La comunicación es uno de los desafíos más comunes para los equipos nuevos en el trabajo remoto. Los miembros del equipo que estaban acostumbrados a ir al escritorio de un colega para obtener aclaraciones se encuentran perdidos en un mar de correos electrónicos, mensajes de chat, tableros de proyectos, documentos y más. Pero la verdad es que el trabajo remoto causa menos problemas de comunicación empresarial de los que destaca. En un entorno de oficina en casa nuevo y desconocido, la lucha diaria de buscar la contribución del proyecto de un colega en un hilo de correo electrónico (¿o fue en un mensaje de chat?) Se vuelve tan intensa que el flujo de trabajo amenaza con colapsar.
Trabajar de forma remota no interrumpió su comunicación
La mayoría de los equipos que luchan por comunicarse en el lugar de trabajo descubren que carecen de los sistemas, procesos o cultura adecuados para documentar claramente su colaboración. A menudo utilizan diferentes sistemas en diferentes departamentos o grupos de empleados. Debido a que se han basado en métodos informales de comunicación cara a cara, rara vez tienen pautas formales sobre cómo y cuándo documentar proyectos, actualizaciones, planes, conversaciones y reuniones.
Aprovecha la oportunidad para arreglar lo que está roto
Si bien es poco probable que el trabajo remoto sea la causa de la fragmentación de las comunicaciones de su empresa, puede ayudarlo a descubrir cómo solucionar el problema. Como gerente, puede brindarle a su equipo una estructura que permita una colaboración más fluida. En el proceso, es probable que arregle algo que se ha roto todo el tiempo y le permitirá superar los niveles anteriores de productividad.
Cree un único centro primario para la comunicación.
Para volver a estandarizar su comunicación de trabajo remoto, primero configure un sistema principal para la gestión y la colaboración de proyectos. Si bien es posible que no sea posible administrar todas sus comunicaciones en un solo sistema, la centralización de la mayoría de las conversaciones relacionadas con el trabajo ayuda a garantizar que no se pierda nada importante en la mezcla.
Mi equipo utiliza una herramienta llamada Podio que combina la gestión de proyectos y el chat y nos permite grabar conversaciones en grabaciones unificadas. Esto también nos brinda un historial detallado de cada proyecto, lo que facilita la evaluación de campañas anuales o la participación de nuevos miembros del equipo.
Las tareas se bosquejan en el mismo sistema y son visibles para todos los que tienen acceso al proyecto respectivo. Esto significa que los próximos pasos son claros y los responsables deben rendir cuentas.
Utilice procesos para optimizar la colaboración
Una vez que haya establecido qué sistema es su punto de verdad, configure procesos para asegurarse de que todas las demás formas de comunicación remota regresen a su centro principal. Por ejemplo, mi equipo usa Box para almacenar documentos, imágenes y otros medios. Sin embargo, nos aseguramos de que todos comprendan que Items in Box deben estar vinculados al proyecto, informe o tarea correspondiente en Podio. También es nuestra política ingresar notas sobre los puntos de acción y los próximos pasos lo antes posible durante las videoconferencias o llamadas.
Cuando se realizan actualizaciones, los miembros relevantes del equipo son marcados y notificados. De esta manera, todos los involucrados se mantienen actualizados y pueden unirse si es necesario.
En algunos casos, es posible que deba abstenerse de utilizar métodos alternativos de comunicación. Por ejemplo, nuestro equipo se mantiene alejado de los correos electrónicos para la comunicación interna. En cambio, elegimos tener discusiones en nuestro sistema de gestión de proyectos para evitar confusiones.
Promover una cultura de apertura.
Cuando los miembros del equipo están acostumbrados a hablar directamente con las personas o grupos con los que se sienten cómodos, pueden mostrarse reacios a documentar sus ideas en un sistema de gestión de proyectos más público. Si bien los procesos pueden ayudar a los empleados a hacer lo que se requiere, los líderes deben trabajar para crear una cultura que valore y recompense la honestidad, la creatividad y la singularidad. Una vez que su equipo esté familiarizado con el nuevo sistema, pueden desempeñar un papel activo en el mantenimiento de una comunicación coherente del trabajo remoto.