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Los organigramas son excelentes herramientas para simplificar una estructura compleja. Sin embargo, todas las organizaciones tienen una estructura que depende de la jerarquía de flujo de trabajo de una organización. Este artículo lo ayudará a crear un organigrama sin perder los ingredientes clave.
Cómo crear un organigrama
Los organigramas deben mostrar cómo los miembros del equipo se relacionan entre sí y qué tareas se asignan entre sí. Debe visualizar la cadena de mando de arriba a abajo. Es una forma de visualizar la estructura de su empresa. Por lo tanto, al prepararse para crear un organigrama, debe recopilar toda la información sobre los miembros del equipo y la forma en que están conectados entre sí. Las plantillas de diagramas de flujo prefabricadas son excelentes para ahorrar tiempo y hacer que el diagrama de flujo organizacional sea más atractivo.
Dado que es un sistema de informes, los organigramas se crean desde el nivel superior hasta el nivel inferior.
Si desea crear un organigrama, pruebe los siguientes consejos
1. Definir el alcance
Piensa en los organigramas como cualquier otro proyecto en el que trabajes. Primero, defina el alcance del organigrama. Le ayudará a personalizar la estructura de su equipo. El propósito general de su organigrama está determinado por su alcance. Una vez que comprenda el alcance, comience la encuesta para tener una idea clara de la estructura de la empresa y si podría reflejarse en el gráfico o no.
Considere estas preguntas para comenzar:
- ¿Su organigrama proporcionará una imagen precisa para que los miembros del equipo entiendan quién es quién en la organización?
- ¿Su organigrama representará con precisión la cadena de mando?
- ¿Compartirá su organigrama con socios o partes interesadas externas?
- ¿Necesita múltiples gráficos que muestren diferentes niveles del negocio?
Hacer estas preguntas lo ayudará a recopilar información importante y delinear la estructura.
2. Reúne información
La recopilación de información es crucial para crear un organigrama como cualquier otro proyecto. Sería útil si tuviera una mente inquisitiva al recopilar información. Echa un vistazo a la estructura de la empresa similar y mira lo que hicieron para su organigrama. Pueden utilizar técnicas de investigación para recopilar información. Puede realizar una encuesta con Recursos Humanos por correo electrónico o, si es un empleado de esta organización, puede hacer preguntas y recopilar información oralmente.
3. Dibuja un esquema de cómo crearás tu diagrama.
Existen varias herramientas para crear un organigrama. Así que decida qué dispositivo usar para crear su gráfico. Dibujar un diagrama a mano le llevará tiempo y esfuerzo, así que considere una herramienta o software para hacer el trabajo. Por ejemplo, usar un archivo PDF editable puede ahorrarle tiempo. De manera similar, si elige crearlo en PowerPoint, lo ayudará a visualizar su estructura organizacional a medida que se realizan nuevas configuraciones.
4. Programe actualizaciones
Use un calendario de equipo para programar actualizaciones periódicas después de crear su organigrama. La estructura de la empresa y la dinámica del equipo cambian con frecuencia. Por lo tanto, las actualizaciones deben diseñarse a intervalos regulares.
Tipos de organigramas
Dependiendo de la estructura de la empresa, hay cuatro organigramas comunes. Cada uno tiene un diseño específico dependiendo de cómo se asigne el flujo de trabajo de la empresa. Un organigrama es una representación visual de la estructura interna de una organización, de modo que el organigrama refleja los procesos de toma de decisiones de la empresa.
1. Funcional de arriba hacia abajo
Esta es la jerarquía tradicional de la estructura piramidal. Al frente de la Orden estaría una sola persona que es el núcleo de la cadena de mando o toma de decisiones. Suelen llevar el título de director general o presidente. Además, en el siguiente nivel habrá un equipo de mandos intermedios o ejecutivos. Después de eso, el nivel más bajo representa a los empleados de bajo nivel de la organización. Finalmente, la jerarquía se extiende a los departamentos y se divide en equipos.
2. Organigrama matricial
Los organigramas matriciales muestran la estructura multifuncional de los grupos en lugar del despliegue vertical. Es una mezcla de dos o más tipos de estructuras. Por ejemplo, si un empleado permanente está ejecutando un proyecto adicional con otros equipos, debe informar a dos gerentes, por lo que esta es la estructura multifuncional que podría representarse en un organigrama matricial. Los gerentes de proyectos secundarios también tienen jefes de departamento que les reportan. Entonces, el gráfico de matriz puede ser una estructura triangular o un diseño de matriz de cuadrante.
3. Organigrama de la División
Es una forma modulada de la estructura jerárquica tradicional. Un organigrama divisional visualiza la organización de una empresa con una región o línea de productos específica. Es más adecuado para grandes empresas, ya que tienen un equipo diferente que realiza diferentes tareas. En cada departamento, un equipo de TI, un equipo de marketing, un equipo de ventas, etc. no necesitan depender de la autoridad única; Sólo tienes que informar a unos pocos funcionarios. Dependiendo de la estructura de trabajo, hay tres tipos de estructura departamental, es decir, estructura organizativa basada en el mercado, estructura organizativa basada en el producto y estructura organizativa departamental geográfica.
4. Organigrama plano
El organigrama plano tiene pocos o ningún mando intermedio. Este tipo de estructura se encuentra típicamente en pequeñas empresas con una cadena de mando directa entre los niveles superiores e inferiores. La responsabilidad de los trabajadores puede ser alta en esta especie, por lo que están directamente involucrados en la toma de decisiones. Un organigrama plano también se denomina a veces organigrama horizontal. También muestra la relación entre superior y subordinado y la interconexión.
Cómo lograr visualizaciones sobresalientes con organigramas
Dado que es una ayuda visual, agregar elementos adicionales a los organigramas contribuye a una comunicación mucho mejor. Por lo tanto, debe agregar cosas diferentes a un organigrama.
- Fotos: Usar fotos definitivamente ayuda a los espectadores a entender quién es. Así es como las personas pueden conectar nombres y rostros.
- Formas y colores: dar color a los diferentes departamentos, nombres y delegaciones ayuda a definir los diferentes departamentos y su desglose.
- Logotipos e íconos de la compañía: Incluir registros e íconos de la compañía en los organigramas brinda una sensación diferente a los espectadores.
- Animaciones en PowerPoint: la creación de diagramas de jerarquía de animación en PowerPoint hará que las presentaciones cobren vida
- Formas 3D: si agrega imágenes tridimensionales, agradará a los ojos.
Los organigramas son la mejor manera de comunicar la estructura de trabajo de una empresa con un dispositivo visual. Puede crear organigramas en Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Google Slides Themes, Mack Keynote, etc.