Por María Thimothy, Sr. consultor en UnoIMS que ayuda a las empresas a crecer creando y capturando la demanda y gestionando y fomentando las relaciones.
El trabajo remoto ha sido un gran cambio para muchas empresas a medida que aprenden a adaptarse a este nuevo modelo. Mientras que algunas industrias se resisten al cambio, otras aprovechan las oportunidades que surgen al contratar a los mejores talentos de todo el mundo. Por supuesto, trabajar en diferentes zonas horarias puede resultar un desafío para aquellos de nosotros que estamos acostumbrados a los espacios de oficina tradicionales donde la mayoría de los colegas están presentes y disponibles en todo momento.
Dado que las horas de trabajo de cada persona varían según la zona horaria, la superposición de horas de trabajo conjuntas se reduce significativamente. Sin embargo, esto no significa que la colaboración sea imposible o que el trabajo remoto esté condenado al fracaso. En cambio, con algunos ajustes simples en la forma en que trabajamos, podemos aprovechar al máximo a nuestros equipos y también minimizar el estrés.
Sepa dónde está parado.
Cuando su equipo está repartido por todo el mundo, es importante identificar las zonas horarias de los empleados y las horas de trabajo preferidas para que pueda tener una mejor idea de su disponibilidad. Esta información debe reflejarse en sus calendarios compartidos, así como en sus herramientas de colaboración, aplicaciones de reuniones y aplicaciones de gestión de proyectos. Esto permite a los equipos ver de un vistazo dónde están sus colegas y determinar los mejores momentos para programar llamadas y reuniones. Determinar cuántas horas de trabajo superpuestas comparten las personas afectará la forma en que trabajan juntas, ya sea de forma sincrónica o asincrónica.
Sincronizar.
El trabajo sincrónico se refiere al estilo de comunicación que la mayoría de nosotros ya adoptamos en el lugar de trabajo, donde se espera que respondamos instantáneamente a los mensajes, correos electrónicos y reuniones de los colegas a lo largo del día. Sin embargo, esta configuración generalmente es ineficaz para un equipo en zonas horarias muy diferentes.
En su lugar, desea utilizar la comunicación asincrónica, donde los empleados trabajan de forma independiente y responden a los mensajes y correos electrónicos de manera oportuna solo cuando pueden hacerlo. Esto requiere que las empresas mantengan actualizada la documentación del flujo de proyectos y hagan que las tareas y las herramientas de productividad sean accesibles de manera fácil y centralizada para todos los empleados para que puedan trabajar sin problemas en todas las zonas horarias sin tener que esperar respuestas de otros antes de continuar con su trabajo. Continuar.
Comuníquese claramente.
Cuando tiene un equipo en varias zonas horarias, es importante asegurarse de que sus comunicaciones sean detalladas y precisas. Dado que es posible que deba esperar un día laboral completo para obtener una respuesta de alguien, o si alguien confía en su mensaje para continuar con un proyecto, debe asegurarse de cubrir tanto como sea posible en sus mensajes. Esto puede significar agregar archivos adjuntos y enlaces adicionales a su correo electrónico, o delinear hitos de logros.
La mejor pregunta que debe hacerse antes de presionar enviar es: “¿He proporcionado suficiente información relevante para que esta persona trabaje de forma independiente una vez que lea mi mensaje?” Si no está seguro, agregue más detalles. Una comunicación completa y clara puede reducir las idas y venidas necesarias para que las personas se pongan al día y también ayudar a que el flujo de trabajo continúe sin problemas en todas las zonas horarias.
Ser flexible y disponible.
Incluso con las mejores prácticas para trabajadores remotos en diferentes zonas horarias, es inevitable que de vez en cuando se requieran reuniones que requerirán que algunos se levanten temprano o se queden tarde. Debido a esto, es importante ser flexible y variar los horarios de las reuniones para que las mismas personas no siempre tengan que trabajar fuera del horario normal.
También es importante tener registros para las comunicaciones ad hoc, que naturalmente ocurren alrededor de los plazos críticos para el negocio. Liderar un equipo global puede ser un desafío, pero la clave es saber dónde está su equipo, encontrar momentos superpuestos para trabajar juntos y comunicarse de manera efectiva y detallada. Estas mejores prácticas combinadas con la flexibilidad para adaptarse a los inevitables tiempos de crisis que experimentará pueden ayudarlo a prosperar a largo plazo.