Muchos de nosotros hemos llegado a confiar en el Ctrl+Z (ventanas) o Cmd+Z (macOS) deshace los accesos directos para sacarnos de un problema cuando al tocar una tecla se borran accidentalmente tres horas de escritura o cuando un clic fuera de lugar repentinamente se vuelve completamente verde una foto.
Pero si necesita volver sobre sus pasos durante un período de tiempo más largo, también tiene opciones. Esta función se conoce técnicamente como control de versiones de archivos y mantiene disponibles las versiones antiguas de los archivos en caso de que desee volver a ellas. Esto puede ser particularmente útil si, por ejemplo, de repente se da cuenta de que ha estado ingresando cifras incorrectas en una hoja de cálculo durante la última semana.
Algunas aplicaciones vienen con versiones de archivos incorporadas, por lo que si desea volver a una versión prototipo de un documento, debe comenzar allí. También encontrará la función en varios servicios de copia de seguridad en la nube, y también hay opciones integradas a las que puede recurrir en Windows y macOS.
Versionado de archivos en aplicaciones
Si necesita volver a una versión anterior de un archivo, comience por verificar la aplicación en la que lo está editando. Es probable que el programa tenga el archivo más completo de los cambios de un archivo, y será la opción más sencilla para recuperándolos. Para encontrar la opción en la aplicación específica que está utilizando, tendrá que buscar en sus menús, pero siempre puede realizar una búsqueda rápida en la web para ver si la versión del archivo está disponible.
La mayoría de las aplicaciones en línea almacenan automáticamente diferentes versiones de un documento en la nube, por lo que probablemente encontrará versiones de archivos allí. En Google Docs, por ejemplo, vaya a Archivo, Historial de versionesy elige Ver historial de versiones para ver iteraciones anteriores del archivo abierto. Haga clic en cualquier elemento para volver a él. Si sabe que está a punto de realizar algunos cambios significativos, por ejemplo, también puede nombrar una edición particular de un archivo para que sea más fácil volver a ella más adelante.
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La misma opción está disponible en las aplicaciones de Microsoft Office. En las ediciones de Windows de Word, Excel y PowerPoint, haga clic en Archivo, Informacióny Historial de versiones para ver las versiones guardadas de su archivo: aparecerán en una lista a la derecha y puede elegir cualquier iteración anterior para volver a ella. Si está en macOS, haga clic en el nombre del archivo en la parte superior de la ventana, luego seleccione Examinar el historial de versiones.
El editor de imágenes de Adobe Photoshop tiene una función de deshacer extensa y bien conocida, pero también tenía integradas las versiones de archivos. Para obtener el panel correspondiente en su pantalla, seleccione Ventana y entonces Historial de versiones. Verá una lista de versiones anteriores de la imagen en la que está trabajando actualmente, a la que puede volver con un clic.
Control de versiones de archivos en servicios de copia de seguridad en la nube
Los servicios de copia de seguridad en la nube sincronizan constantemente los cambios en la nube, y la mayoría de ellos también mantienen un registro de las versiones anteriores de los archivos. Tome Dropbox, por ejemplo: en la interfaz web, haga clic en los tres puntos junto a cualquier archivo, luego elija Actividad
Ya mencionamos cómo puede acceder a las versiones desde dentro de Google Docs, y funciona de la misma manera para Hojas de cálculo y Presentaciones. Para volver sobre sus pasos con otros tipos de archivos en Google Drive, abra la interfaz web, haga clic con el botón derecho en un archivo y luego elija Administrar versiones para ver una lista.
La misma funcionalidad está integrada en Microsoft OneDrive. Abra la interfaz web del servicio en su navegador, haga clic en los tres puntos al lado del archivo con el que desea trabajar, luego elija Historial de versiones del menú emergente. Los archivos de Office se abrirán en una nueva pestaña del navegador con la lista de versiones junto a ellos. Cuando se trata de otros tipos de archivos, verá una lista de versiones anteriores de los que se encuentran a la derecha.
Luego está iCloud de Apple. Los historiales de versiones no están disponibles a través de la interfaz de iCloud Drive en la web, por lo que no puede recuperar archivos desde allí. Aún así, muchas aplicaciones nativas (incluidas Pages y Numbers) usan iCloud en segundo plano para almacenar versiones antiguas de archivos, por lo que si está usando esos programas, es mejor que verifique su interfaz.
Versionado de archivos en Windows y macOS
Si necesita aún más formas de realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, las tenemos. Los usuarios de Windows tienen una herramienta llamada, apropiadamente, Historial de archivos. Puede encontrarlo buscando “historial de archivos” en el menú Inicio y haciendo clic en el resultado superior; si la función aún no está activada para su disco duro principal, deberá activarla primero.
Pero antes de que su computadora pueda comenzar a guardar múltiples versiones de sus archivos, también deberá especificar un segundo disco duro (ya sea interno o externo) para guardar esas copias, lo cual puede hacer a través de Seleccionar unidad. Utilizar Excluir carpetas para configurar ubicaciones que no desea que toque el Historial de archivos y usar Ajustes avanzados para configurar la frecuencia con la que desea que su computadora almacene versiones de archivos y durante cuánto tiempo.
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Aunque macOS se basa principalmente en la función de control de versiones de archivos integrada en sus aplicaciones, los usuarios también tienen una solución de respaldo integrada que cubre todos los archivos en una computadora Mac. Se llama Time Machine y puede acceder a ella abriendo el menú de Apple y luego eligiendo Ajustes del sistema, Generaly Máquina del tiempo.
Al igual que con el Historial de archivos en Windows, necesitará un disco duro independiente para almacenar las copias de los archivos y, en este caso, debe ser un dispositivo de almacenamiento externo. Podrá seleccionar esta unidad a través de la configuración de Time Machine, así como excluir ciertas carpetas de la copia de seguridad. También podrá configurar la frecuencia con la que su computadora realiza copias de seguridad automáticas de sus archivos, incluidas las versiones nuevas.