Como alguien con un trabajo relacionado con la tecnología, regularmente me bombardean con preguntas sobre mejores teléfonos inteligentes, por qué los correos electrónicos podrían haber dejado de aparecer repentinamente y cómo hacer copias de seguridad de fotos y videos. También hay otra pregunta común que escucho con frecuencia: ¿Cómo uso Microsoft Office de forma gratuita?
A juzgar por la frecuencia con la que la gente me pregunta esto, supongo que todavía hay una parte considerable de la población que no sabe que se puede usar la versión oficial en línea de Office de Microsoft en su navegador web, de forma gratuita, o que Office se llama Microsoft 365 en estos días. Todo lo que necesitas es una cuenta de Microsoft y una conexión a Internet.
Por supuesto, se pierde algunas funciones (Microsoft no regalará su producto estrella en su totalidad), pero si necesita abrir o editar rápidamente un archivo de Word, Excel o PowerPoint, las herramientas en línea pueden hacer el trabajo bastante bien. A continuación le explicamos cómo empezar y las funciones disponibles para usted.
Empezando
Dirigirse a el portal en línea de Microsoft Office, y no solo recibirá un recordatorio de que Office ahora es Microsoft 365 (a pesar del nombre de dominio), sino que también podrá iniciar sesión con su cuenta de Microsoft. Suponemos que ha configurado una cuenta de Microsoft por algún motivo u otro, pero si no lo ha hecho, puede hacerlo aquí.
Después de haber iniciado sesión, se encontrará con un panel de control elegante donde podrá acceder a todos los archivos que tiene almacenados en OneDrive, así como a una variedad de aplicaciones web de Microsoft, aplicaciones que incluyen Word, Excel y PowerPoint. Puede hacer clic en un archivo para abrirlo o crear un nuevo archivo desde la fila de iconos en la parte superior.
Seleccione una aplicación en el panel de la izquierda y podrá ver los archivos recientes de esa aplicación en particular y algunas plantillas que puede usar para comenzar más rápidamente. Incluyen planificadores de jubilación en Excel y currículums en Word. También puede cargar un documento, hoja de cálculo o presentación desde su computadora mediante el botón Cargar.
Cada archivo nuevo se abre en su pestaña, por lo que puede trabajar en varias pestañas de Word, Excel y PowerPoint simultáneamente si es necesario. La interfaz no ofrece muchas opciones: tienes que aceptar lo que Microsoft te ofrece aquí sobre cómo está organizado y funciona todo.
Editar archivos
Si ha utilizado las versiones de escritorio de Microsoft Office (o Microsoft 365), se sentirá como en casa con la interfaz web. Su menú de cinta está en la parte superior de la ventana de pestañas, lo que le permite formatear lo que ya está en su lugar y colocar nuevos elementos según sea necesario. Por supuesto, las funciones disponibles varían según la aplicación que estés utilizando.
En la esquina superior derecha de la pantalla, tiene controles para agregar comentarios, compartir el archivo con otras personas (tenerlo siempre en línea hace que la colaboración sea muy sencilla) y cambiar entre los distintos modos de operación: Edición
Todas las funciones clave son fáciles de aprender, ya sea que sea un principiante o ya esté acostumbrado a las aplicaciones de escritorio. Si te quedas atascado, verás un gran cuadro de búsqueda en la parte superior de la pantalla. Puede utilizar esto para buscar una opción particular en los menús. Clickea en el Ayuda entrada en el menú de cinta para obtener más ayuda.
A medida que avanzan las aplicaciones web, son bastante completas: puede seleccionar, arrastrar, hacer clic derecho y más, tal como lo haría en las versiones tradicionales de Word, Excel y PowerPoint. No encontrará un botón para guardar, ya que todo se guarda y sincroniza automáticamente con la nube a medida que realiza cambios, pero puede usar el Archivo menú si también necesita descargar una copia local.
Lo que puedes y no puedes hacer
Las aplicaciones en línea de Office son versiones reducidas de sus contrapartes de escritorio, aunque es posible que algunos usuarios no noten las diferencias, dependiendo de cuán exigentes sean sus requisitos. Las funciones básicas de apertura y edición están aquí; Como se mencionó, todo se sincroniza automáticamente con su cuenta OneDrive.
Con respecto a Microsoft Word en la web, no puede acceder a ciertas funciones de diseño, como la opción de mostrar líneas de cuadrícula o crear columnas en su documento. No puede agregar marcas de agua, temas o colores de página, y no puede incluir gráficos, bibliografía o citas. Algunas otras funciones avanzadas, como la combinación de correspondencia, también están deshabilitadas.
En cuanto a Microsoft Excel en la web, las diferencias en la aplicación en línea no son tan fáciles de detectar de inmediato: las discrepancias se muestran solo cuando comienzas a profundizar y acceder a las herramientas más sofisticadas. La aplicación web no ofrece tantos tipos de gráficos, por ejemplo, ni tantas opciones de importación de datos, y no puede nombrar rangos seleccionados, todas características que sólo necesitarán los usuarios avanzados.
Al igual que Excel, Microsoft PowerPoint en la web parece muy similar a la versión de escritorio hasta que intentas ir más allá de lo básico. La herramienta en línea tiene menos animaciones y transiciones para elegir, no puede importar audio ni gráficos y limita la forma en que se pueden reproducir las presentaciones de diapositivas. Nuevamente, gran parte de la funcionalidad principal está ahí, pero los usuarios avanzados siempre elegirán la aplicación de escritorio completa.