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Hay un nuevo jefe en un histórico equipo de Fórmula 1 de 47 años y está ansioso por cambiar las cosas. Ha estado diciendo que el equipo está muy por detrás de su competencia en tecnología y coordinación. Y Excel es una gran parte de ello.
A principios de 2023, el director del equipo Williams, James Vowles, y el director técnico, Pat Fry, comenzaron a reelaborar los sistemas del equipo de F1 para diseñar y construir su coche. Sería doloroso, pero el dolor evitaría que el equipo se quedara aún más atrás. Cuando empezaron a descubrir nuevos procesos y sistemas, se encontraron con lo que consideraban un problema central: Microsoft Excel.
El libro de construcción del automóvil Williams, con aproximadamente 20.000 piezas individuales, era “una broma”. Vowles dijo recientemente a The Race. “Imposible navegar e imposible actualizar”. Este colosal archivo de Excel carecía de información sobre cuánto costaba cada una de esas piezas y el tiempo que llevó producirlas, además de si las piezas ya estaban encargadas. Dar prioridad a una sección del automóvil sobre otra, desde la fabricación hasta la inspección, era imposible, sugirió Vowles.
“Cuando empiezas a rastrear cientos de miles de componentes que se mueven a través de tu organización, una hoja de cálculo de Excel es inútil”, dijo Vowles a The Race. Debido a los múltiples estados en los que podría estar cada pieza (ordenada, atrasada, inspeccionada, devuelta), a menudo se deja que los humanos resuelvan los detalles. “Y una vez que empiezas a poner ese nivel de complejidad, que es donde está la Fórmula 1 moderna, la hoja de cálculo de Excel se cae y los humanos se caen. Y ahí es exactamente donde estamos”.
Las consecuencias de este caos de filas y columnas, y los contratiempos resultantes, fueron muchas. Williams se perdió las primeras pruebas de pretemporada en 2019. En ocasiones, los trabajadores tuvieron que buscar físicamente piezas en la fábrica del equipo. Las piezas equivocadas tuvieron prioridad, otras llegaron tarde y algunas se acumularon. Y, sin embargo, la transición a un sistema de seguimiento moderno fue “terriblemente costosa”, dijo Fry a The Race, y para compensar el doloroso proceso requirió que “los humanos se esforzaran hasta los límites absolutos y se rompieran”.
El piloto de Williams, Alexander Albon, conduce durante la sesión de clasificación del Gran Premio de Fórmula Uno de Arabia Saudita en el circuito Jeddah Corniche en Jeddah el 8 de marzo de 2024.
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El diablo que conoces ataca de nuevo
La idea de que un equipo moderno de Fórmula 1, que construye algunas de las máquinas más increíblemente avanzadas y eficientes de la Tierra, utilice Excel para construir esas máquinas puede parecerle extraña. Costo de los autos de F1 se estima entre 12 y 16 millones de dólares cada uno, con un límite de recursos de aproximadamente 145 millones de dólares. Pero nada de esto realmente importa, y en realidad tiene sentido, si alguna vez ha trabajado en TI en casi cualquier organización de tamaño decente.
Por otra parte, ni siquiera es infrecuente en la Fórmula 1. Cuando Sebastian Anthony se incorporó al equipo Renault, informó para Ars en 2017 que la hoja de cálculo Excel de diseño y construcción de Renault Sport Fórmula Uno tenía 77.000 líneas de largo, más de tres veces el tamaño de la Configuración de Williams que impulsó una revolución interna en 2023.
Cada equipo de F1 tiene su propia configuración de software, escribió Anthony, pero tienen que integrarse con muchos otros sistemas: dinámica de fluidos computacional (CFD) y resultados del túnel de viento, creación rápida de prototipos y fabricación, e inventario. Esto deja a los equipos de F1 “susceptibles a la plaga del software heredado”, escribió Anthony, aunque señaló que Renault había pasado a un sistema más dinámico basado en la nube ese año. (En ese momento, Renault también era “una gran tienda de Microsoft” en otras áreas, como el correo electrónico y el intercambio de archivos).
Un año antes de la excavación de Anthony, Adam Banks escribió para Ars sobre los beneficios de adoptar herramientas basadas en la nube para la planificación de recursos empresariales (ERP). Adopta un software de gestión empresarial basado en la nube para ir “más allá de Excel”. “Si PowerPoint es el lenguaje universal que utilizan las empresas para hablar entre sí, su monólogo interno es Excel”, escribió Banks. El problema es que todos los sistemas y procesos que toca una empresa son complejos y generan todo tipo de datos, pero Excel es totalmente compatible con asimilarlos todos. O al menos 1.048.576 filas.
Los bancos citaron la afirmación de Tim Worstall de 2013 de que Excel podría ser “El software más peligroso del planeta..” En aquel entonces, se descubrió que los banqueros de inversión internacionales copiaban y pegaban manualmente Excel entre hojas de Excel para hacer su trabajo, y eso generó alarma.
Pero las hojas de cálculo siguen apareciendo donde no deberían. Los errores de las hojas de cálculo en los últimos años han provocado doxxing policial, falsos resultados fallidos en las pruebas de los aprendices, una transferencia criptográfica accidental de 10 millones de dólares y acciones bancarias vendidas a precios muy infravalorados. A las hojas de cálculo a veces se les llama la “materia oscura” de las grandes organizaciones, ya que están siempre presentes y son demasiado confiables a pesar de que el 90 por ciento de las hojas más grandes son probablemente tenga un error importante.
Por lo tanto, las hojas de Excel tienen mucha culpa, incluso si son sólo un síntoma de un problema mayor. Aún así, es bueno ver que uno ya no está conectado con la seguridad de un humano al tomar una curva a más de 200 millas por hora.