sentirse abrumado? Aquí está la cura contraria a la intuición, según un experto en gestión del tiempo

¿A menudo se siente abrumado porque tiene mucho que hacer y no puede lograrlo todo? Ese es un sentimiento común, dice Anna Dearmon Kornick, entrenadora certificada en administración del tiempo y líder comunitaria en Agujas del reloj, que fabrica soHeaven32ware de gestión del tiempo para equipos. Pero la razón por la que te sientes así podría no ser lo que crees, dice ella. No puede ser porque estés demasiado ocupado. Puede ser que tengas que concentrarte en demasiadas cosas importantes diferentes al mismo tiempo. “Todo este cambio de contexto conduce a la abrumadora”, dice en una entrevista con Heaven32.

Peor aún, puede dar la ilusión de que no estás logrando nada. “Básicamente estamos avanzando una pulgada en todos nuestros proyectos, en lugar de dar grandes pasos en un área”, dice. “Es tan pequeño que te frustras porque no ves mucho progreso, lo que te da sentimientos negativos sobre los proyectos, te hace sentir mal o pensar que no eres lo suficientemente bueno”.

Es posible que espere que un entrenador de administración del tiempo abogue por concentrarse en una tarea a la vez y eliminar o retrasar el resto. Desafortunadamente, la vida real rara vez funciona de esa manera. YEs probable que tenga empleados, clientes, compañeros de trabajo e incluso miembros de la familia que necesite enfocarse en otras prioridades para que sigan funcionando al máximo.. “Cuando trabajas con un equipo, el tiempo es un recurso compartido”, dice..

Si está atascado con el cambio de contexto como un hecho de la vida, ¿qué puede hacer para reducir la sobrecarga? Aquí está su consejo contraintuitivo.

1. Mantenga una visión general de todos sus proyectos.

“Me parece que muchas personas que se sienten abrumadas se sienten abrumadas porque no están al tanto de todo lo que están administrando”, dice Kornick. “Entonces, cuando llega el momento de priorizar y tomar una decisión sobre qué hacer a continuación, no pueden decidir porque no tienen una vista del menú completo. Las cosas simplemente rebotan en su cabeza”.

Primero, asegúrese de tener una lista clara de todos sus proyectos y tareas actualmente activos, tanto en su trabajo como en su vida personal, y que la lista esté en un lugar donde pueda verla fácilmente. Por ejemplo, Kornick tiene una pizarra muy visible en su oficina con todos sus proyectos de trabajo y proyectos personales. “Una vez que tienes esa imagen, puedes hacer un repaso mental al final del día”, dice ella. “Pregúntate cuál es el estado de cada uno, qué tiene prioridad y qué queda atrás”.

Con la lista frente a usted, puede ver qué proyectos puede pausar o no porque dependen de la fecha límite de otra persona o porque la fecha límite de otra persona depende de usted. También puede ver qué compromisos son “agradables de tener” pero no esenciales. “Aquí estamos viendo cosas como el voluntariado y la participación en el aspecto personal”, dice ella. “Y luego buscamos formas de dar un paso atrás cortésmente y descargar cosas. Necesitamos ver dónde podemos ser imprudentes y alejarnos de las cosas, y en las cosas de las que no puedes retroceder, ¿puedes pedir ayuda?

2. Ordena tus proyectos y tareas por orden de importancia.

Esto puede ser muy difícil, dice Kornick. “A menudo somos muy reacios a tomar decisiones importantes y decimos que un proyecto es más importante que otro porque la selección significa que tenemos que concentrarnos en uno. Y significa que no podemos pasar tanto tiempo en otro lugar. Y nos gustaría pensar que tenemos suficiente tiempo para todo”.

Debido a esto, clasificar sus proyectos y prioridades es muy desafiante y muy gratificante, dice ella. “Así que tienes esa línea clara en la arena que has dibujado para ti mismo para saber en cualquier momento si necesitas tomar una decisión sobre en qué concentrarte: ahí está tu lista. Los tienes ahí mismo. “

3. Diseña tu semana laboral ideal.

“Diseñar una semana ideal es crear una plantilla de cómo quieres pasar tu tiempo semana a semana”, dice Kornick. “No pretende ser perfecto, y no pretende ser una medida de lo bueno que eres. Es una ayuda para tomar decisiones para que en una semana ideal puedas decidir cuál sería la forma óptima en la que te gustaría pasar el tiempo”.

Comience por completar puntos grandes que no tengan plazos pero que lo ayuden a hacer lo mejor posible, dice ella. Esto puede ser cosas como el ejercicio, asegurarse de descansar y recuperar energías, pero también su rutina matutina, su rutina vespertina y la planificación para el día siguiente. Una vez que estén en su lugar, agregue las reuniones semanales en curso o los compromisos que pueda tener.

Si eso es todo en su semana ideal, puede ver cuánto tiempo le queda para cosas como trabajar en grandes proyectos, hacer llamadas telefónicas, hacer llamadas de ventas, etc. “Solo podemos obtener alrededor de cuatro horas de productividad real al día para un trabajo concentrado antes de agotarnos”, dice ella. Para la mayoría de nosotros, eso significa un bloque de trabajo de dos horas por la mañana y otro por la tarde. Dado que la mayoría de nosotros estamos más concentrados en la mañana, ella sugiere dedicar el bloque de trabajo de la mañana al trabajo enfocado como escribir y la tarde a las reuniones. “Realmente comienza con alejarse y ver cuáles son los elementos más importantes, colocarlos primero y luego diseñar su semana para apoyarlos”, dice.

No sé ustedes, pero este consejo tiene mucho sentido para mí. La combinación de mis próximos talleres, un lanzamiento de nuevo libro, y los viajes internacionales sumados a mi rutina diaria me estremecen. Así que probaré todas las sugerencias de Kornick. ¿Y usted?

Las opiniones expresadas aquí por los columnistas de Heaven32 son propias y no de Heaven32.

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