Qué tener en cuenta al planificar un evento y elegir un lugar en KL

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Ya sea que esté organizando una boda pequeña e íntima u orquestando un lujoso seminario de negocios, la planificación de eventos es una tarea enorme.

También es estresante. Como planificador de eventos, desea asegurarse de que cada detalle sea perfecto, desde el arreglo floral hasta la lista de reproducción de música y el servicio de comidas.

Por lo tanto, elegir un lugar con características y comodidades precisas puede facilitar el proceso de planificación.

Nos hemos asociado con Colony para crear una guía que pueda ayudarlo a garantizar que sus bases estén cubiertas al elegir un lugar de KL.

1. Tamaño del lugar

Este es probablemente el factor más importante al elegir un espacio para eventos, ya que desea que sus invitados se alojen cómodamente.

Cuando obtienes comida, debes establecer una línea de buffet. Al organizar el lanzamiento de un producto, debe haber suficiente espacio para que las personas experimenten los productos por sí mismos.

microsoft Lanzamiento de superficie en The Ballroom @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Colonia

¿Le gustaría tener un área de espera donde sus invitados puedan reunirse antes de asistir al evento principal? Este elemento de sorpresa podría ser recordado por los participantes.

¿Se pararán o se sentarán? ¿Necesita mesas de comedor, mesas de bar o incluso una pista de baile? Seis pies cuadrados por persona es una buena regla general para una multitud de pie.

En general, se debe proporcionar suficiente espacio en el piso para toda la experiencia. Planificar el flujo de tráfico del evento puede ayudarlo a visualizar esto.

Taller de pintura de flores en The Lounge @ Colony KLCC / Crédito de la foto: Colony

También ayuda si los lugares pueden darte recomendaciones sobre cuántas personas pueden acomodar.

Por ejemplo, Colony hace esto en su sitio web, brindando orientación sobre la capacidad de invitados para la disposición de asientos en cócteles, teatro, banquetes y aulas.

2. Opciones para comer y picar

Un evento de networking empresarial en KL Eco City y 3littlechef exhibiendo sus refrigerios en Castra @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Colony

Algunos lugares ofrecen sus propios paquetes de catering y comidas para completar la ocasión. Las tarifas generalmente se basan en el número de participantes.

Los lugares sin instalaciones de cocina pueden tener asociaciones con empresas de catering que puede reservar. Por ejemplo, Colony trabaja con proveedores externos que pueden proporcionar canapés y bocadillos para sus espacios para eventos.

Por supuesto, organizar sus propias opciones gastronómicas para eventos más íntimos también es una opción. Puede organizar una comida compartida con los invitados o cenar en restaurantes cercanos si su evento es en una ubicación central.

El lugar de glamping de lujo Castra @ Star Boulevard KLCC incluso tiene un área de barbacoa para uso de los asistentes al evento / Crédito de la foto: Colony

A la hora de comer, la estructura y la limpieza también son importantes.

¿Su lugar tiene un equipo de servicio? Si es así, ¿qué cargos adicionales tendría que esperar?

Si su sede no proporciona estos servicios, deberá contratar a su propio personal de servicio o buscar voluntarios.

3. Entorno y ambientación de la habitación

Si cierras los ojos e imaginas el gran día, ¿qué estado de ánimo irradias? ¿Romántico y elegante, acogedor e íntimo, al aire libre y natural u opulento glamour de salón?

Lanzamiento del producto Nespresso en The Café and Library Area y la boda de Carolyn y Luke en The Rooftop Garden @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Colony

Algunos lugares, como los salones de baile de los hoteles, son más un lienzo en blanco que se puede decorar o desmontar para celebrar una boda o una conferencia de negocios, mientras que otros lugares se decoran fácilmente con diferentes temas.

Ejemplos de lugares ligeramente temáticos incluyen la estética New York Tribeca de Colony en Star Boulevard KLCC, uno de inspiración colonial británica en KL Eco City, o elementos de un club de caballeros en KLCC.

