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Imagina eso. Armas un mueble de una caja, pero falta el manual de instrucciones. Tienes todas las herramientas, todas las piezas, pero no sabes por dónde empezar. Así es como se siente un modelo de trabajo híbrido sin la documentación adecuada. Es como estar en una nave espacial sin sistema de navegación.
el más joven Investigación El estudio, realizado por McKinsey, mostró que la friolera de 68% de las empresas carecen de un “libro de jugadas” estructurado para guiar su modelo de trabajo híbrido. Esto me sorprendió ya que siempre trabajo con clientes a los que ayudo a desarrollar un modelo de trabajo híbrido basado en una guía clara y transparente hacia el futuro, que luego formó la base de mi proyecto. libro más vendido sobre trabajo híbrido.
A medida que la pandemia de Covid-19 desencadena un cambio sin precedentes hacia entornos de trabajo remotos e híbridos, es fundamental que las organizaciones perfeccionen su enfoque. El viejo adagio “Si no planeas, también planeas fallar” se aplica hoy más que nunca.
Análisis de la encuesta
La encuesta de McKinsey evaluó qué tan bien las empresas han implementado doce prácticas clave identificadas para un modelo de trabajo híbrido efectivo y sostenible. Curiosamente, una gran amenaza para la mayoría de las organizaciones ha sido crear un equilibrio entre el trabajo en el sitio y el remoto, un modelo “verdadero híbrido”, por así decirlo.
En cierto modo, es como intentar tocar una sinfonía a la que le falta una partitura. Los ejecutantes tienen sus instrumentos, son entusiastas, tienen talento, pero sin la guía del director no pueden sincronizar sus esfuerzos. Es una clara falta de mejoras en el rendimiento y el uso eficiente de los bienes raíces, como dejar dinero en la mesa en un juego de póquer.
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El valor de la documentación en un modelo híbrido
Considere la documentación de su modelo de trabajo híbrido como su receta secreta, su modelo o incluso la huella digital única de su empresa. Describe el enfoque de trabajo de su organización: quién hace qué, dónde y cuándo. Más importante aún, crea una visión unificada de cómo se realiza el trabajo, lo que permite una comunicación fluida y transparencia en todos los niveles.
La falta de implementación de un proceso bien documentado ha dejado perplejas incluso a las empresas más progresistas, según la encuesta de McKinsey. Es como intentar construir un rascacielos sin cimientos. ¿El resultado? Una estructura oscilante que puede derrumbarse a la menor sacudida.
Un paso hacia un modelo híbrido más efectivo
La documentación es el eje que conecta todo el sistema. Permite un enfoque más informado para diseñar lugares de trabajo efectivos, lo que conduce a una mejor asignación de capital y, en última instancia, a una mayor productividad. La documentación permite flexibilidad y dinamismo, lo que permite a las organizaciones adaptarse fácilmente a patrones y tendencias de trabajo cambiantes. Es como si tuviera un sistema GPS de alta calidad que lo redirigirá cada vez que aparezca una nueva ruta.
La evidencia más convincente del impacto de la documentación adecuada son los avances posteriores a la pandemia realizados por organizaciones y empresas emergentes que priorizan el uso remoto. La documentación permitió a estas entidades navegar eficientemente por el complejo laberinto del modelo híbrido, creando estructuras que respaldan flujos de trabajo eficientes y sólidos canales de comunicación.
La influencia de los sesgos cognitivos en la documentación de modelos híbridos de trabajo
A medida que lidiamos con la realidad del modelo de trabajo híbrido y la documentación necesaria para respaldar su implementación efectiva, es importante reconocer cómo los sesgos cognitivos pueden influir en este proceso. Específicamente, examinamos el impacto del sesgo de status quo y el sesgo de anclaje y cómo estos pueden sesgar nuestra comprensión y el manejo de la documentación de los modelos de trabajo híbridos.
El sesgo de status quo es un sesgo cognitivo que promueve la preferencia por el estado actual de las cosas. Es por nuestra aversión al cambio y la inquietud que viene con escenarios desconocidos. En el contexto del modelo de trabajo híbrido, el sesgo del statu quo puede ser un obstáculo importante.
Según la encuesta de McKinsey, muchas empresas luchan por desarrollar un modelo híbrido eficaz. Esta dificultad se ve exacerbada por el sesgo del statu quo, en el que tanto los empleados como la gerencia se resisten al cambio y se aferran a las formas tradicionales de trabajar y documentar los procesos de trabajo.
