Hace poco me reuní con un nuevo cliente, un fundador/CEO de una startup de rápido crecimiento. Cuando nos conocimos, le pregunté sobre su proceso de delegar y digamos que se enfadó un poco. Me dijo que trató de delegar, pero cada vez que lo hacía, experimentaba una sorpresa desagradable sobre la tarea, proyecto o proceso que quería empoderar a otra persona para que hiciera.
Es frustrante. Lo entiendo. Como entrenador ejecutivo que trabaja con empresas de rápido crecimiento, a menudo me escuchan los fundadores y otros ejecutivos que se esfuerzan por delegar, pero de alguna manera, en lugar de ahorrarles tiempo, parece que les cuesta tiempo extra.
Hay muchos mitos sobre delegar, pero también ha y muchos matices. Incluso los líderes con mucha experiencia luchan por encontrar el equilibrio adecuado entre el empoderamiento y la supervisión.
Mi marco para la delegación consta de tres preguntas. Si les preguntas, te ayudarán a hacerlo bien con más frecuencia.
¿Cuánta experiencia tiene su empleado?
Hace unos años, uno de los directores ejecutivos a los que entreno, Scott, compartió conmigo su historia de frustración porque la delegación salió mal. Le había pedido al gerente de su oficina que recopilara algunos datos sobre los competidores de la empresa. Profundizó en el proyecto y pidió a los otros ejecutivos que pasaran horas reuniendo información y ayudándola a interpretarla.
Cuando Scott recibió el elaborado informe dos semanas después, estaba consternado. Quería que ella pasara unas cuantas horas reuniendo información básica, no perdiendo días dirigiendo el negocio.
Juntos analizamos este escenario y Scott se dio cuenta de que la había tratado como lo haría con cualquiera de sus ejecutivos, dándole un marco de referencia de alto nivel pero sin guiarla a través de lo que estaba a punto de hacer, y no le preguntó si tenía alguna preguntas. Estaba entusiasmada con la tarea y no quería demostrar su ingenuidad haciendo preguntas. Tampoco tenía la experiencia para saber qué preguntar, así que hizo lo mejor que pudo.
Scott reconoció que los empleados con diferentes niveles de experiencia necesitaban más o menos supervisión, por lo que comenzó a cuestionar qué habilidades y experiencia tenían las personas y ajustó su gestión a su nivel al delegar.
¿Cómo se ve “hecho”?
En este ejemplo, Scott había cometido otro error. Él y el gerente de la oficina no habían tenido una discusión rápida sobre cómo debería ser el proyecto terminado. Si se hubiera tomado el tiempo de pensarlo él mismo, se habría dado cuenta de que era importante compartir su idea de cómo se vería el informe (unas pocas hojas de cálculo simples) y cuánto tiempo pensaba que tomaría. 2- 3 horas
Decidir mentalmente que ya estaba “hecho” parece ayudar a aclarar la confusión antes de que suceda.
Olvidarse de aclarar cómo se ve “hecho” se manifiesta de varias maneras. Recientemente hice una retroalimentación de 360 grados para uno de los fundadores con los que trabajo. Una de las percepciones sorprendentes que obtuvo fue que simplemente no lo tenía claro. Delegó algo a un compañero de trabajo, ellos hicieron el trabajo y luego tuvo que gastar mucho tiempo y energía yendo y viniendo con el compañero de trabajo y revisándolo para que se ajustara a la imagen que tenía en mente.
En una palabra, es una locura. Si está delegando, tómese el tiempo para pensar en lo que cree que debería ser el producto terminado, especialmente si está delegando a alguien con menos experiencia. Cuando delegue a una persona de nivel superior, acuerden juntos los resultados que desea de su líder y luego deje que ellos descubran cómo lograrlos. La claridad sobre el resultado final puede llevar más tiempo, pero en última instancia ahorrará tiempo y energía al alinear las expectativas desde el principio.
cual es la fecha limite
Me sorprende la frecuencia con la que las personas delegan sin acordar una fecha límite clara. Si no tienes una fecha límite, te estás condenando a preguntarte si te estás preguntando cuándo estará terminado el proyecto o en qué estado se encuentra. La implicación es que realmente no puede marcarlo en su propia lista, lo cual es parte de delegar.
Creo que a veces los líderes asumen un horario sin preguntarle al empleado. O simplemente se olvidan de discutir la fecha límite. O a veces es incómodo. Como me dijo una vez un joven fundador: “Me siento obligado a pedir una fecha de vencimiento”.
Acordar los plazos con su compañero de trabajo inmediatamente quita algo de presión de su estrategia de delegación, ya que ambos conocen el marco de tiempo con mucha más claridad.
El liderazgo es aprender, y una de las formas más poderosas de invertir en ti mismo y en tu negocio es convertirte en un experto en delegar. Estas tres preguntas te ayudarán a mejorar tus habilidades de delegación inmediatamente.