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Recientemente, un periódico de Eugene, Oregón, tuvo que dejar de imprimirse. ¿Se debió a una crisis en la industria editorial? ¿Un nuevo competidor? ¿Un desastre natural? No. El motivo fue la malversación de fondos.
Respectivamente Este reporte En The New York Times, la dirección de The Eugene Weekly (una publicación de 40 años con una circulación de más de 30.000 lectores) descubrió una montaña de facturas impagas y cuentas de jubilación sin fondos, cortesía de un ex empleado de finanzas que tomó decenas de miles de dólares en un momento durante sus cinco años en el periódico. El editor del periódico. Camilla Mortensen dijo Se encontraron imprecisiones en los registros contables del periódico, y el empleado financiero “confiable” que jugó un papel decisivo en las finanzas del periódico había pagado 90.000 dólares de su cuenta bancaria desde 2022. El fraude fue tan grave que la dirección no tuvo más remedio que cancelar su cuenta bancaria, contratar a diez trabajadores y dejar de publicar por completo alrededor de Navidad. “El daño es mayor de lo que la mayoría de las pequeñas empresas pueden soportar”, dijeron los líderes del periódico en una carta publicada públicamente. “La magnitud de este momento no se parece a nada que hayamos experimentado jamás”.
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Hay historias como esta todo el tiempo. El año pasado, un empleado de un hospital en Doylestown, Pensilvania, fue acusado de robar más de 600.000 dólares. A Ejecutivo de una empresa de tecnología. fue acusado de robar casi 3 millones de dólares en fondos robados. Un gerente de TI en una Rhode Island El fabricante recibió más de un millón de dólares estadounidenses. Un gerente en un Pensilvania Wendy’s fue arrestada por supuestamente recibir más de 20.000 dólares después de contratar a un empleado falso. Un empleado de un concesionario de automóviles en Atlanta
Los informes de prensa sobre estos desafortunados acontecimientos a menudo carecen de detalles suficientes para determinar exactamente qué sucedió. Por lo general, simplemente dice que la situación aún está “bajo investigación”. Es comprensible que a ninguna empresa privada le guste hablar públicamente sobre detalles embarazosos. Pero el informe del New York Times contenía dos datos muy interesantes.
La primera fue que el empleado estaba “involucrado en las finanzas del periódico” y la segunda fue que el empleado “estaba fuera de la oficina a principios de este mes cuando surgieron preguntas sobre el cierre de los registros financieros”.
Como contadores públicos certificados, estamos capacitados para ayudar a los clientes a establecer y hacer cumplir controles internos para minimizar el riesgo de robo por parte de los empleados, particularmente en el sector financiero. Instruimos a nuestros clientes para que mantengan bajo llave su valioso inventario, obtengan múltiples aprobaciones para retiros y garanticen una adecuada segregación de funciones con efectivo para que diferentes personas reciban, depositen y contabilicen el dinero. También queremos que una persona independiente ajena a la organización concilie las cuentas bancarias, porque nunca se sabe cuál será el resultado.
Todo esto es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente si eres una pequeña empresa con pocos recursos. El Eugene Weekly sólo tenía una plantilla de 10 personas, quienes estoy seguro estaban ocupadas con sus propias tareas. Por esta razón, muchas pequeñas empresas no implementan estos controles internos.
Pero independientemente de sus recursos y la cantidad de empleados, aquí hay algunas cosas simples que puede hacer para reducir el riesgo de fraude financiero: Exija vacaciones, sí, exíjalas. Especialmente para personas que se preocupan por sus finanzas. Ser adicto al trabajo no está bien. Es malo para tu salud mental trabajar demasiado. Afecta negativamente al rendimiento. Y, lo que es igualmente importante, puede ocultar potencialmente un fraude financiero. Parece que este fue el caso de Eugene Weekly.
Apuesto, y no tengo todos los datos, a que el financiero acusado de robar los fondos del periódico no se tomó muchas vacaciones. Apuesto a que siempre estaban en su escritorio, controlando su territorio. Y apuesto a que la dirección del periódico, ocupada dirigiendo un negocio rentable durante la crisis del coronavirus y en un momento en el que toda su industria está en declive, tenía mejores cosas de qué preocuparse.
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También apuesto a que todas las empresas mencionadas anteriormente podrían detectar el fraude fácilmente y mucho antes si exigieran permisos a sus empleados de finanzas. Esto no solo ayuda a capacitar a otros para que hagan su trabajo (lo que puede resultar útil si un empleado se ausenta inesperadamente), sino que también le ayuda a ver las transacciones desde una nueva perspectiva. Incluso si no hay suficiente ancho de banda para el entrenamiento cruzado, vale la pena brindar ayuda financiera mientras la persona está de vacaciones. Es muy difícil ocultar un plan fraudulento si no hay nadie más involucrado.
Los ejecutivos de The Eugene Weekly están decepcionados, pero no tiran la toalla. “Creemos en la misión de este periódico y seguimos comprometidos a mantener a flote a EW”, prometieron en su carta. Espero que tengan éxito. Es posible que ya necesiten vacaciones y la pérdida simplemente no se haya dado cuenta. No estoy tan seguro, pero lo dudo. Pero al menos espero que todos podamos sacar al menos una cosa de esta terrible situación: las vacaciones son buenas tanto para el empleado como para su empleador.