Las investigaciones muestran que se pierde hasta un 9 % de los ingresos debido a una gestión de contratos ineficiente. El gobierno de la gestión de contratos ayuda a prevenir imprecisiones e incumplimientos, y garantiza que los proveedores y licenciatarios cumplan con los términos del contrato y de pago.
La gestión de contratos es el proceso de creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y financiero de una organización mientras se reduce el riesgo financiero. Las empresas enfrentan una presión cada vez mayor para reducir costos y mejorar el rendimiento comercial. La gestión de contratos es un elemento comercial que consume mucho tiempo, lo que facilita la necesidad de un sistema de gestión de contratos eficaz.
La gestión eficaz de contratos incluye:
- Construir un sistema que evite que los contratos bloqueen las operaciones comerciales.
- Seguimiento para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y normativas.
- Evite perder plazos críticos como B. Extensiones de contrato.
La gestión eficaz de contratos mejora la eficiencia de la organización, mitiga el riesgo, minimiza los costos y construye relaciones rentables.
En general, la gestión de contratos implica algunas etapas importantes. Existe la fase temprana o fase previa a la adjudicación. Todo el trabajo previo al contrato se subcontrata a alguien, ya sea una empresa o un empleado. En la fase intermedia, se subcontrata el proceso, incluido todo el papeleo para que el acuerdo sea definitivo. En tercer lugar, en la fase posterior a la adjudicación entran en juego la gestión y el mantenimiento del contrato y se gestionan los riesgos del contrato.
Una de las actividades más importantes en la fase posterior a la adjudicación es la capacidad de búsqueda y presentación de informes de los contratos. Algunas organizaciones combinan informes de contratos y análisis/percepciones.
Capacidad de búsqueda de contratos e informes
Muchas empresas tienen contratos en varios repositorios, recursos compartidos de archivos y servidores con palabras clave y fechas ocultas en su texto o software de gestión de contratos. Las declaraciones de trabajo, las indemnizaciones, los términos de contratación, las políticas de reconocimiento de ingresos, las renovaciones automáticas y los incentivos desconocidos son algunos ejemplos de información contractual que aumenta el riesgo y el impacto de la responsabilidad.
Dado que la formación del contrato se encuentra en un punto crítico en el proceso comercial donde los datos de la transacción se convierten en la fuente de la verdad después de que se firma el contrato, se ha vuelto imperativo rastrear los datos sobre la transacción (por ejemplo, precio, reembolsos, cláusulas, reembolsos, contracargos) e informar. a ). Uno de los factores críticos para un informe y análisis de contratos eficiente es la facilidad de búsqueda; Por lo tanto, la capacidad de búsqueda de contratos y los informes funcionan de la mano para contribuir a la eficiencia general de la gestión de contratos.
Sugerencias para mejorar la capacidad de búsqueda y la presentación de informes de contratos
- Centralice todos los contratos: una de las formas más simples pero más efectivas de mejorar la gestión de sus contratos es centralizar todos los contratos en una única ubicación en línea segura, como: B. un software de gestión de contratos. Si tiene todos los contratos en un archivo, evita buscar contratos extraviados y protege los contratos de los ataques de piratas informáticos. La organización de contratos en una base de datos de búsqueda es el sello distintivo de una buena gestión de contratos: según un informe de Aberdeen Group, las empresas “mejores en su clase” tienen más del 75 % de sus contratos en un “repositorio de búsqueda”, a diferencia de otras que sí lo hacen. tienen alrededor de un tercio de sus datos almacenados en dicho lugar.
Mantener sus contactos en un lugar digital también les da a los miembros del equipo acceso a ellos desde cualquier lugar, lo cual es fundamental en la era actual del trabajo remoto.
- Establecer recordatorios de hitos – El diseño de recordatorios para los hitos del contrato, como las fechas de renovación automática y las fechas de vencimiento, respalda un enfoque proactivo de sus contratos para todo el equipo. Establecer recordatorios de hitos les da a las personas adecuadas el tiempo suficiente para revisar un contrato antes de la fecha de renovación automática para renegociar y obtener el mejor trato posible (si corresponde). Además, si permite suficiente tiempo antes de la renovación, un contrato en particular puede rescindirse antes de la fecha de renovación automática. Para asegurarse de no perder de vista los hitos del contrato, le recomiendo agregar fechas importantes del contrato a su calendario digital y configurar recordatorios automáticos para cada una. Establecer recordatorios de hitos ayuda a mejorar los informes de contratos.
- Automatice los procedimientos de seguimiento de contratos – Las fechas clave, los plazos, los compromisos, los entregables y los hitos pueden superarse fácilmente con estrategias de contratos manuales y un enfoque mediocre para la gestión del ciclo de vida de los contratos. En lugar de dejar los contratos al azar, se recomienda utilizar la automatización para respaldar el seguimiento y la supervisión de contratos. Según el tipo de contrato, el documento puede contener varios plazos para los que debe prepararse. Cuando una cartera de contratos se sobresatura, se vuelve cada vez más difícil cumplir con todos los plazos. Cuanto más crece una cartera de contratos, más automatización se requiere como solución. El software de gestión de contratos proporciona recordatorios de calendario automatizados para ayudar a todo el equipo a estar al tanto de los próximos plazos y fechas importantes, eliminando la tendencia a olvidar las renovaciones automáticas, los hitos y las fechas de vencimiento de los contratos, un problema común que ocurre con la ejecución manual de contratos.
