El concepto de una asignación diaria es crucial para los empresarios cuando comienzan, trabajan y hacen crecer su negocio.
¿Qué es una tarifa diaria?
Per diem es una expresión latina que significa “por día”. En el sentido moderno, per diem se refiere a una asignación diaria, una tarifa estándar o una cantidad fija de dinero proporcionada por un empleador a un empleado o contratista a tiempo parcial o completo.
Esto cubre el costo de las comidas, el alojamiento y otros gastos durante la ausencia, por ejemplo, el reembolso de los kilómetros.
La tarifa diaria que establezca puede ayudar a su empresa a comprender y establecer tarifas de reembolso y compensación de viajes.
Para una empresa, puedes entender las tarifas diarias a través de una simple ecuación:
Alojamiento + comida + costos adicionales = asignación diaria
Pero, ¿cómo se puede determinar cada factor de esta tasa? ¿Cuáles son los beneficios y desafíos de los pagos diarios? ¿Y dónde deberías integrar esta estrategia en tu propia empresa?
¿Cómo funcionan las tarifas diarias?
Las personas que viajan con frecuencia por trabajo incurren en diversos gastos, como comidas, transporte y alojamiento.
En este caso, el presupuesto y el gasto frugal pueden ser difíciles de evaluar. Quiere flexibilidad en este proceso, pero también quiere ser fiscalmente eficiente. Entonces, ¿cómo se puede organizar esto?
¿Qué son las dietas de viaje?
Las asignaciones de viaje son asignaciones pagadas a los empleados con fines comerciales. Mediante el uso de tarifas de viaje diarias, los empleadores pueden simplificar el proceso de reembolso de los gastos de viaje de sus empleados.
En lugar de exigir al empleado que proporcione recibos individuales por comidas, alojamiento y otros gastos, el empleador puede otorgar una asignación diaria fija basada en el destino del viaje del empleado y la duración del viaje.
Esta política de viajes reduce la carga administrativa del procesamiento de informes de gastos individuales y garantiza que los empleados reciban una compensación adecuada por sus gastos de viajes de negocios.
¿Cuáles son los criterios para reclamar las asignaciones diarias?
La asignación diaria estándar incluye alojamiento, comidas y gastos imprevistos. Sin embargo, cada situación es diferente y rara vez encontrará la misma tarifa diaria para cada trabajo.
Afortunadamente, existen algunos criterios estándar que se utilizan para calcular los viáticos de un empleado:
- La tarifa diaria varía en función del destino y, por tanto, es fundamental para calcular la franquicia total concedida.
- La asignación diaria también está influenciada por la duración del viaje: cuanto más larga es la estadía, mayor es el subsidio.
- Esta oración también debe considerar el propósito del viaje, simplemente un cálculo monetario del beneficio del viaje.
- Finalmente, las políticas de empleadores individuales son estándar para los viajes de un día.
Cada propietario de su respectiva empresa debe investigar a fondo qué tarifas estándar también se aplican a sus competidores para obtener una buena imagen de su política de tarifa diaria individual.
¿Cómo se determinan las tarifas diarias?
Las tarifas diarias suelen ser fijadas por el Oficina de impuestos (IRS) o el Gestión de Servicios Generales (GSA).
Las tarifas diarias del IRS determinan la cantidad máxima deducible de impuestos que un empleado puede reclamar para gastos de viaje de negocios.
Las tarifas diarias de GSA determinan la cantidad máxima de reembolso que los empleados federales pueden reclamar por gastos de viaje oficiales. Estas tarifas se basan en el costo promedio de alojamiento, comidas y servicios públicos en un lugar determinado.
La Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA) proporciona Tarifas diarias para viajes nacionales en los Estados Unidos y territorios estadounidenses. Por otra parte, el Departamento de Estado proporciona Tarifas diarias para viajes internacionales. Siempre puede consultar sus sitios web para conocer las tarifas diarias para el lugar al que va a viajar.
Es importante tener en cuenta que ambas tarifas siempre están sujetas a cambios y cambian anualmente, ajustadas como sugieren las encuestas.
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¿Qué es un jornalero?
Los empleados por día se contratan según sea necesario y se les paga en base a tarifas diarias o por hora en lugar de salarios. Esto generalmente se conoce como dotación de personal estacional.
Estos empleados pueden trabajar medio tiempo o tiempo completo, pero no se consideran empleados permanentes.
Por lo general, se contratan para satisfacer las necesidades de personal a corto plazo, p. B. para reemplazar a un empleado regular en vacaciones o para tomar tiempo libre. Por ejemplo, los maestros suplentes y las enfermeras itinerantes a menudo reciben un salario diario.
