Todos en Vulcan Post Malaysia han sido en su mayoría FMH durante más de un año (con un breve regreso a la oficina de junio a octubre de 2020) y esta es la norma hoy en día para muchas otras empresas con empleados que pueden trabajar de forma remota.
Commission Factory, una red de marketing de afiliados con sede en Australia, es una de esas empresas. Además de promover el trabajo a distancia, han estado ejecutando una semana laboral de cuatro días en su oficina de Malasia desde diciembre de 2020.
Según ellos, vieron un aumento del 200% en las ventas en el primer trimestre de 2021 desde que se introdujo esta nueva cultura laboral, junto con informes de una fuerza laboral más feliz.
La semana laboral de cuatro días no es nada nuevo. Los informes de algunas empresas de todo el mundo los recogieron alrededor de 2019 después de que Microsoft anunciara que Japón los estaría practicando. Sin embargo, hasta ahora no hemos visto mucho esta tendencia en Malasia.
¿Cómo lo hace Commission Factory y puede ser replicado por otras empresas malasias?
1. No es un horario comprimido
Uno de los inconvenientes que a menudo surgen al mencionar una semana laboral de 4 días es que comprime 5 días laborales en solo 4 días.
Esto podría llevar a que los empleados tengan exceso de trabajo. Para evitar esto, Emily, directora de marketing de Commission Factory, le dijo a Vulcan Post que su semana laboral de 4 días significa, en cambio, 28 horas de trabajo durante 4 días (en lugar de 35 horas de trabajo en la misma duración).
¿Pero no significa eso que se está haciendo menos trabajo en general? Bueno, tal vez no, ya que se ha descubierto que los empleados pueden perder de 1 a 3 horas en promedio en una jornada laboral de 8 horas (excluyendo el almuerzo y los descansos). Por lo tanto, es posible que el trabajo se pueda realizar en menos tiempo al ahorrar esas horas extra y desperdiciadas.
2. Los empleados pueden elegir su propio día libre
“No establecemos los días, pero cambiamos los días en que los empleados están libres entre los diferentes equipos, ya que la mayoría de ellos quieren tener los lunes o viernes libres. Tenemos una rotación para asegurarnos de que todos tengan un viernes o lunes libre ”, dijo Emily.
Ella agregó: “Todos los días asignados serán firmados por los líderes de equipo y actualizados en el cronograma de nuestro equipo para mayor visibilidad. Tenemos un sistema de amigos cuando una persona no está cerca para que uno de los otros miembros del equipo pueda cubrirlos durante el día. “
La estructura de vacaciones en Commission Factory también permanece sin cambios, como si los empleados hubieran trabajado 5 días a la semana. Al mismo tiempo, Commission Factory enfatizó a los empleados que este paso no significaría un recorte salarial.
Tercero Brindar a los empleados las herramientas adecuadas
Para simplificar su nueva cultura de trabajo, Commission Factory utiliza herramientas de gestión de proyectos como Asana y Microsoft Planner para asignar trabajo y aumentar la transparencia y la visibilidad. Esto también se volvió común con la FMH y la cultura del trabajo a distancia.
Al mismo tiempo, el equipo creó un centro de conocimiento interno que contenía grabaciones de reuniones con zoom para que los empleados las observaran y se pusieran al día, y continuamente encontró más recursos para ayudarlos.
Cuarto Comunicación oportuna y optimizada
En Commission Factory, los equipos no solo se ocupan de una semana laboral de cuatro días. La empresa tiene equipos en 15 países, por lo que las zonas horarias son otro desafío.
Emily dio un ejemplo de cómo lo afrontan. “Para facilitar esto al equipo de anunciantes, usamos Microsoft Shifts, por ejemplo. De esta manera, los miembros del equipo pueden saber quién está presente cada día y el miembro del equipo puede copiar a otro miembro para cubrir una actividad o tarea específica”.
“Este es probablemente el mayor desafío para garantizar que otras personas realicen las tareas cuando alguien está de camino para un cliente. Estamos probando Teams y Asana para superar esto y automatizar los procesos en toda la empresa siempre que sea posible. “
5. Eliminar ineficiencias en las tareas
Dado que los equipos no trabajaban 5 días a la semana, tenían que encontrar formas de utilizar el tiempo del que disponían de forma más eficiente.
Al desarrollar soluciones, optimizaron su sistema de tickets para su equipo de producto, redujeron los tiempos de reunión estándar de 1 hora a 30 minutos y evitaron la duplicación de tareas.
Emily explicó que esto último significaba que una persona representaría a cada equipo que estuviera presente en una reunión, en lugar de que todo el equipo estuviera allí.
Sexto Informar a los clientes sobre la nueva cultura laboral
Para las empresas que atienden a los clientes, puede ser difícil implementar algo que no sea la cultura laboral estándar de 9 a 5 5 días a la semana. Sin mencionar que algunos clientes pueden tener altas exigencias incluso en los días libres de la empresa.
Emily dijo que Commission Factory dejó muy claro su cambio a sus clientes y al mismo tiempo los tranquilizó. “Informamos a nuestros clientes con un video de nuestro CEO, en el que se decía que esto no significa directamente una reducción en el servicio o las reuniones regulares y programadas con los clientes”.
En cambio, para mantener la calidad del servicio, los equipos de Commission Factory tuvieron que estructurarse y mejorar su servicio mejorando la colaboración interna.
Hasta ahora, esta estrategia ha funcionado bien, ya que Emily compartió que algunos de sus propios clientes incluso se han acercado directamente al equipo para obtener ayuda para implementar iniciativas similares ellos mismos.
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Por supuesto, los empleados pueden estar más felices, y la semana laboral de 4 días generalmente se promociona para mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados. Sin embargo, deben estar disponibles métricas adecuadas.
Para el equipo de ventas, Commission Factory mide cuántas solicitudes de reunión se envían a los contactos, cuántas reuniones de ventas y presentaciones son respaldadas por el equipo y, lo que es más importante, cuántas ventas y cuántos ingresos, y más.
Emily dijo que mirando hacia atrás en estas métricas después de introducir la semana laboral de cuatro días, descubrió que los objetivos para todas las regiones se duplicaron con creces de un año a otro a pesar de la reducción en las horas de trabajo.
Por lo que puedo ver, este cambio en la cultura laboral es significativo, pero no tan abrumador como parece. Es posible que algunas empresas de Malasia no puedan idear exactamente las mismas estrategias, pero la prueba y el error pueden conducir a soluciones más apropiadas. Por último, Commission Factory admite que para ellos también es pronto y que siempre habrá mejoras.
¿Veremos entonces más empresas practicando la semana laboral de 4 días? Quizás no en un repunte, pero dado que una gran parte de la población activa está ahora más acostumbrada al trabajo remoto y a la FMH, es posible que este concepto se nos presente en algún momento.
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Fuente de imagen seleccionada: Commission Factory