- Automatice los informes – La generación de informes juega un papel crucial en la gestión del ciclo de vida del contrato. Sin embargo, es una actividad que se pasa por alto con demasiada frecuencia. Los informes se tiran por la borda cuando los administradores de contratos están ocupados con otras actividades del contrato. Sin embargo, la presentación de informes es esencial para crear y mantener la conciencia sobre el desempeño de la estrategia de gestión de contratos. Los informes personalizados se pueden usar para revisar puntos de datos precisos que revelan las fortalezas y debilidades del contrato. Es recomendable planificar con tiempo la creación de estos informes y enviarlos automáticamente. Según el tamaño y la complejidad de la cartera de contratos de su empresa, puede ser beneficioso enviar sus informes con más frecuencia para que todo el equipo pueda intervenir y conocer el estado y el rendimiento de los contratos de la empresa a medida que avanzan en el ciclo de vida. Los informes de contratos personalizables y compartibles son una de las características más avanzadas del software de gestión de contratos. Configura cuándo se ejecutan los informes, con qué frecuencia se envían y se comparten, qué puntos de datos de contrato usar para generar informes y el destinatario del informe.
- Recopilar metadatos del contrato – Cada Contrato Individual bien escrito debe contener información completa sobre ese acuerdo específico. Al leerlo en detalle, puede comprender exactamente quién está involucrado en el contrato, para qué sirve y cuáles son las expectativas para la entrega. Es importante, pero de valor limitado en el contexto de una empresa con miles de acuerdos. Ninguna persona tendrá tiempo para leer los acuerdos, comprender completamente su contexto y realizar un seguimiento de ellos durante su vigencia. La recopilación de metadatos tiene varios propósitos:
- Capacidad de búsqueda: los metadatos hacen que una gran base de datos de contratos se pueda buscar en puntos de datos como la contraparte, el valor, la fecha de renovación, etc. Sin capturar estos datos en un rastreador de contratos, tendría una capacidad limitada para recuperar contratos específicos.
- Informes: es posible generar informes precisos en todo el registro del contrato, desglosados por metadatos, y se pueden rastrear a lo largo del tiempo para demostrar su composición y rendimiento cambiantes. Los tableros de informes pueden hacer que la información sea accesible para varias partes interesadas, desde la alta gerencia, que puede necesitar una supervisión exhaustiva, hasta compras o finanzas, que pueden querer optimizar el gasto y necesitan profundizar en los detalles.
- Desencadene una acción oportuna: al extraer y capturar metadatos de los contratos, puede usarlos para desencadenar movimientos cuando sea necesario. Suponiendo un sistema de gestión de contratos dedicado, debería poder generar recordatorios automáticos a partir de los metadatos del contrato.
- Captura del estado de cumplimiento: dependiendo de su industria, puede ser obligatorio capturar el estado de cumplimiento de sus partes contratantes. El seguimiento de si las certificaciones se han implementado y firmado sería otro uso típico de los metadatos.
- Agregue etiquetas para categorías clave: las etiquetas ayudan a ordenar su lista de contratos y capturar información importante. Al crear una lista de etiquetas, es importante tener en cuenta los atributos generales de los contratos. Por ejemplo, puede etiquetar el tipo de contacto (por ejemplo, NDA, formularios de pedido) y el departamento relacionado (por ejemplo, ventas, recursos humanos). También puede marcar cualquier punto de datos que las partes interesadas clave deseen rastrear en los informes, como: B. el valor del contrato (por ejemplo, $0-50 000, $50 000-100 000) o si contienen términos no estándar.
- Estandarice los nombres de las etiquetas: comprometerse con una convención de nomenclatura estándar para sus etiquetas proporcionará informes limpios y ayudará a sus compañeros de equipo a usar las etiquetas de manera eficiente. Una buena manera de lograr esto es prefijar sus títulos con un identificador específico. Por ejemplo, use el prefijo “Doc” para cada etiqueta de tipo de contrato (Doc – NDA, Doc – MSA) y el prefijo “Dept” para la etiqueta de departamento/equipo relacionado (Dept – Sales, Dept – Legal).
- Automatice el etiquetado con plantillas: esto aumenta la eficiencia y el cumplimiento al permitirle estandarizar el contenido y los metadatos de un contrato. Si usa una plantilla etiquetada, el nuevo acuerdo incluye automáticamente las etiquetas predeterminadas, el contenido, los firmantes y otros metadatos agregados a la hoja de resumen.
- Filtra tu base de datos: esto te ayuda a obtener rápidamente una lista de contactos con una etiqueta específica o una combinación de etiquetas. Puede combinar filtros para análisis de datos granulares y exportar sus listas filtradas a Excel. Esto ayuda con los informes.
Si bien hay muchas formas de administrar y mejorar la capacidad de búsqueda y generación de informes de contratos, los métodos manuales pueden introducir imprecisiones causadas por errores humanos. También puede llevar mucho tiempo y generar trabajo adicional para los equipos que ya están al límite.
Al automatizar la tarea, los equipos pueden cargar un PDF o un contrato escaneado para que los idiomas y las cláusulas puedan extraerse con precisión y sin duplicación antes de almacenarse en un repositorio central. Los equipos ya no necesitan tomar decisiones manuales sobre contratos difíciles de leer. Las soluciones tecnológicas pueden extraer y cargar información crítica incluso cuando los contratos son difíciles de leer, incluidas hojas de cálculo complejas o notas escritas a mano difíciles de descifrar.
Invertir en un software de gestión de contratos que pueda automatizar este proceso ahorra tiempo, reduce el trabajo manual y mejora el cumplimiento.