¿Es usted un organizador de eventos y busca un orador para su evento? Es importante firmar un contrato para proteger al orador y al cliente una vez que ambos hayan acordado los términos. Si eres ponente, es importante conocer los detalles necesarios a incluir en el contrato. Del mismo modo, al contratar a un orador, debes asegurarte de que no existan lag unas que puedan avergonzarte o provocar pérdidas, especialmente si un orador incumple el contrato.
Cómo se comparte o distribuye el contenido
Los oradores comparten su propiedad intelectual cuando hablan durante los eventos. Por ejemplo, si desea reservar un orador principal sobre gestión de cambios, es posible que desee grabar el discurso para usarlo usted mismo en una fecha posterior. Es posible que su orador esté feliz de que haga esto, pero es posible que le pidan que no comparta grabaciones en las redes sociales. En última instancia, los oradores ganan dinero compartiendo información que de otro modo no estaría disponible públicamente. Entonces, si parte de su discurso se hiciera público y estuviera disponible gratuitamente, la información perdería su valor. Como orador, debe preguntarse cómo se utilizará o compartirá la información que proporcione. ¿La sesión será transmitida en vivo o filmada? ¿Se compartirá en las redes sociales? ¿Se utilizarán las grabaciones con fines de marketing y en qué formato?
También es importante que analice las opciones de diseño y marca y si está satisfecho con el uso de su plantilla de PowerPoint. Incluir todos estos detalles en el contrato garantizará que su marca esté protegida y solo se utilizará según las pautas que considere aceptables. Esto también significa que los organizadores de un evento en el que esté previsto que usted aparezca como orador sólo utilizarán su marca y sus imágenes como herramienta de marketing durante el período acordado.
Pago y reembolsos
Es necesario que estén presentes las condiciones de pago especificadas en el contrato. El orador y el cliente deben acordar cuánto se pagará, cuándo y cómo se reembolsarán los gastos de bolsillo. Por ejemplo, la cláusula “Cubriremos los gastos de viaje hasta $1,500” no es suficiente. Es importante indicar la necesidad de recibos, el tiempo de transferencia y el tiempo de procesamiento del pago.
Fecha, hora y duración del discurso.
El contrato debe especificar cuándo se necesita el orador. Esto evita confusiones si el organizador cambia la fecha y la hora sin informar al orador. Esta cláusula también protege a los organizadores de eventos de oradores fraudulentos que realizan múltiples apariciones el mismo día y hora. También es importante tener en cuenta el tiempo que le llevará al orador llegar al evento para garantizar que todo salga según lo planeado. También debe definirse claramente la duración de la reunión.
Proporcionar recursos de presentación.
También deberán incluirse en el contrato los objetos proporcionados por el organizador y que deberá traer el ponente. Por ejemplo, ¿el orador trae su computadora portátil? ¿Qué otros recursos debería tener consigo y qué le proporciona el organizador? Si es orador u organizador, deberá determinar los preparativos necesarios. Asumir que un orador trae ciertos recursos es un error que un organizador de eventos no debe cometer. Siempre es mejor tener una lista de las cosas que el orador espera que haga el organizador y los recursos que aportará. Como orador, si usted proporciona los recursos, tiene más posibilidades de negociar mejores salarios.
Un contrato entre un orador y el organizador del evento no significa necesariamente que cualquiera de ellos emprenderá acciones legales contra el otro, incluso si uno tiene derecho a demandar por incumplimiento de contrato. Sin embargo, muestra profesionalismo y genera confianza en que ambas partes cumplirán el compromiso que asumieron.