Continuando con la conversación sobre conferencias cara a cara vs. reuniones remotas. ¿Por qué algunos son completamente inútiles mientras que otros son tan significativos? Echemos un vistazo a cómo puede sacar más provecho de esas reuniones remotas.
Mire hacia la cámara de la conferencia.
Cuando presentas en una conferencia en vivo, tienes una audiencia cautivadora. Una reunión virtual requiere que mires a la cámara, no a la pantalla. Puede haber tomado algún tiempo para adaptarse a este cambio. Ahora tiene más personas en la oficina y está más dividido (quiere estar más atento y mirar desde su audiencia en vivo) que hacia la cámara. Cuando miras tu pantalla, el ángulo de la cámara hace que parezca que no te estás dirigiendo a nadie. Ya sea que solo tenga otro asistente trabajando desde casa, suponga que la audiencia es la cámara.
Cuando se trata de notas, puede leer una nota en sus manos o en la pantalla de una computadora. Sin embargo, trate de mantener los ojos en la cámara cada vez que levante la cabeza. Hablar sin notas y memorizar la mayor parte del contenido son requisitos previos absolutos para este profesionalismo; No dejes que las cámaras y las notas distraigan tu atención. Otro hábito desagradable es agarrarte la cara mientras miras a la cámara.
Usa menos teclados
Cuando las personas en una videoconferencia usan sus teclados para tomar notas o realizar otras tareas, no se ve bien. Para generar más ideas en las reuniones, es mejor que todos presten atención y estén psicológicamente presentes. Su teclado puede ser un desafío. Otros miembros del equipo pueden confundirse con sus dedos escribiendo en el teclado. Uno de los conceptos básicos para las reuniones es usar menos el teclado. Use un teclado silencioso cuando necesite tomar notas o minutos en una reunión, y solo escriba cuando sea absolutamente necesario.
Aún mejor: grabe la reunión durante una videollamada y envíe las notas más tarde. Puedes grabar uno video conferencia Pantalla con uno de los principales programas de conferencias virtuales. Sin embargo, asegúrese de pedir permiso de antemano, ya que el anfitrión de una videoconferencia muy privada puede prohibir la grabación.
Minimice el movimiento de la conferencia
Puede pensar que sus movimientos no tienen sentido ya que no puede ver a los otros jugadores. Sin embargo, es importante mantener todos los movimientos del cuerpo al mínimo. Se pueden transmitir varios significados de forma no verbal. Es importante mover el menor cuerpo posible. Otros jugadores se irritarán y distraerán si te balanceas de un lado a otro. No. Un signo similar de incomodidad o fatiga durante sus reuniones es que su asiento se mueva con frecuencia.
Tómate un minuto para relajarte
Esto no solo se aplica a los anfitriones de la conferencia. En cualquier conferencia, los descansos deben reducirse al mínimo, dejando tiempo para un descanso relajante. Sin embargo, si está realizando una conferencia más larga, es importante tener un descanso prolongado y organizar la comida. Una reunión virtual o en vivo de cinco horas sin descansos no sería divertida. Sus asistentes apreciarán la posibilidad de usar el baño, comer, relajarse o simplemente abandonar el evento por un corto tiempo. Recuerda que el ejercicio aumenta el rendimiento cognitivo bienestar.
Pero, ¿a qué hora del día es ideal para una pausa en la conferencia? Al crear su programa de conferencias, tenga en cuenta la duración de las reuniones y los descansos. De acuerdo con las Reglas 52 y 17, una reunión debe durar 52 minutos con un descanso de 17 minutos. Esto aumenta la productividad de los participantes. Podrías cambiar el horario. Se puede programar una reunión de 50 minutos con un descanso de 20 minutos, para un total de 70 minutos. Esa es la regla, pero en nuestra empresa, la mayoría de las reuniones duran 30 minutos sin interrupción, lo que funciona bien para nosotros.
evitar comer
No comas frente a la cámara. Las reglas de uso de la computadora incluyen evitar comer cerca de una computadora para evitar que las migajas se atasquen entre las teclas. Comer durante una conferencia, virtual o no, puede considerarse poco profesional. Trate de actuar como si fuera a reunirse en persona. Especialmente con un pequeña conferenciaLa comida puede ser una gran distracción.
Informe a la gente antes de abandonar la conferencia.
Puede abandonar la conferencia en cualquier momento presionando el botón de salida. Sin embargo, no debe inquietar a sus participantes. El anfitrión puede invitarlo a una charla o presentación. Si saben que te has ido, pueden eliminarte de la conversación y elegir a otra persona para que se haga cargo de las funciones.
Pueden surgir imprevistos que le obliguen a abandonar la reunión. Sin embargo, debe informar a alguien. Una excelente opción es enviar un mensaje de chat. Sea lo más educado posible y justifique su salida. En esta situación, simplemente cierre la ventana de la videoconferencia y vuelva a abrirla cuando regrese.
Proteja la información importante.
Si está presentando en la conferencia, es probable que deba compartir su pantalla con otros participantes. Puede haber archivos no relacionados en su computadora. No es profesional compartir su pantalla con material ofensivo o no relacionado. La reputación de su empresa puede verse dañada por contenido inapropiado. Asegúrese de que cuando comparta su pantalla, solo vea lo que desea que vean los demás participantes de la reunión. Además, piensa en la privacidad y no dejes que la información de tus clientes aparezca en tu pantalla.
Antes de iniciar una conversación de video, cierre todas las pestañas y aplicaciones innecesarias del navegador. Los resultados de autocompletar pueden ser vergonzosos cuando se comparte todo el escritorio. Abra una pestaña diferente del navegador y tome precauciones con anticipación para proteger la información confidencial. En lugar de compartir todo el escritorio, es mejor compartir una pantalla o un programa. Esto le da más control sobre cómo su audiencia ve su contenido. Todo debe girar en torno a usted y su mensaje principal, nada más.
Renunciar profesionalmente
Debe cerrar su reunión en línea de manera adecuada y profesional. Una de las formas más sabrosas de hacer esto es con una ronda final, como la promovida por Twitter y el cofundador de Medium, Ev Williams. La idea de una ronda final es fundamental. Solo solicitan comentarios finales sobre los temas tratados durante la conferencia. Esto se puede completar en 30 segundos o menos. En la ronda final, todos tienen la oportunidad de presentar una breve pregunta o queja. Como anfitrión, no tienes que decir nada, y demuestra que tú, como anfitrión, aprecias otros puntos de vista.
Luego, como anfitrión, puede tomarse un minuto para resaltar los puntos clave de la conferencia, pero no quite un punto. Idealmente, prepare sus comentarios finales con anticipación.
Finalmente, como anfitrión de la conferencia, debe ser el último en irse, ya que puede terminar terminando la transmisión usted mismo. Puede considerarse de mala educación finalizar una videollamada mientras otra persona está en ella. Por favor, despídase alegremente para que los demás dejen un buen sentimiento.
Créditos fotográficos: Foto de Katerina Bolovtsova; péxeles; ¡Muchas gracias!
El cargo Conferencias remotas después de la pandemia apareció primero calendario.