A la gente le encanta tomar atajos. Probablemente haya visto anuncios que dicen que puede convertirse en millonario en un mes o perder 50 libras para el verano. Las personas tienden a buscar atajos para llegar más rápido y tratan de saltarse pasos importantes. Sin embargo, un enlace no es un sustituto de un proceso.
Todos los que alguna vez han tenido verdadero éxito han seguido un conjunto de procesos y prácticas para llegar a donde están, desde artistas hasta atletas y anestesiólogos. Y no es diferente cuando tienes un negocio. Si bien es fácil recurrir a uno o dos atajos, luche contra ese impulso. Los atajos pueden funcionar a corto plazo, pero sentirás el dolor a largo plazo cuando estos atajos se cortocircuiten.
Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta para ayudar a proteger su negocio contra los atajos:
Procesa y practica todo.
Un proceso definido ayuda a aumentar la eficiencia y crear una experiencia consistentemente confiable. Los usuarios finales saben qué esperar ya que existe un proceso claro que es claramente comprensible. Los procesos eficientes también respaldan la continuidad del negocio, y a que un proceso sólido puede servir como “migas de pan” que permiten a todos seguir direcciones más amplias.
Desarrolle un proceso bien definido, implemente un mapeo de procesos que permita una comprensión completa del flujo de trabajo, organice las partes requeridas, determine cuánto tiempo tomará cada paso y designe a los propietarios. La preparación y la planificación tempranas darán sus frutos en masa, pero requiere algo de trabajo por adelantado.
No interrumpa el proceso por razones de velocidad.
A veces, los atajos son una necesidad profesional cuando se deben hacer concesiones para cumplir con un producto o una fecha límite. Sin embargo, las abreviaturas deben ser la excepción, no la norma.
A veces, partes de la empresa le pedirán que haga una concesión y cree un atajo. En este caso, cabe preguntarse si la nueva abreviatura beneficia sólo al solicitante oa toda la empresa.
Si usa atajos por defecto, comienza la espiral de ineficiencia. En otras palabras, tomar atajos es solo pereza y un castillo de naipes a punto de caer.
A menudo digo que reduzca la velocidad para ir más rápido. Esto significa diseñar cuidadosamente los procesos y las prácticas. Cuando estos se solidifican, puede acelerar drásticamente ya que el proceso es permanentemente saludable.
Tener disciplina y rigor.
Además, gran parte de un proceso sólido es ser disciplinado y no romper con tus procesos establecidos. Junto con el rigor de desarrollar una estrategia holística que satisfaga las necesidades de toda la organización, puede ser mucho más exitoso y escalable.
Sin embargo, cuando hace que las acciones únicas sean la norma, está impulsando un modelo operativo ineficiente que está destinado a romperse. Si es eficiente, puede desbloquear numerosos beneficios de las economías de escala, como el costo y el tiempo.
Escale la excelencia en lugar de escalar hazañas.
Mi jefe me dijo una vez que los actos heroicos no escalan, y eso es algo en lo que realmente creo. Ir más allá es una gran característica, pero no debería ser la norma, ya que no se escala o, en muchos casos, no se replica ni se sostiene. Lo que importa aquí es la capacidad de trabajar en equipo y confiar en las habilidades de todo el equipo.
Los actos heroicos pueden conducir a atajos cuando la organización depende demasiado de una persona o función, lo que puede conducir a un único punto de falla para toda la organización. La continuidad sólida del negocio requiere reducir el riesgo y prepararse para escenarios que podrían interrumpir las operaciones.
Para escalar la excelencia de manera efectiva, lo hace a través de un mapeo de procesos reflexivo e intencional para comprender quién en el equipo está haciendo qué y cuándo. Un proceso sólido reduce significativamente los actos heroicos, reduce el agotamiento por la desigualdad laboral y estas mejoras de proceso pueden evolucionar a medida que crece la organización. Dado todo lo que enfrentamos en la pandemia, algunos procesos bien diseñados pueden incluso disuadir la rotación no deseada al no abrumar a sus mejores empleados.