Ser emprendedor es estresante en cualquier ocasión, pero en las horas punta la presión aumenta junto con el número de pedidos.
Después de ver cómo una startup local fue criticada este año por colapsar bajo el estrés del Día de San Valentín, me pregunté cómo otros dueños de negocios han estado manejando sus respectivas prisas estacionales. Para obtener respuestas, contacté a algunas otras empresas emergentes locales que venden productos donde la demanda aumenta durante la temporada.
Felices Fiestas
Fundada en 2015, la floristería en línea BloomThis ha tenido muchas temporadas ocupadas. Para ellos, los momentos de mayor actividad incluyen el Día de San Valentín y el Día de la Madre, cuando la demanda puede duplicarse hasta diez veces la de los días normales.
La empresa experimentó por primera vez una temporada alta cuando el negocio estaba en sus inicios, lo que significó muchas ineficiencias operativas.
“Nuestras capacidades digitales y técnicas estaban en su infancia”, dijo Giden Lim, cofundador y director ejecutivo de BloomThis. “Tengo que admitir que durante este período tuvimos algunos problemas y no pudimos hacer frente por completo a las demandas de una temporada alta”.
Sin embargo, le enseñó al equipo una lección desde el principio. digitalización y la adopción de tecnología.
Julie Yim, una startup de velas artesanales, estaría de acuerdo. Inversión en automatización y las máquinas se encuentran entre sus puntos fuertes cuando se trata de hacer frente a las crecientes demandas de las vacaciones.
Anteriormente, para cumplir con las demandas, solo tenía que pasar horas extra con su pareja para hacer más velas. Obviamente, no era un enfoque sostenible a largo plazo después de que decidieran expandirse.
Si bien Carmen Wong de KEJU by Carmen, una empresa de tablas de queso, había anticipado un aumento en la demanda para su primera temporada navideña, todavía estaba sorprendida por la magnitud de la carrera.
“Era un manicomio, y en ese entonces solo teníamos dos personas haciendo todo”, compartió.
Al igual que Julie, pasó largas horas todos los días durante estos períodos haciendo cosas desde la producción hasta pedir el inventario al proveedor e incluso contactar a los repartidores uno por uno.
Make Hay, Sunshine!, una startup de cajas de regalo premium, ni siquiera anticipó un aumento repentino durante la temporada navideña debido a su falta de experiencia con las tendencias de la industria.
Aunque no lo imaginaron, ¡haz heno, sol! ahora está viendo un aumento de entre 500% y 700% en los días pico después de cerrar temprano debido a que alcanzó la capacidad máxima.
La tienda de postres en línea Bake Creation, aunque solo tiene alrededor de un año, ya ha superado sus temporadas más ocupadas, que incluyen el Año Nuevo Chino y el Festival del Medio Otoño.
La preparación adecuada es crucial
Como Giden aprendió de BloomThis, preparación y anticipación
Anticiparse al ajetreo definitivamente ayuda a los empresarios a tomar decisiones informadas como: Establecimiento de un sistema de pedidos anticipadoslo que permitió a BloomThis planificar y administrar mejor sus operaciones.
Para Lilin+Co, estar preparado para la locura significa contratar más trabajadores a tiempo parcial, Establecer una fecha límite para la reposición solicitudes y tener un jefe de piso para ayudar a los clientes sin cita previa en su tienda minorista.
Otra forma de preparación es Estandarización. Carmen cree en estandarizar no solo el producto sino también los fundamentos del negocio.
“Su estructura, procesos, SOP y controles deben definirse claramente y mejorarse constantemente”, compartió. “Al contar con los controles correctos, nos ayuda a eliminar el riesgo de error en al menos un 95 %”.
Además, KEJU by Carmen pone mucho esfuerzo en la planificación y el diseño. delegación de tareas
En las horas punta, el equipo de producción duplica o triplica la mano de obra, mientras que el departamento de compras hace un trabajo extra para supervisar las materias primas.
El equipo de logística también duplica el seguimiento de pedidos para garantizar que los clientes hayan recibido sus pedidos correctamente, lo que se podría argumentar que es uno de los objetivos más importantes durante la temporada de regalos.
Mantén tus ambiciones realistas
Si bien es admirable ser ambicioso, es importante mantenerlos realistas. Como alguien me dijo una vez: “Puedes hacer todo, pero no todo”.