Por ejemplo, la idea de documentar procesos o protocolos específicos para el trabajo remoto podría descartarse en favor de métodos existentes centrados en la oficina. El sesgo puede conducir a decisiones equivocadas, como mantener procesos ineficaces solo porque se conocen, lo que genera ineficiencia y comunicación interrumpida.
Superar el sesgo del statu quo requiere un esfuerzo consciente de toda la organización. Fomentar debates abiertos sobre los cambios, brindar capacitación sobre nuevos protocolos y procesos y resaltar los beneficios del nuevo sistema puede ayudar a neutralizar este sesgo.
El sesgo de ancla se refiere a nuestra tendencia a depender en gran medida de la primera información (el “ancla”) que recibimos al tomar decisiones. En el contexto de un modelo de trabajo híbrido, esto podría manifestarse de diferentes maneras.
Tal escenario podría ser el primer borrador de la documentación del modelo de trabajo híbrido. Si el primer borrador se crea con un énfasis excesivo en el trabajo remoto o de oficina, puede servir como un “ancla” e influir en todos los cambios posteriores. Esto podría conducir potencialmente a un modelo híbrido desequilibrado que no aproveche al máximo ambos entornos de trabajo.
De manera similar, las organizaciones pueden alinearse con las normas previas a la pandemia y esperar que sus empleados adapten el entorno de su hogar para que coincida con el entorno de oficina tradicional. Tal atrincheramiento podría llevar a pasar por alto soluciones innovadoras que aprovechan los beneficios únicos del trabajo remoto, como la programación flexible o los espacios de trabajo individualizados.
Contrarrestar el sesgo de anclaje requiere alentar diversos aportes durante los procesos de toma de decisiones y cuestionar las suposiciones basadas en la información inicial. La producción de múltiples borradores de documentación y la recopilación de comentarios extensos pueden evitar anclarse en un modelo híbrido desequilibrado o subóptimo.
Reconocer y mitigar el impacto del statu quo y el arraigo del sesgo puede mejorar significativamente el proceso de documentación de un modelo de trabajo híbrido. Permite un enfoque más equilibrado, eficiente y con visión de futuro que maximiza los beneficios de trabajar en la oficina y de forma remota. A medida que navegamos por el panorama laboral en evolución, comprender estos sesgos cognitivos es un paso esencial para desarrollar un modelo de trabajo híbrido exitoso.
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Pasos prácticos para una estrategia de documentación eficaz
Una estrategia de documentación efectiva comienza con la identificación y comprensión de los diversos elementos del modelo de trabajo de su organización. Es como diseñar un rompecabezas complejo: cada pieza tiene su lugar y propósito únicos.
En primer lugar, las organizaciones deben identificar los “momentos importantes” críticos del proceso de trabajo. Esto puede ir desde identificar fases importantes del desarrollo del proyecto hasta determinar qué actividades se llevan a cabo mejor en persona. Una vista clara y bien documentada de esos momentos proporciona una hoja de ruta que ayuda a los empleados a tomar decisiones inteligentes sobre sus trabajos.
Luego viene la implementación de tecnologías avanzadas en el lugar de trabajo. Herramientas como videoconferencias, pizarras digitales e incluso tecnologías de realidad aumentada y virtual deben integrarse perfectamente en el sistema. El objetivo es crear un espacio de trabajo virtual que compita o incluso supere a su homólogo físico.
Finalmente, es crucial que las empresas sean conscientes de que su documentación no es un libro de jugadas que se configura y se olvida. Es una guía viva y en evolución que debe actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en los flujos de trabajo y los nuevos avances tecnológicos. Es como cuidar un jardín que requiere mantenimiento constante y adaptación a los cambios de estación.
Diploma
Si hay algo que podemos sacar de la encuesta de McKinsey, es esto: el futuro del trabajo es híbrido y su éxito depende en gran medida de nuestra capacidad para desarrollar un enfoque bien documentado de este modelo. El camino hacia un modelo de trabajo híbrido exitoso se asemeja a una actuación sinfónica. Requiere esfuerzos bien coordinados de todas las partes interesadas, cada uno desempeñando su papel en el momento y lugar adecuados. A medida que navegamos por este nuevo territorio, nos aseguramos de tener un plan bien documentado (la partitura de nuestro director, por así decirlo) para ayudarnos a alcanzar las notas correctas.