más intuitiva creada solo para ellos. Lo cual, por cierto, debería ahorrarles tiempo, dinero y dolores de cabeza.
Cuánto le cuestan a su empresa los informes de gastos
De acuerdo con la Asociación mundial de viajes de negocios, el informe de gastos promedio de un viaje de negocios para un profesional de finanzas toma 20 minutos a un costo promedio por informe de $58. Además, el 19% de los informes de gastos tienen errores que tardan un promedio de 18 minutos en corregirse y cuestan $52 por informe corregido.
Para una pequeña empresa que solo procesa 1000 informes de gastos por año, el costo real de procesar esos informes (incluida la resolución de problemas) es de $67 880 y aproximadamente 390 horas de mano de obra. El costo varía mucho de una compañía a otra y, para muchas, esa cifra supera el medio millón de dólares y miles de horas de edición manual de informes y corrección de errores.
Ver también: Cómo las empresas avanzan hacia el futuro sin papel
Cómo la eliminación de informes de gastos puede afectar el control de gastos
Otro problema importante con el fiasco del informe de gastos es que las empresas están comenzando a perder el control sobre cómo se gastan sus dólares. Cuando los empleados usan su tarjeta personal para gastos comerciales o tarjetas de crédito corporativas ilimitadas, las cosas pueden complicarse.
A los gerentes y contadores no les gusta confrontar a los empleados con reembolsos cuestionables, y los empleados se frustran cuando tienen que usar sus tarjetas personales para pagar los gastos en nombre de la empresa. Las pequeñas empresas en particular se ven afectadas.
Hablamos con la propietaria de un estudio de yoga durante nuestra investigación de mercado que dijo que ha luchado durante 25 años para rastrear constantemente los recibos y averiguar qué gerente del estudio gastó cuánto en qué. Pensó que debía haber una aplicación o una solución para esto, pero aún no ha encontrado ninguna.
Alternativas realistas a los informes de gastos para empresas sin mucho dinero
Hay varias plataformas de gestión de gastos (incluida la nuestra) que pueden eliminar los informes de gastos de varias formas:
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Emisión de tarjetas corporativas con presupuestos preestablecidos y funciones de control de gastos
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Permita que los empleados carguen imágenes de recibos en el punto de venta mediante una aplicación móvil.
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Cotejo de recibos automatizado y categorización de transacciones
Sin embargo, estas funciones estaban fuera del alcance de la mayoría de las pequeñas empresas, lo que les obligaba a seguir dependiendo de informes de gastos manuales obsoletos que les costaban brazos y piernas ocultos. Esto se debe a que la mayoría de las empresas en la industria de gestión de gastos solo se han centrado en corporaciones más grandes, corporaciones y nuevas empresas respaldadas por empresas que cuentan con el respaldo de inversores bien financiados.
Las soluciones actuales del mercado excluyen a muchas pequeñas empresas con verificaciones de crédito intensas, gastos mínimos, procesos de incorporación largos y confusos y, a veces, tarifas altas. Esto ha llevado a los propietarios de pequeñas empresas y sus contadores a utilizar métodos manuales de informes de gastos o encontrar una manera de invertir en tecnología comercial inflada que es costosa y demasiado complicada.
Esta evidente brecha en el mercado nos motivó a crear algo BorrarGastar – una plataforma de administración de gastos gratuita, simple pero sólida que pone estas capacidades de administración de gastos automatizadas en manos de las pequeñas empresas que las necesitan.
Pensamos en nuestros clientes como personas cuyos escritorios, mesas de conferencias e incluso mesas de comedor están cubiertas con montones de recibos arrugados e informes de gastos exhaustivos. Nuestro sueño es liberar ese espacio y devolver un tiempo valioso para que las pequeñas empresas puedan concentrarse más en lo que aman hacer.
Ver también: Administrar tarjetas de crédito para pequeñas empresas
Las pequeñas empresas necesitan un campeón de gestión de gastos
Los propietarios de pequeñas empresas y sus contadores están frustrados con el estado actual del mercado de soHeaven32ware de gestión de gastos. Es por eso que estamos dirigiendo el enfoque de nuestra empresa hacia ellos, para ayudar a los propietarios de las PYMES (y sus contadores) finalmente a sacar esos papeles de sus escritorios y volver a lo que más les importa.
Para las empresas grandes y pequeñas, los informes de gastos tienen que seguir la ruta de la máquina de fax y la máquina de escribir, algo que a la gente no le suele gustar recordar como el equipo de oficina obsoleto que es.
Jeff White es el CEO de BorrarGastar. Tiene más de 20 años de experiencia en la industria de pagos y finanzas integradas. Anteriormente, Jeff se desempeñó como vicepresidente y gerente general de pagos en ProfitSolv, donde fue responsable de supervisar la estrategia de finanzas integradas. Anteriormente, fue Director de Ingresos en Rocket Matter, que fue adquirida por Greater Sum Ventures.