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Ya sea que sea una agencia digital o una empresa de servicios profesionales, la incorporación de clientes es un proceso crucial para hacerlo bien. Si puede hacerlo, sienta las bases para relaciones exitosas con los clientes a largo plazo.
Pero no siempre es fácil lograrlo. Con más que 90% de los clientes Con la creencia de que las empresas podrían hacerlo mejor en lo que respecta a la incorporación, las expectativas nunca han sido tan altas.
Al mismo tiempo, proporcionar un proceso de incorporación fluido y fluido no se trata solo de mantener contentos a los clientes. También se trata de la eficiencia organizativa. A medida que su negocio crece, necesita encontrar formas más inteligentes y rápidas de adquirir nuevos clientes.
Al automatizar su Incorporación de clientes, resuelve ambos problemas. Ofrece a sus clientes una experiencia fluida y sin problemas mientras ahorra tiempo y dinero. En este artículo, destacaré cinco formas en que puede lograr esto.
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1. Manejo del contacto inicial y generación de prospectos
Como complemento de un paso, veamos algunas formas en que puede automatizar y optimizar los procesos que conducen a la incorporación de clientes.
Antes de que un cliente acepte trabajar con usted, hace el primer contacto, generalmente a través de su sitio web. Es probable que tengan algunas preguntas que necesitan respuesta, y es probable que otros prospectos también hagan esas preguntas.
En lugar de pasar innumerables horas respondiendo preguntas frecuentes, puede automatizar esas interacciones iniciales con un chatbot impulsado por IA. El bot puede responder preguntas directamente o dirigir prospectos a una base de conocimientos de autoservicio.
Al mismo tiempo, los chatbots pueden capturar datos de clientes potenciales, enviarlos a su CRM y programar seguimientos automáticos por correo electrónico, todo sin que usted tenga que mover un dedo.
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2. Recopilación de información del cliente
Una vez que un cliente ha aceptado trabajar contigo, es hora de recopilar toda la información que necesitas para completar la tarea. Esto podría incluir:
- Detalles básicos e información de contacto
- Detalles y objetivos del proyecto.
- periodo de tiempo
- presupuesto
Las organizaciones a menudo recurren a recopilar información a través de correo electrónico, hojas de cálculo u otros documentos compartidos. Esto puede provocar que la información importante del cliente se disperse o se pierda por completo.
Con la herramienta de creación de formularios adecuada, puede crear y compartir rápidamente formularios digitales que guían a los clientes a través del proceso, paso a paso. Con las mejores herramientas, puede agregar contexto a las publicaciones a través de videos, texto o archivos adjuntos incrustados. También le permiten enviar recordatorios automáticos de información faltante.
Si elige un generador de formularios con integración de Zapier, puede conectarse a todo tipo de herramientas y configurar flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo, una vez que se completa un formulario, puede activar automáticamente las siguientes acciones:
- Agregue información del cliente a su CRM
- Crea notificaciones de Slack para mantener informado a todo tu equipo
- Envíe al cliente un correo electrónico de “agradecimiento” explicando los próximos pasos
3. Programación de reuniones
La mayoría de los aspectos de la incorporación de clientes están maduros para la automatización, pero sigue siendo un proceso centrado en el ser humano. En algún momento, deberá tener una reunión cara a cara o una videollamada con su nuevo cliente.
Hay muchas maneras de agilizar y mejorar el proceso de programación de reuniones.
El uso de una herramienta de programación como Calendly o Coach Marketing Hub, mi empresa, puede ahorrarle toneladas de tiempo yendo y viniendo a través de correos electrónicos tratando de encontrar un buen momento para llamar. Y al integrar su herramienta de programación con Zoom o Teams, puede crear reuniones automáticamente una vez que su cliente haya seleccionado un horario.
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4. Transcripción de reuniones y llamadas con clientes
Las videollamadas y las llamadas telefónicas son una excelente manera de construir relaciones profesionales sólidas con sus clientes. Sin embargo, dado que estos son eventos únicos, no puede regresar y cambiar lo que se dijo si se perdió algo.
Peor aún, una vez que termina la conversación, puede ser difícil recordar lo que se dijo y lo que no se dijo. Sin el uso de la tecnología, solo puede programar llamadas de seguimiento que consumen mucho tiempo o correr el riesgo de cometer grandes errores.
Aquí es donde entran en juego las herramientas de transcripción automática. Al transcribir sus reuniones, ya sea en tiempo real o después, tiene un registro de lo que discutieron. A continuación, puede buscar en la transcripción palabras clave o frases.
Las herramientas de transcripción también son excelentes para refinar sus llamadas. Puede revisar cómo se comunicó, el trabajo en el que discutió los puntos clave y cómo le pareció al cliente, y hacer mejoras donde sea necesario.
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5. Gestión de propuestas, contratos y firmas
La incorporación de un cliente implica muchos trámites legales. Si bien esto puede parecer tedioso, es importante establecer y acordar el alcance, las expectativas y los costos del proyecto en esta etapa inicial.
La gestión manual de cotizaciones y contratos puede ser una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Pero ese no tiene por qué ser el caso. Con el soHeaven32ware de cotización adecuado, puede automatizar gran parte de este proceso y eliminar el riesgo de error humano. Por ejemplo, puedes:
- Use plantillas para crear automáticamente propuestas, estimaciones y contratos
- Integre con su CRM para completar documentos con datos de clientes
- Permita que los clientes vean, anoten y firmen documentos electrónicos
- Actualice automáticamente a su equipo a través de Slack cuando se vea o firme un documento
- Pagos o depósitos seguros automáticamente
Y eso solo araña la superficie. Con una gama cada vez mayor de integraciones predefinidas, incluidas herramientas de automatización como Zapier y CMH, puede crear todo tipo de flujos de trabajo automatizados.
¿Cuánto tiempo podrías ahorrar?
Terminemos este artículo con un experimento mental rápido. ¿Cuánto tiempo tomaría completar manualmente los procesos discutidos en este artículo?
Es difícil de cuantificar, pero teniendo en cuenta que se trata de responder las preguntas de un cliente potencial, redactar un correo electrónico de seguimiento, recopilar información importante y agregarla a su CRM, informar a su equipo, planificar reuniones y preparar una oferta y un contrato. es justo decir que la respuesta lleva muchas horas.
Si multiplica esa cantidad de horas por la cantidad de nuevos clientes que adquiere cada semana, puede ver aproximadamente cuánto tiempo podría ahorrarle automatizando su proceso de incorporación.
Ahora solo piense en cuánto valor podría aportar a su negocio con todo el tiempo que pudo recuperar.