A los empleados por día generalmente se les paga una tarifa por hora o por día más alta que los empleados regulares para compensar la falta de beneficios como seguro médico, planes de pensión o tiempo libre pagado.
Dependiendo de las responsabilidades y el desempeño de su trabajo, pueden recibir una compensación adicional, como: B. Pago de horas extras o bonos.
Los trabajadores de subsistencia también son responsables de sus impuestos y sus salarios no están sujetos a nómina.
¿Cuáles son los beneficios de contratar por días?
Si bien una asignación fija para empleados puede parecer una tarea riesgosa, especialmente cuando es fácil compensar en exceso, puede usar esta herramienta con la investigación adecuada.
Racionalización y seguridad del proceso contable.
Debido a la asignación fija, no es necesario llevar registros del dinero gastado o dónde se usa. Todo esto se elimina haciendo que el empleado gaste una cantidad fija de dinero.
Los viáticos pueden incluso ayudar con el presupuesto y la planificación financiera al proporcionar una forma predecible y consistente de administrar los gastos de viajes de negocios.
Los empleadores pueden establecer una tarifa diaria adecuada a la ubicación y la duración del viaje. Esto puede ayudarlos a estimar los gastos de viajes de negocios y tenerlos en cuenta en su proceso presupuestario general.
Menos papeleo
Los viáticos también simplifican el proceso de reembolso para los empleados y reducen la cantidad de papeleo y documentación requerida por el departamento de contabilidad.
Además, se reduce el riesgo de errores y fraudes en el proceso de reembolso porque los empleados tienen menos oportunidades de presentar informes de gastos incorrectos o inflados.
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Las asignaciones diarias no se gravan como salarios
La buena noticia para el empleado es que la recompensa es libre de impuestos siempre que se aplique la tarifa diaria. dentro del límite del IRS.
Aunque el gobierno federal contiene límites, esta es una buena noticia para ambas partes. Los empleados no tienen que declarar los beneficios diarios como ingresos en su declaración de impuestos y no tienen que pagar impuestos sobre sus pagos.
No solo los empleados se benefician del lado libre de impuestos. Los viáticos son deducibles de impuestos como gastos comerciales, lo que puede reducir su ingreso sujeto a impuestos y ahorrar en impuestos.
¿Cuáles son las desventajas de contratar empleados por días?
Si bien la contratación por días tiene ventajas, también hay algunas desventajas potenciales a considerar
Los jornaleros pueden rechazar turnos
Los trabajadores de subsistencia pueden no estar tan comprometidos con la empresa o sus objetivos como los trabajadores de tiempo completo. Es menos probable que vayan más allá o atiendan sus responsabilidades profesionales.
Esto también puede crear tensión cuando los empleados de bajo esfuerzo por día trabajan con empleados a los que se les paga por hora y propinas.
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Las tarifas diarias suelen ser más altas que los salarios estándar
Si bien a los trabajadores de subsistencia se les puede pagar una tarifa por hora o por día más alta que a los empleados de tiempo completo, el costo total de contratar trabajadores de subsistencia puede ser más alto debido a costos adicionales como contratación, capacitación y supervisión.
¿Cuál es la diferencia entre las tarifas diarias y las tarifas diarias de los empleados?
Las asignaciones diarias son empleados temporales o de medio tiempo que se contratan según sea necesario. Los empleados no reciben asignaciones diarias solo porque reciben una tarifa diaria una vez.
Por el contrario, la tarifa diaria es la tarifa que reciben los empleados por viajes o actividades específicas.
¿Cómo puede implementar dietas diarias en su empresa?
La asignación diaria siempre funciona de manera diferente en cada situación. Cree una política de viáticos que describa las reglas y políticas de viáticos específicas para su negocio.
Prueba lo que funciona y lo que no. Esta póliza debe incluir las dietas máximas, los tipos de gastos cubiertos por las dietas y las condiciones bajo las cuales se pagan las dietas.
Una vez que la política de viáticos esté vigente, debe comunicarla a todos los niveles del personal, especialmente a aquellos que viajan por negocios. Debe comunicarse con la gerencia y discutir la idea del viático con la administración de su empresa.
También debe explicar la póliza en detalle, incluido cómo se calculan las tarifas diarias y la naturaleza de los gastos cubiertos. También debe capacitar a sus empleados sobre cómo usar el sistema de subsidios de subsistencia. Esta capacitación debe cubrir el cálculo de los viáticos, la presentación de los viáticos y el uso del sistema en línea.
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Una vez que el dinero de la noche a la mañana está en su lugar, es importante monitorear el sistema para asegurarse de que esté funcionando de manera efectiva. Esto le ayudará a identificar problemas o áreas de mejora. No tengas miedo de crecer y no tengas miedo de fallar porque fallar es aprender.
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