El correo electrónico no es algo de lo que puedas escapar fácilmente si quieres participar en la vida del siglo XXI. Pero definitivamente no desea pasar demasiado tiempo administrando su bandeja de entrada: hay formas mucho mejores y emocionantes de pasar su tiempo.
Si profundiza un poco más en esa aplicación de correo electrónico suya, descubrirá algunas características para optimizar su flujo de trabajo, por lo que puede pasar menos tiempo enviando y recibiendo mensajes y más tiempo viviendo su vida.
Es posible que algunas de estas funciones no estén disponibles en todas las aplicaciones de correo electrónico, pero la mayoría sí, aunque con diferentes nombres y rutas. Hemos incluido un ejemplo para cada uno para asegurarnos de que encuentre algo nuevo.
1. Plantillas de correo electrónico
Si hay un correo electrónico en particular que envía mucho (como "Gracias por la solicitud de empleo" o "Lo siento, llegué tan tarde a nuestra reunión de esta mañana"), simplemente configure una plantilla para ello. De esa manera, puede cargarlo y modificarlo cuando sea necesario (nombres, eventos específicos, etc.) en lugar de comenzar desde cero todo el tiempo.
Gmail presenta esta función y es fácil de usar, pero primero deberá habilitarla. Para hacerlo, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de tu bandeja de entrada, ve a Configuraciones, y entonces Avanzado. Desplácese hacia abajo en la lista para encontrar Plantillas, que estará deshabilitado de forma predeterminada. Haga clic en Habilitar, desplácese hasta la parte inferior del menú y haga clic en Guardar cambios
Cuando redacte un correo electrónico, puede hacer una plantilla haciendo clic en los tres puntos en la parte inferior derecha del mensaje y seleccionando Plantillas. Si ha estado trabajando en un correo electrónico que desea usar nuevamente, seleccione Guardar borrador como plantilla tenerlo disponible para más tarde. Cuando esté listo, elija una plantilla relevante de Insertar plantilla lista detrás de los tres puntos en la parte inferior derecha de tu borrador para cargar uno que ya hayas guardado.
2. respuestas automáticas
La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico vienen con algún tipo de respuesta automática "fuera de la oficina" que puede configurar para cuando esté de vacaciones. Pero también hay otros usos interesantes para esta función. Tal vez cambie a una nueva dirección de correo electrónico, se retire o pase el día fuera de la oficina en algún lugar con una recepción irregular. Esta herramienta se puede implementar en cualquier momento que necesite poner su bandeja de entrada en pausa o enviar el mismo mensaje automáticamente a muchas personas a la vez.
Apple Mail en macOS maneja esto bien: vaya a Correo, Preferencias, Reglas, y entonces Agregar regla Para empezar. Primero, deberá establecer los criterios que activan la respuesta automática. Puede ser cualquier cosa, desde simplemente recibir cualquier mensaje, hasta recibir solo mensajes de un destinatario en particular o que incluyen ciertas palabras en el título. Para terminar, elige Responder mensaje
3. Bandejas de entrada combinadas
La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico pueden administrar más de una dirección de correo electrónico a la vez, lo que significa que no tendrá que pasar de una aplicación a otra (o incluso de una computadora) para revisar sus mensajes. La mejor parte es que agregar nuevas cuentas de correo electrónico suele ser bastante sencillo.
La aplicación de correo que viene como parte de Windows 10 lo hace: simplemente haga clic en icono de diente (abajo a la izquierda), ve a Cuentas de administración, y entonces Añadir cuenta para agregar una nueva cuenta de correo electrónico.
4. Alias de correo electrónico
Muchos proveedores de correo electrónico ahora le permiten configurar alias de correo electrónico: direcciones de correo electrónico alternativas que aún se administran a través de su cuenta principal. Puede configurar uno únicamente para boletines electrónicos para proteger su privacidad, o uno que solo su familia conozca.
Esto es útil porque significa que puede filtrar los mensajes de manera más eficiente: los correos electrónicos enviados a su dirección de "boletín informativo" se pueden mover automáticamente a una carpeta dedicada para que no obstruyan su bandeja de entrada principal, por ejemplo, mientras que los enviados a su "familia" "La dirección se puede destacar automáticamente y tener una mayor prioridad (o no).
Si está utilizando iCloud en la web, puede administrar sus alias de correo electrónico haciendo clic en el icono de diente (abajo a la izquierda), luego elegir Preferencias y Cuentas. Apple te permite tener hasta tres alias para cada dirección de iCloud.
