Tres grandes pérdidas de tiempo para los directivos y cómo superarlas

Ha llegado al final de otra jornada de 12 horas y cuando piensa en todo el ajetreo y el trabajo de extinción que ha realizado, se pregunta: ¿Qué he logrado exactamente?

No estás solo, muchos de nosotros estamos ocupados todo el día todos los días. Corremos de reunión en reunión, de fuego en fuego, sólo para terminar el día sintiéndonos como un hámster en una rueda, exhaustos y preguntándonos a dónde se fue el tiempo.

Hay una manera mejor y comienza con la comprensión. Cómo Pasas tu tiempo y Por qué Lo gastas así. Estos son los tres principales factores que matan el tiempo de los líderes y cómo superarlos.

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¿Cómo se crea valor añadido?

Chris es el director ejecutivo de una empresa exitosa. La visión, el ingenio y el trabajo incansable de Chris son la base del éxito de la empresa.

Mientras la empresa celebra su décimo aniversario, sólo hay un problema. En algún momento, Chris dejó de centrarse en la visión y quedó atrapado en las minucias del día a día a nivel de las tareas. En lugar de centrarse en la estrategia, la planificación o la construcción de las relaciones adecuadas, está ocupado contratando a la recepcionista, sopesando decisiones triviales y ocupándose de todo. individual. encontrarse.

Este no es el mayor ni el mejor uso del tiempo de Chris. Al centrarse en el trabajo a nivel de tarea en lugar de en la visión, Chris ya no maximiza su valor para la empresa. De hecho, su deseo de participar activamente en todo se ha convertido en una desventaja en forma de alas cerradas y pérdidas de balón.

No es fácil dejar el trabajo a nivel de tarea. Se siente bien porque te resulta familiar y porque puedes ver fácilmente el progreso. Cuando realizas tareas fáciles de realizar, sientes una descarga de dopamina.

Pero estar ocupado no es lo mismo que añadir valor.

Si eres el visionario de la empresa, tu valor radica en la estrategia, la planificación y la construcción de relaciones, así que ahí es donde debes dedicar tu tiempo.

Entonces la pregunta es: ¿Cómo se agrega valor? Aquí hay algunas cosas a considerar:

• ¿La forma en que empleas tu tiempo se ajusta a tu rol? ¿Pasas tu tiempo trabajando por $17/hora o $200/hora?

• ¿La forma en que empleas tu tiempo aprovecha tus fortalezas y permite que tu equipo aproveche sus fortalezas?

• En su puesto, ¿está haciendo el trabajo que se espera de usted (por su equipo, su empresa, su junta directiva, sus inversores, etc.)?

• ¿Cómo se mueve la aguja?

Una vez que reconozcas dónde inviertes tu tiempo y qué valor estás agregando (o no), podrás hacer los ajustes necesarios.

Lo más probable es que su equipo esté formado por personas inteligentes y capaces. Confíe en ellos para hacer el trabajo. Evalúe todas las cosas a nivel de tarea que se le presenten. ¿Existe alguna manera de delegar o reducir su participación? Esto le permite subcontratar reuniones y proyectos que no maximizan su valor.

Reconsidera la estructura de tu día para que trabajes en las cosas que te mueven primero y hagas las que te agotan después.

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La gratificación retrasada y la lista de tareas pendientes

Me encantan las listas de tareas pendientes. Más importante aún, me encanta tachar cosas de mi lista de tareas pendientes. Antes de comenzar mi negocio de consultoría, vivía y respiraba esta lista y anhelaba la sensación de logro y orgullo cuando podía tachar algo.

Como líder, marcar 100 cosas de su lista todos los días no importa si no son las correctas. Y he aprendido por las malas que las cosas de las que soy responsable simplemente no se pueden lograr con éxito en un solo día, semana, mes o más.

La mayor parte del trabajo de un gerente no está relacionado con tareas. Los proyectos, la planificación y la gestión de personas son actividades continuas y con matices, no tareas que puedan tacharse de una lista.

Sin embargo, muchos líderes se aferran a las tareas a nivel de tarea mucho más tiempo del que deberían para demostrar su valor y obtener la satisfacción de un logro inmediato. Y estas cosas a nivel de tareas abarrotan el calendario y distraen la atención de su trabajo más importante.

Es hora de repensar la lista de tareas pendientes. Esto requiere un cambio de mentalidad, desde ahuyentar la avalancha de dopamina que supone tachar tareas menores de una lista hasta aceptar la gratificación retrasada.

Reconsidere cómo crea su lista de tareas pendientes. Asegúrese de capturar las tareas o hitos que hacen avanzar los proyectos. Divide tus proyectos en partes semanales; de esta manera podrás ver el progreso incremental que estás logrando y obtendrás la dosis de dopamina al tachar cosas. Juega con el período de tiempo de tu lista de tareas pendientes. En lugar de una lista de tareas diarias, cree una lista semanal, mensual y trimestral.

Deje de agregar tareas interminables y que consumen mucho tiempo, como “revisar el correo electrónico”, a su lista de tareas pendientes. Nunca estarás ocupado con correos electrónicos, Slack o mensajes de equipo. En su lugar, sea intencional sobre cómo y cuándo revisa los mensajes. Designe momentos específicos a lo largo del día para revisar el correo electrónico y configure un cronómetro de 30 a 45 minutos para no caer accidentalmente en la madriguera del conejo.

Disfrute de la gratificación retrasada de completar proyectos más grandes y estratégicos. ¡Asegúrate de celebrar estas victorias!

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Solucionadores de problemas al rescate

Los gerentes suelen ser excelentes solucionadores de problemas. Nos encanta aportar nuestra creatividad y visión para arreglar cosas o agregar perspectiva. Suena genial sobre el papel, pero cuando los líderes hacen esto, pueden perder detalles o conexiones, retrasar la toma de decisiones, asumir más de lo que pueden manejar o crear un lío aún mayor, todo lo cual hace perder un tiempo valioso para usted y su equipo.

Evite intervenir para solucionar problemas, especialmente aquellos para los que simplemente no tiene el ancho de banda o la experiencia necesarios. ¿Recuerdas a las personas inteligentes y capaces de tu equipo? Probablemente también sean buenos solucionadores de problemas. Apóyelos y capacítelos según sea necesario y capacítelos para tomar decisiones en sus áreas de especialización.

Los líderes que tienen claro su valor y entienden la importancia de maximizar su tiempo y efectividad, así como la efectividad de sus equipos, promueven la eficiencia y el compromiso del equipo. Igualmente importantes son los líderes que valoran salir de la carrera de ratas de 12 horas y realizar el trabajo estratégico y crítico que importa.