Cinco funciones de Gmail para sacarlo de su bandeja de entrada y volver a trabajar



Cuanto más tiempo pases en esa bandeja de entrada desordenada, menos tiempo tendrás para disfrutar de todo ese sol.

Cuanto más tiempo pases en esa bandeja de entrada desordenada, menos tiempo tendrás para disfrutar de todo ese sol. (John Kennedy/)

A pesar de ser el centro central de la mayor parte de nuestro trabajo, el correo electrónico puede ser un verdadero asesino de la productividad. Todos están compitiendo por su atención a todas horas del día, y ese pequeño ícono no leído se burla de usted hasta que cede y vuelve a abrir su bandeja de entrada para ver qué está sucediendo. Esto, por supuesto, interrumpe el flujo de su trabajo real.

Soy un esclavo del icono de notificación tanto como cualquiera. En un mundo ideal, aprendería a seguir adelante y tratar con el correo electrónico cuando realmente tenga tiempo entre otras tareas. Pero eso no es tan fácil como parece. Entonces, en lugar de cambiar mi propio comportamiento, forcé a mi bandeja de entrada a hacer las cosas a mi manera, así que paso menos tiempo enviando correos electrónicos y más tiempo trabajando. Gmail ha sido un gran aliado en esto, y el flujo constante de nuevas características de la plataforma me ha dado un poder cada vez mayor para doblar mi bandeja de entrada a mi voluntad.

Posponer correos electrónicos sin importancia para más tarde

A pesar de el consejo de expertos en productividad, mi bandeja de entrada también funciona como una lista de tareas pendientes. (Oye, No soy el unico

.) Simplemente funciona para mí: los correos electrónicos no leídos actúan como un recordatorio constante de que algo requiere acción, y como reviso mi correo electrónico regularmente, nunca me olvido de esas tareas. Un correo electrónico no leído me recuerda que necesito responder a un cliente cuando tienen preguntas, y otro me recuerda que debo ir a cambiar el aceite de mi automóvil. Incluso me enviaré un correo electrónico para recordarme ciertas tareas pendientes.

Sin embargo, no todas estas tareas requieren una respuesta inmediata, y hacer que se sienten sin leer en mi bandeja de entrada me molesta. Además, hacen que sea más difícil ver las cosas urgentes que se mezclan. Para eso, Gmail dormitar El botón se ha convertido en mi nuevo mejor amigo: simplemente coloca el cursor sobre el mensaje en cuestión y haz clic en el pequeño icono de reloj que aparece a la derecha. Posponer elimina un mensaje de su bandeja de entrada hasta la hora que especifique, por ejemplo, mañana por la mañana cuando tenga tiempo libre para programar una cita con el mecánico, para que pueda mantener las cosas limpias y sin ansiedad.

Programe correos electrónicos para enviar en el momento más oportuno

Tratar con el correo electrónico tal como viene rara vez es un uso productivo de su tiempo. Es mejor agrupar algunas sesiones de correo electrónico, por ejemplo, una vez cada dos horas, y eliminar todo de una vez. De esa manera, no estás interrumpiendo constantemente tu impulso con una tarea no relacionada.

El problema es que es difícil cronometrar esas sesiones de la bandeja de entrada perfectamente para cada correo electrónico. Tal vez sea viernes por la tarde, y prefiero enviar un mensaje el martes por la mañana cuando no será enterrado durante el fin de semana. O tal vez un correo electrónico no sea relevante hasta la próxima semana, pero quiero saberlo todo mientras lo tengo en mente. De Gmail Calendario El botón le permite escribir el correo electrónico cuando lo desee y programarlo para que se envíe más tarde, de modo que llegue exactamente cuando lo desee.

Deja de perder tu tiempo escribiendo

Puede parecer una tontería decir que "escribir correos electrónicos es una pérdida de tiempo", pero en la era de la automatización, es cierto. Gmail tiene una serie de características que pueden ayudarlo a redactar mensajes más rápidamente, para que pueda volver a hacer el trabajo real.

Las plantillas han existido durante siglos, aunque solían conocerse como "respuestas enlatadas". Estos le permiten guardar ciertos bloques de texto que usa con frecuencia e insertarlos en cualquier correo electrónico con unos pocos clics. Por ejemplo, puede usarlos para ingresar su dirección o enviar un formulario de respuesta a una pregunta que le hacen todos los días.