5. Archivar correos electrónicos
Filtrar los mensajes a medida que llegan es una de las formas más efectivas de reducir el tiempo que pasa mirando sus correos electrónicos. Uno de los mejores filtros para configurar es uno que archiva automáticamente los mensajes menos importantes o los marca como leídos; lo que califica como "menos importante" depende de usted.
Varias aplicaciones de correo electrónico ahora pueden hacer esto, así que vea lo que puede encontrar en su plataforma de elección. En Outlook en la web, por ejemplo, puede hacer clic en icono de diente (arriba a la derecha), luego vaya a Ver todas las configuraciones de Outlook, Emaily Reglas. Allí, seleccione Agregar nueva regla, elija los criterios que desea usar y elija Marcar como leído como la acción
6. Respuestas más inteligentes
Uso de respuestas inteligentes aprendizaje automático para sugerir respuestas rápidas a los mensajes entrantes en función del texto que contienen, y puede incluso evolucionar para que coincida más naturalmente con tu estilo de escritura. Son una de las formas más rápidas de abrir su bandeja de entrada, pero por ahora solo las encontrará en Gmail.
La respuesta inteligente se puede habilitar y deshabilitar desde la pantalla de configuración de Gmail, ya sea que esté en la web, Android o iOS. Cuando se activa, Gmail reconocerá si una respuesta breve es apropiada y le ofrecerá tres respuestas rápidas debajo del mensaje. Para usarlos, haga clic en el que más le guste y aparecerá en el cuerpo del mensaje, donde puede modificarlo o enviarlo tal como está.
7. Correos electrónicos más inteligentes
Si quiere ir un paso más allá, puede usar Composición inteligente para obtener la ayuda de Gmail para escribir todo su correo electrónico. Al igual que con Smart Reply, utiliza inteligencia artificial y sugiere lo que puede querer decir a continuación en una oración basada en modelos de entrenamiento del lenguaje humano.
Encontrará el interruptor de alternancia para habilitar o deshabilitar Smart Compose en la configuración de Gmail, ya sea que esté en la web, Android o iOS. Si está habilitado, verá sugerencias en gris mientras escribe. prensa Lengüeta (en la web) o desliza el dedo por (en el móvil) para aceptar una sugerencia.
8. Vistas previas de correo electrónico
Te sorprenderá lo rápido que puedes completar tus tareas de correo electrónico simplemente modificando el diseño de tu aplicación de correo electrónico favorita. En particular, tener una vista previa de los correos electrónicos en la pantalla tan pronto como los seleccione puede ahorrarle varios clics adicionales por día.
La mayoría de los clientes de escritorio y web le permiten ver vistas previas de correo electrónico junto con su lista de mensajes. En el caso de Yahoo Mail en la web, haga clic en Configuraciones, Más ajustesy Personalizar bandeja de entrada. Allí, puedes encender el Vista previa del mensaje interruptor de palanca y elija cómo desea que se muestren los correos electrónicos.
9. gestos de deslizamiento
Si está utilizando una aplicación de correo electrónico en su teléfono, intente deslizar los mensajes desde la izquierda o la derecha; la mayoría de las aplicaciones le permiten hacer esto para tratar rápidamente una gran cantidad de mensajes. Por lo general, también puede personalizar lo que hacen los deslizamientos, con opciones para archivar, eliminar o marcar como leídos.
Puede hacer esto en la plataforma móvil de Gmail tocando el botón de menú (tres líneas, arriba a la izquierda), y yendo a Configuraciones y Configuración general. Luego ve a Acciones de deslizamiento para determinar qué quieres hacer cada vez que deslizas el dedo. Las opciones van desde posponer correos electrónicos hasta eliminarlos.
10. Firmas de correo electrónico
Ya sea que ya esté acostumbrado a usar firmas de correo electrónico o no, pueden ayudarlo a pasar menos tiempo enviando correos electrónicos. Puede usarlos para informar automáticamente a sus contactos sobre las horas que estará disponible, o advertirles que está en un dispositivo móvil y que no puede redactar un mensaje extenso.
En otras palabras, las firmas pueden proporcionar a las personas con las que se corresponde cualquier tipo de información útil que de otro modo tendría que escribir cada vez. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico admiten firmas: para configurar una en Apple Mail en iOS, por ejemplo, elija Correo, luego Firma desde la pantalla de configuración de iOS.