La contabilidad de gestión es una de las herramientas corporativas más influyentes. Los ejecutivos y la alta dirección generalmente lo utilizan para ayudar a tomar decisiones estratégicas sobre unidades comerciales individuales, líneas de productos o la empresa en su conjunto. Se proporciona una descripción general actualizada de la situación financiera de la empresa a través de informes financieros mensuales. Estos informes cubren una amplia gama de métricas de rendimiento en toda la empresa.
Los empresarios exitosos conocen la importancia de tener acceso a registros financieros confiables al realizar un seguimiento y administrar su dinero. Los informes financieros inexactos son como conducir un automóvil con los ojos cerrados: no sabe a dónde se dirige y su destino rara vez termina exactamente donde espera que llegue. En nuestra experiencia, hay muchas cosas que los contadores pueden hacer para asegurarse de que los números sean correctos. Si desea obtener más información sobre cómo preparar cuentas de administrador, comience aquí.
Finalización a tiempo de todas las transacciones
Si bien esto puede parecer de sentido común, piense por qué esto es un problema en su negocio. La máxima prioridad en cualquier empresa debe ser mantener las cuentas actualizadas. Esto es importante por varias razones, incluido el hecho de que es la única forma en que los propietarios de negocios obtienen una imagen completa del desempeño financiero y la salud de su empresa, y puede ser requerido por el IVA, PAYE u otras leyes y regulaciones. La falta de cuentas corrientes en la empresa puede deberse a una falta de recursos o una falta de priorización, de una forma u otra, esta es una parte crítica de tu negocio.
Equilibrio regular de sus cuentas
Como mínimo, las cuentas bancarias de la empresa deben cotejarse con los registros contables todos los meses, con una revisión exhaustiva de cualquier inconsistencia o desigualdad temporal de larga data. Esta auditoría interna básica asegura a los dueños de negocios que los ingresos y pagos se han registrado adecuadamente en la contabilidad. La inexactitud de las conciliaciones bancarias aumenta la probabilidad de que la información de gestión proporcionada por la contabilidad sea materialmente inexacta.
Revisión de deudores vencidos
Los contadores deben revisar el informe del acreedor envejecido al menos una vez al mes para asegurarse de que los acreedores y las compras se hayan informado correctamente. Al registrar las facturas entrantes en la contabilidad, es común registrar el pago al proveedor en el estado de resultados. También es habitual que los propietarios de empresas paguen a los proveedores de su bolsillo, pero estos pagos no se registran en la contabilidad. Una gran cantidad de saldos de proveedores antiguos totalmente pagados es un indicador sólido de que uno de estos problemas (o ambos) está ocurriendo en su empresa.
Seguimiento de los costos de depreciación
Cuando una empresa “agota” sus activos fijos, se registran los costos de depreciación para demostrar el impacto económico de dicho uso (propiedades, planta y equipo, maquinaria y equipo, etc.). Los cargos por depreciación deben registrarse en los libros mensualmente o trimestralmente durante todo el año, a menos que el cargo sea insignificante. La depreciación no se tiene en cuenta en las cuentas de gestión emitidas por una empresa; Ésta es una razón típica por la que las cuentas de administrador y las cuentas legales pueden variar significativamente. Las empresas deben vigilar sus activos fijos como base para calcular los cargos por depreciación (mantenemos registros de activos para la mayoría de nuestros clientes comerciales).
Seguimiento de diarios de pago
Mantener diarios de nómina precisos ayuda a garantizar que el estado de resultados de una empresa refleje con precisión la cantidad de trabajo invertido en él. También ayuda a garantizar que el balance refleja correctamente la responsabilidad de la empresa en el pago de salarios y deducciones (impuesto sobre la renta, pensiones, etc.). Un problema típico surge cuando los pagos se contabilizan directamente en la cuenta de pérdidas y ganancias en lugar de contabilizar los diarios de nómina, lo que conduce a una presentación incorrecta del estado financiero de la empresa en relación con la contabilidad de nómina. Si los pagos se contabilizan en el balance general, el problema se agrava mucho más porque los costos laborales no se muestran en el estado de resultados; En cambio, se muestran como un “acreedor negativo” en el balance, lo que empeora la situación.
Mantenimiento de inventario y finalización de cambios en curso
Las organizaciones que manejan una cantidad significativa de inventario y trabajo en progreso deben realizar los cambios necesarios en sus registros contables de forma mensual o trimestral (la frecuencia depende de la frecuencia con la que se crean las cuentas de administrador). Si el inventario o el trabajo en curso fluctúa significativamente de un período a otro, esto tiene un impacto significativo en el resultado registrado en el estado de resultados y el activo circulante que se muestra en el balance.