Imagina esto: eres
un empleado cuya jornada laboral habitual implica estar atado a su escritorio durante 8 o
mas horas. Sin embargo, al final de cada día, te encuentras cargado de
trabajo inacabado.
Has estado en tu
escritorio por casi cada minuto de cada hora, entonces, ¿dónde pasa todo ese tiempo?
¿ir? ¿Es el único culpable de su mal manejo del tiempo? ¿Cómo empezamos a
abordar el tema de la mala gestión del tiempo?
Estas son algunas de las cosas más comunes que hacemos en el trabajo que creemos que ayudan a nuestra productividad, pero en realidad no lo hacen, qué podemos hacer al respecto y las acciones adicionales que podemos tomar para mejorar nuestro flujo de trabajo y enfoque.
Estás perdiendo el tiempo …
1) Multitarea
Esto es algo que muchos de nosotros pensamos que somos capaces de hacer, pero la ciencia tiene demostrado que en realidad no estamos
Si simplemente cambia de una tarea a otra varias veces al día, no perderá mucho tiempo. Es cuando cambia constantemente de tarea durante el día que perderá fragmentos de tiempo acumulados que podrían haberse utilizado para completar una tarea antes de pasar a completar la siguiente.
Para combatir esto, planifique su horario diario y bloquee el tiempo para cada tarea. Esto lo mantiene encaminado al brindarle una guía sobre el tiempo que debe tomar para terminar una tarea antes de pasar a otra.
2. Realización de tareas más pequeñas y fáciles primero
Tareas que son más pequeñas
y son más fáciles de hacer a menudo, lo que nos hace sentir que deberíamos tener
ellos fuera del camino primero. Esto nos lleva a parecer ocupados en el trabajo todo el día, pero
la realidad es que hemos pasado la mayor parte de nuestro tiempo en lo poco importante
cosas.
Por ejemplo, a menos que su trabajo requiera que verifique y borre sus correos electrónicos cada media hora, probablemente solo esté perdiendo el tiempo constantemente leyendo correos electrónicos aleatorios que no requieren su atención o acción inmediata.
En ese caso, tu
debe configurar su bandeja de entrada para notificarle las respuestas a hilos importantes de correo electrónico
o correos electrónicos urgentes y urgentes. Luego puede leerlos y responderlos como y
cuando sea necesario, en lugar de pasar demasiado tiempo entrando y saliendo de su bandeja de entrada sin
Propósito particular.
3) Breves saltos anteriores
Si eres como yo, crees que permanecer encadenado a tu escritorio es la mejor manera de hacer las cosas. Algunos han dicho que no tomar descansos en realidad hace que sea más difícil concentrarse en las tareas, lo que nos lleva a tomar más tiempo para completar una tarea que si tomáramos ese breve descanso.
Tomando descansos rápidos
ayuda a que nuestro cerebro descanse de tener constantemente activado su modo de enfoque.
Esto nos ayuda a volver a las tareas difíciles con una mente más renovada donde podríamos
luego encuentre soluciones a problemas previamente inimaginables.
4) Pasando por alto el poder de la música
Mientras hay debate
sobre si la música puede ayudarte a absorber y recordar mejor la información,
no se puede negar que la música puede mejorar el estado de ánimo.
La investigación ha demostrado que existe una correlación entre un buen humor y productividad mejorada, así que bloquear al mundo con tus auriculares con cancelación de ruido y escuchar tu música favorita debería ser justificable para tu jefe.
5. Tener Largas reuniones
Una reunión más larga no
necesariamente se traduce en una reunión más productiva. Todos hemos estado al menos en
Una reunión que tomó horas de su tiempo pero no resultó en ningún resultado útil.
Corta esas reuniones
dejando en claro cuál es el objetivo de la reunión, enumerando los temas de discusión,
establecer un límite de tiempo e involucrar solo a los miembros relevantes del equipo. Esto debería
dar a sus reuniones la dirección y los límites que puede cumplir para un
resultado productivo
Otras cosas que tú
Puede hacer para una mejor productividad
La regla 80/20
Esto también se conoce como el Principio de Pareto, donde clasifica sus tareas en el 80% de las tareas más pequeñas que no aportan mucho valor y el 20% de las tareas más grandes que realmente marcan la diferencia en su trabajo. Esto te ayuda a concentrarte en el 20%, que muchos han afirmado maximiza los resultados con un mínimo esfuerzo.
Es esencialmente un
forma de gestión del tiempo donde deja muy claras sus metas desde el principio y
trabajar en dividirlos en tareas medibles y rastreables. Te ayuda a priorizar
tareas que marcan la diferencia en su trabajo y también le permiten realizar un mínimo
esfuerzo para lograr un resultado máximo.
Encuentra un ritmo que ayude
Te enfocas
Para algunas personas, ellos
Encuentra un ritmo de trabajo a través de la música. Yo, por otro lado, no puedo trabajar con
música. Me parece que interrumpe mi enfoque, por lo que prefiero trabajar en silencio
o simplemente al ruido de fondo en mi oficina.
Personalmente, lo que ayuda
Me concentro en el trabajo en realidad es merienda. Por alguna razón, la masticación rítmica de
cualquier refrigerio disponible me ayuda a formar mis pensamientos más claros y casi más rápido.
Experimente con todas las diferentes formas en que las personas mantienen su enfoque nítido y usted
encuentre la manera que mejor funcione para usted.
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Por supuesto, estas cosas son subjetivas y lo que podría no aumentar nuestra productividad puede aumentar su productividad por las nubes. Tal vez pueda realizar la mayor parte de su trabajo realizando múltiples tareas y tal vez eliminar sus tareas más pequeñas primero lo ayude a concentrarse y aprovechar al máximo el resto de su día de trabajo. Al final del día, todo se reduce a encontrar lo que funciona mejor para usted.
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Crédito de la imagen destacada: Patrick Amoy en Unsplash