De izquierda a derecha: conserjes clave en Star Boulevard KLCC, KL Eco City y KLCC / Crédito de la foto: Colony

Si está decorando o cree que su lugar temático podría necesitar un poco más de adornos, el bricolaje puede ahorrarle algunos gastos, pero posiblemente dedique más tiempo a cada aspecto.

Si desea una experiencia sin complicaciones, puede trabajar con planificadores de eventos profesionales y sus proveedores asociados.

Colony, consciente de que este es un pedido apreciado por muchos, también ofrece sus propios paquetes con los que el equipo de hospitalidad puede ayudar.

Knot for Two crea el ambiente en Castra @ Star Boulevard KLCC para la propuesta de Andy y Cecilia / Crédito de la foto: Colony

Es bueno recordar que si obtiene servicios de proveedores externos, debe reservarlos con anticipación para que puedan clasificarlo según la disponibilidad.

4. Servicios tecnológicos proporcionados

Algunos eventos grandes, como conferencias, requieren equipos audiovisuales (AV) como micrófonos, proyectores y más.

Tune Protect lanza un nuevo producto en The Lounge @ KL Eco City / Crédito de la foto: Colony

Del mismo modo, para una fiesta de compromiso o una boda, desea un buen sistema de sonido para un discurso, karaoke o evento de baile.

Y dado que todos se divierten, las cosas pueden ponerse ruidosas a veces.

Por lo tanto, desea que el lugar tenga buenos paneles de insonorización y buena acústica para que no se moleste a los demás ocupantes del edificio.

Además, algo que se pasa por alto fácilmente es la disponibilidad de Wi-Fi gratis; de lo contrario, ¿cómo van a estar entusiasmados tus invitados con tu evento en las redes sociales?

Conseguir equipos audiovisuales puede ser difícil si no sabe dónde buscar. Por lo tanto, es mejor preguntarle al proveedor del lugar si tiene alguna sugerencia o su propio equipo que pueda alquilar.

5. Disponibilidad de estacionamiento para conductores

Conducir un automóvil es un lugar común para los habitantes de la ciudad. Y al elegir un lugar, la disponibilidad de estacionamiento es importante. Después de todo, usted no quiere que sus invitados se estresen porque tienen que luchar para encontrar un lugar para estacionar.

Cuando organiza una celebración familiar, los invitados suelen compartir el viaje. Por ejemplo, puede estar esperando a 50 familiares, pero vienen en solo 15 autos. En este caso, el estacionamiento es un problema menor.

El equipo de Colony en su fiesta de Navidad de 2019, organizada en Castra @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Colony

Supongamos que está organizando un seminario de empresa extravagante. Si los huéspedes no utilizan los servicios de e-hailing o el transporte público, es probable que conduzcan sus propios automóviles.

El lugar que seleccione requerirá un amplio estacionamiento y, preferiblemente, un sótano o un espacio de estacionamiento cubierto para adaptarse a las inclemencias del tiempo.

La validación de boletos de estacionamiento también es algo que podría considerar trabajar con su proveedor de eventos, ya que es algo que los invitados realmente aprecian.

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Planificar un evento no es nada barato, y el alcance de su velada aún depende de su presupuesto.

Desfile de la Sony Alpha 7R V Experience Day en The Ballroom @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Richart Asia

Más que el costo de alquilar un lugar, también puede estar el costo de alquilar decoración, vendedores, personal de servicio, catering y más.

Una forma de obtener mejores ofertas es a través de paquetes ofrecidos por el lugar o atrayendo patrocinadores a su evento.

The Tea Room y The Drawing Room @ Star Boulevard KLCC / Crédito de la foto: Colony

En última instancia, organizar eventos puede ser abrumador y es importante tener una lista de verificación de todo lo que necesita junto con los costos involucrados.

No es una tarea que se deje para última hora. Permita suficiente tiempo para planificar, preparar y finalizar los detalles.

Si prefiere dejar la planificación a los expertos, puede reservar alrededor del 10 % del presupuesto total de su evento para trabajar con un planificador profesional que pueda hacer realidad su visión.

O si ya está planeando usar los lugares temáticos de Colony, entonces el equipo de hospitalidad está listo para ayudarlo con varias partes de la planificación y preparación.

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Crédito de las imágenes seleccionadas: Colonia

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