Puede crear una plantilla abriendo un nuevo mensaje, escribiendo el texto que desea guardar, haciendo clic en los tres puntos a la derecha del Componer barra, seleccionando Plantillas, y luego guardar ese borrador como plantilla. Luego, al elaborar una respuesta a un correo electrónico, puede ir al mismo menú para insertar texto desde cualquier plantilla. (Los usuarios avanzados pueden preferir software de todo el sistema como PhraseExpress, que le permite escribir esas plantillas aún más rápido con un atajo de teclado).

Smart Compose es una función nueva que probablemente ya conozca porque está habilitada de forma predeterminada: predice lo que cree que está a punto de escribir y muestra el resto de la oración en texto gris. Puedes presionar Lengüeta para completar la predicción y seguir escribiendo. Si desactivaste esta función cuando salió por primera vez, lo entiendo, es una distracción, deberías darle otra oportunidad. Una vez que te acostumbras, es sorprendente lo rápido que puedes leer algunos mensajes.

Finalmente, Gmail recientemente comenzó a permitir múltiples firmas, por lo que puede cambiar entre diferentes cierres de sesión en función de a quién está enviando un correo electrónico. Se está desplegando lentamente, pero puede hacer clic en el engranaje y dirigirse a Configuración> Firma para ver si lo tienes Una vez que cree varias firmas, simplemente haga clic en el ícono del lápiz en un Componer ventana para cambiar entre ellos.

Silenciar los hilos de correo electrónico que distraen

Tengo amigos y familiares a quienes les gusta comenzar largas conversaciones de correo electrónico con múltiples personas que compartan bromas tontas, debates políticos u otras tonterías que pierden el tiempo. Desafortunadamente, no hay forma de dejar un hilo completamente sin molestar a alguien para que lo traslade a BCC. Pero Gmail ofrece la siguiente mejor opción: la función Silencio, que evita que el hilo se muestre en su bandeja de entrada cuando llegan nuevos mensajes.

Para silenciar un hilo en Gmail, haga clic derecho sobre él y elija Mudo-Eso es. Los mensajes adicionales seguirán estando marcados como no leídos, pero omitirán la bandeja de entrada por completo y entrarán en las entrañas de la pestaña Todos los correos, que nunca se verán a menos que los busque. (De esa manera, puede ponerse al día con esos hilos más tarde, si lo desea, e incluso puede activarlos si se vuelven relevantes).

Pausa tu bandeja de entrada para detener el aluvión de notificaciones

Cuando silenciar un hilo no es suficiente, es hora de silenciar toda su bandeja de entrada.

Podrías cerrar tu pestaña de correo electrónico, pero es probable que realmente necesites acceder a algunos de tus mensajes antiguos para tu trabajo. En ese caso, necesita un complemento de Gmail llamado Pausa de la bandeja de entrada. Mencionamos Pausa de la Bandeja de entrada en nuestra lista de los mejores complementos de Gmail; revisa esa historia cuando hayas terminado aquí, pero funciona así: instala la extensión Boomerang y verás un gran Pausa botón en la barra lateral izquierda de Gmail. Haz clic cuando necesites detener los mensajes entrantes. Sin embargo, aún puede dejar pasar a ciertos remitentes si espera algo urgente.

Si prefiere no instalar una extensión de terceros para este trabajo, existen otras soluciones que pueden ayudarlo. Puede usar Gmail sin conexión, por ejemplo, solo diríjase a Configuración> Sin conexión y verifique el Habilitar cuadro, que le permitirá ver su correo electrónico incluso cuando esté completamente desconectado de la web. (Por supuesto, esto solo funciona si no necesita el resto de Internet para su trabajo).

También puede usar un cliente de correo electrónico de terceros como Thunderbird o Apple Mail. Incluso si no desea utilizar un cliente de escritorio todo el tiempo, puede agregar su cuenta de Gmail, luego abrir el cliente y ponerlo en modo fuera de línea cuando desee algo de tranquilidad. De esa manera, puede seguir usando la web mientras su correo electrónico permanece congelado en un estado fuera de línea. Solo dirígete a Gmail Configuración> Reenvío> POP / IMAP habilitar el acceso IMAP, eso es lo que permite que esos programas de escritorio accedan a su correo electrónico. Luego puede seguir adelante e iniciar sesión en la aplicación de correo electrónico de su elección.

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