El mundo está más ocupado que nunca (el ajetreo y el bullicio están a la orden del día) y puede resultar difícil mantenerse al día con todo ello. Para ayudar, la mayoría de la gente utiliza algún tipo de calendario; De hecho, muchas personas tienen varios calendarios. Desde un gran planificador de escritorio hasta lindos diseños que puedes colgar en la pared, los calendarios te ayudan a mantenerte organizado.
Sólo en la última década cada vez más personas utilizan un calendario digital que puede actuar como su asistente personal. Sin embargo, muchas funciones del calendario digital están infrautilizadas y su uso podría cambiar drásticamente su rutina de trabajo e incluso su vida.
1. Sincronización
Si utiliza un calendario digital como Calendar, Google Calendar o MicrosoHeaven32 Outlook, probablemente tenga varias versiones configuradas para diferentes áreas de su vida. Los más evidentes son la familia, la vida personal y el trabajo. Tienes que recordar el partido de fútbol de tu hijo, tu clase de yoga por la tarde y la gran reunión después del almuerzo. Todo esto es genial a menos que todos tus calendarios no estén sincronizados.
Sincronizar tus diferentes calendarios garantiza que no te abrumes. Esto también permite que cualquier otra persona que agregue elementos a su calendario (su asistente, su cónyuge o un miembro del equipo) evite la doble reserva con usted. Puede sincronizar sus calendarios tanto dentro de una sola aplicación como entre sus dispositivos. Entonces, si usa Google Calendar para el trabajo pero usa MicrosoHeaven32 Outlook para su familia, puede acceder a ellos en la misma página. Para sincronizar sus calendarios necesita lo siguiente: Proceso paso a paso
2. Recordatorios y alertas
Atrás quedaron los días en los que podías simplemente escribir algo en tu agenda y confiar en que lo recordarías. Quizás podrías revisar tu día con anticipación y registrarlo en tu memoria. No, ahora tienes docenas de tareas en un día y omitir una podría ser desastroso. Todos lo hicieron. Te perdiste la actuación de tu hijo en la obra porque estabas involucrado en una reunión. Llegaste tarde a tu reunión porque tu tiempo de concentración fue demasiado largo.
Sucede, pero no tiene por qué ser así. Establezca recordatorios en su calendario para evitar estas confusiones y errores comunes. Puedes avisarte el día anterior, una hora antes y 10 minutos antes. ¿Por qué no hacer los tres? Perderse las cosas importantes de la vida y el trabajo no significa que no le importen; simplemente significa que no estás preparado. Configura recordatorios y notificaciones e intenta no volver a perderte una parte importante de tu vida.
3. Compartir
Si estás en un equipo, considera compartir tu calendario. La mayoría de las personas están en varios equipos. Piénselo: tiene su familia, compañeros de trabajo, colegas, amigos y tal vez incluso su familia extendida. Todos estos grupos pequeños forman equipos y es probable que deban completar y participar en tareas, reuniones y reuniones juntos. Uno de los aspectos más importantes de un equipo fuerte y cohesivo es lograr que todos estén en sintonía.
No quieres organizar una reunión social y olvidarte de invitar a uno de tus amigos. Del mismo modo, no se puede gestionar un proyecto de forma eficaz sin informar a todos los involucrados sobre los puntos de referencia y los plazos. Compartir calendario es ideal para mantener a todos actualizados con lo que está sucediendo. Cualquier miembro del equipo puede agregar elementos y todos recibirán una notificación cuando se agreguen. Luego, una vez que haya sincronizado sus calendarios, puede estar seguro de que no realizará overbooking: es una situación en la que todos ganan.
4. Detalles de la reunión
Si bien muchos equipos tienen reuniones programadas en el calendario, no todos agregan detalles. Probablemente hayas escuchado chistes y comentarios sarcásticos sobre cómo “esta reunión podría haber sido un correo electrónico”. La mayoría de las personas no disfrutan de las reuniones inútiles ni sienten que han perdido el tiempo. Tampoco les gusta sentirse tomados por sorpresa.