¡haz heno, sol! definitivamente aprendí eso. Durante el Año Nuevo chino de 2021, afectado por una afluencia de ventas, el equipo tuvo que cancelar varios pedidos a la vez antes de poder asegurar nuevos pedidos.
“Como tal nosotros limitar los pedidos diarios en cada temporada alta y en realidad limitarlo a menos de nuestra capacidad máxima”, dijo el cofundador Jarrod. “Aunque definitivamente estamos perdiendo un cierto porcentaje de ventas, eso significa que tenemos un estricto control sobre la calidad en todo momento”.
Bake Creation ha tenido la misma experiencia, una vez que recibió una enorme cantidad de pedidos que no pudo atender, lo que resultó en cancelaciones desafortunadas.
“Mecanizar los productos sin duda nos permitirá cumplir con los pedidos”, dijo la directora creativa Vivian, “pero nos mantenemos fieles a nuestros principios de hacer los productos a mano”.
Es parte de la práctica artesanal de muchas nuevas empresas de F&B más pequeñas, donde los productos elaborados individualmente representan obsequios más atractivos a los ojos de los consumidores. Pero también significa una producción más lenta, lo que hace que la planificación adecuada y el conocimiento de sus limitaciones sean aún más importantes.
“Es importante recordar no morder más de lo que puedes masticar”, compartió Giden. “Siempre hacemos lo nuestro Autopsias después de cada temporada alta para aprender qué podemos mejorar para ofrecer a nuestros clientes una mejor experiencia en el futuro”.
Encuentre soluciones para factores externos
Desafortunadamente, podríamos pasar semanas y meses planificando con anticipación, pero aún así surgirán problemas. A veces incluso están fuera de nuestro control, como las inundaciones repentinas del año pasado que interrumpieron las operaciones de KEJU por Carmen.
Además del clima, las cadenas de suministro también se vieron afectadas por la pandemia. Debido a las restricciones de viaje, a BloomThis le faltaron suministros de flores, especialmente las importadas.
Afortunadamente, la empresa encontró una solución al establecer un flujo de comunicación más estratégico con las granjas de flores locales en Cameron Highlands.
A veces, los problemas provienen de los propios clientes. Jarrod compartió que una vez tuvieron un gran pedido de la empresa de temporada que se envió a muchos destinatarios de facturas, pero la información de entrega proporcionada no era precisa.
“Muchas direcciones incorrectas, números de contacto antiguos y cosas así”, enumeró Jarrod. “Eso significaba conductores confundidos, entregas fallidas y productos dañados. Nuestros costos de logística con nuestro socio de entrega también aumentaron drásticamente, reduciendo nuestros márgenes”.
A partir de esta experiencia, el equipo supo que debían establecer expectativas más claras para sus clientes. Al limitar los pedidos, la logística de la empresa ahora también se encuentra dentro de su zona de confort. Jarrod cree que esto es crucial, ya que notó incidentes desafortunados en la industria de regalos relacionados con logística y cumplimiento sobrecargados.
“Nuestros corazones están con ellos, sabemos lo difícil que puede ser”, dijo. “Sin embargo, queremos asegurarnos de que nunca terminemos en esa posición en primer lugar. Cuando la producción se empuja demasiado más allá de los límites, tiende a afectar también a otras áreas clave como el servicio al cliente”.
Trabaje de manera más inteligente, no solo más duro
Después de experimentar el caos de la locura estacional, estos empresarios tenían algunos consejos para los demás dueños de negocios.
“Ve en paz”, dijo Jarrod. “La lección más importante que podemos enseñar es que la consistencia y la calidad lo llevarán más lejos que un montón de pedidos adicionales que superan su límite durante los períodos pico”.
Julie compartió que también es importante construir una relación con socios de entrega y proveedores confiables. Para las empresas de comercio electrónico en particular, sugiere invertir en automatización.
Y aunque establecer objetivos a corto y largo plazo es algo normal todos los días, Giden cree que pueden mantener a las empresas motivadas en tiempos difíciles.
“Lo más importante es recordar que pase lo que pase, los tiempos difíciles no duran, pero la gente dura sí”, concluyó.
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Crédito de las imágenes seleccionadas: BloomThis