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Como contador de toda la vida, tengo algunas noticias sorprendentes para usted: sus estados financieros mensuales no son muy efectivos.
Seguro que pueden ayudar. Es bueno mirar hacia atrás en los resultados del mes anterior y del año hasta la fecha para que pueda determinar si su negocio es rentable y dónde puede estar gastando de más. No ignore su estado de cuenta mensual. Pero tómelos con un grano de sal: generalmente están bien preparados como una idea de último momento (para muchos de mis clientes, es semanas después de fin de mes). Entonces, si bien sirven como una buena verificación post-mortem de los resultados, no son tan útiles para administrar un negocio en tiempo real.
Entonces, ¿qué tiene sentido? He encontrado que estos tres informes son de importancia central para los gerentes de mis mejores clientes que manejan negocios rentables. ¿Por qué? Porque le dicen al gerente lo que está pasando y lo que es probable que suceda en el futuro cercano.
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el informe relámpago
Quizás nunca haya oído hablar de este informe porque no es un nombre común entre los contadores. Pero para mis mejores clientes, su “informe flash” es una herramienta crucial para mantenerse actualizado en tiempo real.
El informe Flash es una agregación de datos de muchas fuentes diferentes. Por lo general, se realiza de 2 a 3 veces por semana y no necesariamente lo elabora una persona financiera, sino una buena persona administrativa que tiene acceso a los datos necesarios. Tengo clientes en los que el administrador crea manualmente (literalmente) este informe en una hoja de papel y lo deja en el escritorio del propietario. Tengo otros que lo hacen por hoja de cálculo o por correo electrónico. El informe reúne números de diferentes lugares que son vitales para las operaciones actuales de una empresa.
Estos números varían según la industria, pero en su mayor parte incluyen efectivo actual, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El informe también muestra las ventas anuales, la cartera de pedidos, los pedidos y las ofertas abiertas. Muestra las horas y las horas extras desde el comienzo del año. A algunos de mis clientes les gustaría ver datos actualizados sobre pedidos específicos en curso o líneas de productos.
Lo más importante de este informe es el benchmarking. Cada número actual tiene un número correspondiente de su período anterior. Ejemplo: si el efectivo disponible es de $500, ¿cuál era el efectivo disponible al final del año pasado? O si las ventas del año hasta la fecha son de $10 000, ¿cuáles fueron las mismas ventas en este momento el año pasado? ¿Estamos delante o detrás? Debe comparar sus números actuales con un período de tiempo similar para poner las cosas en contexto.
El informe de canalización
Mientras que el informe Flash extrae números de varias fuentes, el informe Pipeline debe usar números de su sistema CRM (Administración de relaciones con el cliente), una aplicación que toda empresa debería tener. Si usa su sistema CRM correctamente, realizará un seguimiento de las ofertas y oportunidades, así como de las tareas y correos electrónicos relacionados.
Mis mejores clientes usan estos datos semanalmente y revisan un informe de canalización. El informe de canalización generalmente enumera todas las oportunidades abiertas por las etiquetas “caliente”, “tibia” y “fría” que se definen internamente. Muestra el valor en dólares de la oportunidad, la fecha de cierre estimada y el “peso” o probabilidad de convertirse en una venta. También muestra quién está trabajando en la oportunidad y qué tareas históricas y futuras deben completarse para cerrar la oportunidad.
Cuando se usa correctamente, el informe de canalización es una herramienta para administrar el equipo de ventas y ver quién está haciendo qué y con qué eficacia. Este informe es un pronóstico de ventas y sirve como una herramienta crucial para saber si el crecimiento o la contracción están en el horizonte. Ejecutar este informe todas las semanas no solo lo ayudará a redirigir a sus representantes de ventas de bajo rendimiento a actividades más productivas, sino que también podrá ver el flujo sanguíneo de su negocio: sus ingresos esperados.
Hay otros excelentes informes que puede ejecutar desde su sistema CRM, pero ese es un tema para otro día. Al confiar en el informe de canalización, no solo puede aumentar y administrar los ingresos esperados de su empresa, sino también aumentar el uso de su sistema CRM.
El informe de pronóstico de liquidez móvil
Si tiene un gran informe de canalización, eso es bueno para usted: está pronosticando sus ganancias. Pero solo pronosticar los ingresos no es suficiente. Mis mejores clientes pronostican su flujo de caja. ¿Por qué? Porque las personas exitosas siempre miran hacia adelante. No te gustan las sorpresas. Quieren saber qué esperar para poder tomar decisiones temprano y administrar mejor el futuro en su totalidad. Las ventas son importantes, pero al final todo se trata del dinero. ¿Sabes cuánto será tu efectivo en solo 90 días? Probablemente no. Pero deberías Y para saber esto, necesita un informe continuo de previsión de efectivo.
Armar este informe no es tan difícil. Así es cómo:
Primero, calcule sus costos generales para los próximos 90 días. Lo sabes: es tu nómina, servicios públicos, alquiler, internet: todos los costos recurrentes que ya estás pagando.
Luego, calcule su margen típico en una venta, teniendo en cuenta los materiales directos y la mano de obra requerida. Me doy cuenta de que esto puede variar según muchos factores de la línea de productos a la época del año. Pero eso no es ciencia, es solo una estimación. Así que piensa en un número razonable.
Suponiendo que crea un informe de canalización confiable, tiene su pronóstico de ventas para los próximos 90 días. Hay ventas que no se incluyen en este informe porque ya están cerradas y se consideran pedidos abiertos. Agrega eso. Luego hable con su equipo de ventas para refinar aún más ese pronóstico de ventas de 90 días.
Ahora tome sus ingresos estimados, multiplique el margen estimado y reste sus gastos generales estimados. ¡Ya casi estás ahí!
Piense en cualquier anomalía durante los próximos 90 días (un pago de impuestos estimado, un cheque de un proveedor grande adeudado, etc.) y calcule eso. Tome su capital inicial, sume/reste los resultados netos de lo anterior y tendrá el suyo Dinero final en 90 días. ¡Voila! Ahora ha creado una previsión de liquidez continua.
Ejecute un pronóstico continuo de liquidez todos los meses. Será difícil al principio, pero más fácil una vez que lo domines. Confía en mí cuando te digo que cambiará tu vida. Ya no administrará su negocio en la oscuridad. Tienes una mejor idea del futuro y por lo tanto puedes tomar mejores decisiones.
En resumen, hay muchos informes que son geniales para una empresa. Pero la mayoría implica un análisis del pasado. Mis mejores clientes hacen esto. Pero los informes que realmente lo ayudan a concentrarse en el presente, y en el futuro, son los informes que he enumerado anteriormente. Familiarícese con la creación de estos informes y descubrirá que está ejecutando un negocio más rentable y sostenible.