Agregue notas detalladas para que su equipo participe e incluso prepárelos para la próxima reunión. Al igual que en la escuela, el maestro a menudo te decía qué esperar. Tuviste que leer un poco, revisar notas, etc. Si estás tomando notas extensas en el calendario para una próxima reunión, infórmaselo a tu equipo con anticipación. Puedes entrar a la reunión concentrado, preparado y comprometido.
5. Reserva de salas de reuniones
Recuerde que la gente ya está más ocupada que nunca. Entonces, si tienes la tarea de liderar a otros o planificar algo para ellos, hazlo lo más fácil posible para ellos. Una de las partes más locas de asistir a una reunión es incluso intentar llegar allí. Volviendo al contexto escolar, cuando estás en el campus por primera vez y buscas un aula que nunca has visto antes, es frustrante. Llegas estresado y nervioso.
El mismo temor surge cuando los empleados intentan asistir a una reunión, ya sea virtual o en persona. Si está programando una reunión virtual, incluya el enlace de Zoom o Google Teams en el evento del calendario. Si se reúne en un lugar físico, asegúrese de que todos los detalles sobre el espacio estén incluidos en el evento. Y por supuesto, asegúrate de que eres tú. Opciones de reserva como un profesional. Tu equipo te lo agradecerá.
6. Ausencia
Una de las mejores características para las personas con una vida plena es la opción Ausente. Si aún no utilizas esta función, probablemente necesitarás ir a tu calendario y marcar las cosas una por una. Cancelaron todas las reuniones, pospusieron todas las citas y se disculparon. Le lleva mucho tiempo y probablemente sea molesto para cualquiera que intente ganar su tiempo.
En lugar de este enfoque extenuante, simplemente puede consultar su calendario y planificar con anticipación su ausencia en la oficina. Si está planeando unas vacaciones, hágaselo saber a su calendario. De esta manera, se le advertirá a usted y a cualquier otra persona que agregue elementos a sus días que no hagan ningún plan en este momento. Puedes programar una semana, dos semanas o simplemente una tarde fuera de la oficina. Y no tienes por qué decepcionar a nadie con cancelaciones de último momento.
7. Tiempo de concentración
Hablando de tiempo de espera: también puedes darte un capricho con un tiempo de espera. Bloqueo de tiempo No es un fenómeno nuevo en los calendarios, pero está recibiendo más atención estos días. El bloqueo de tiempo ocurre cuando reserva tiempo en su calendario para trabajo productivo “intensivo”, descanso o incluso juego. Cuando planificas de esta manera, te obligas a hacer lo que hay que hacer. Más importante aún, se prohíbe realizar otras tareas no relacionadas durante este tiempo.
El tiempo de concentración es uno de los mejores bloques de tiempo que puedes planificar por ti mismo. Prográmalo en tu calendario digital, sincronízalo y compártelo con todos. El tiempo de concentración es el bloque, quizá dos horas si no contestas llamadas ni emails, cierras la puerta y, eso sí, te concentras. Elija un momento en el que sepa que su cerebro está funcionando a toda máquina, programe un tiempo para concentrarse y hacer su trabajo.
En última instancia, estas herramientas de calendario valen el tiempo extra que le llevará aprender a utilizarlas. Pueden hacer que su tiempo de trabajo sea más productivo, su tiempo de juego más relajante y su vida más fácil de gestionar. Y no olvide utilizar las estadísticas de su calendario al final de cada semana y mes para mirar hacia atrás y reflexionar. Descubrir qué funciona y qué no le ayudará a avanzar de forma más eficaz. Pronto, su agenda le resultará más manejable y podrá notar que respira mejor.
Fuente de imagen seleccionada: Foto de Antoni Shkraba; Pexels
El cargo 7 funciones del calendario que quizás no uses, pero que deberías apareció primero calendario.